Щодо підтвердних документів у разі оренди підприємством житла для працівника

Якщо згідно з положеннями колективного або трудового договору підприємство виступає орендарем житла для свого працівника, йому необхідно в першу чергу.

подбати про наявність всіх підтверджуючих документів, на підставі яких при перевірках можна буде довести контролюючим органам, що оренда житла для такого працівника є необхідною умовою для виконання ним своїх трудових функцій та складовою забезпечення господарської діяльності підприємства в цілому.
Такими документами можуть бути:

трудовий договір з конкретним працівником — підтверджує факт трудових відносин з ним;
положення колективного або трудового договору — вказують на обов’язок роботодавця надати працівнику орендоване житло та вносити плату за користування ним;
заява працівника про забезпечення його житлом;
наказ роботодавця про укладення договору оренди житла для конкретного працівника та передання житла працівнику в користування на безоплатній основі;
договір оренди з власником житла, метою якого є безпосередньо проживання конкретного працівника;
акт приймання-передачі житлового приміщення;
документи про фактичну сплату коштів орендодавцю.

Крім того, з метою убезпечення від непередбачуваних обставин та можливих фінансових ризиків роботодавцю варто укласти ще й договір суборенди із працівником. В ньому можна прописати, що послуги з оренди житла надаються працівнику на безоплатній основі, але у випадку неналежного відношення до цього майна, зокрема, його псування або доведення до стану, який вимагатиме проведення ремонтних (відновлювальних) робіт, відповідальність покладається саме на такого працівника й всі витрати відшкодовуються за його рахунок.

Порада від Журнал "Кадровик України"