Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Факсимиле — заменитель личной подписи

Одно из значений слова факсимиле (от лат. fac simile — сделай подобное) — точное воспроизведение подписи.

Так называют еще клише или печать, с помощью которых можно воспроизвести такую подпись1. Использование факсимиле значительно упрощает жизнь не только обладателя самой подписи (им обычно бывает руководитель предприятия, реже — главный бухгалтер), но и работников предприятия, которые готовят документы.
В то же время воспользоваться факсимиле, в сущности, сможет кто угодно. Причем не важно, у кого оно хранится, ведь изготовить факсимиле чьей-либо подписи особого труда не составит. Для этого нужна только воспроизводимая подпись или ее копия, а в соответствии с п.6 Условий № 17 для изготовления факсимиле в штемпельно-граверной мастерской разрешение МВД не требуется. Поэтому руководство предприятия должно само взвесить вопросы безопасности бизнеса и удобства, а если и решиться на использование факсимиле, то понимать, на каких документах заменитель подписи может «красоваться», а на каких нет, а главное — кто может им пользоваться.
Поскольку газета «Бухгалтерия» уже уделяла внимание вопросу использования факсимиле2, в данной статье обратим внимание на новшества, произошедшие с момента последней публикации, и освежим в памяти читателей основные моменты, непосредственно связанные с этим объектом материального мира.
Законодательные предпосылки
В соответствии с гражданским законодательством «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или иного копирования… или иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, иными актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей». Это положение установлено частью третьей ст.207 ГКУ и воспроизведено в письме Минюста Украины от 22.11.2006 г. № Г-21295-19. В ХКУ данная возможность не оговорена, но такой способ подписи документов не противоречит указанному Кодексу.
Заметим, что в процитированной норме речь идет об использовании факсимиле при совершении сделок. Причем согласно части первой ст.202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, а в соответствии с частью второй той же статьи сделки могут быть односторонними и двух- или многосторонними (тогда они называются договорами). Поэтому факсимиле может проставляться на разных документах, сопровождающих как договоры, так и односторонние сделки (согласно части пятой ст.202 ГКУ к правоотношениям, возникшим из односторонних сделок, применяются общие положения о договорах, если это не противоречит актам гражданского законодательства или односторонней сделке).
О возможности проставления факсимиле на первичных документах Закон о бухучете не вспоминает (в п.2 ст.9 указано лишь, что первичные документы в качестве обязательного реквизита должны иметь «личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции»). А вот Положение № 88 более конкретно. В соответствии с его п.2.5 первичный документ хотя и должен быть подписан лично, а подпись должна быть скреплена печатью, но «использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства».
Пункт 2.5 процитирован в редакции недавнего приказа Минфина Украины от 07.06.2010 г. № 372, однако и предыдущая редакция этой нормы тоже допускала подписание документа с применением факсимиле. А конкретнее, было установлено, что «документ может быть подписан лично, с использованием факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения». Причем на основании этой нормы допускал применение факсимиле ранее не только Минфин Украины (см. письмо от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/8193). Минюст Украины при формулировке положительного ответа на вопрос о возможности факсимильного воссоздания подписи на первичных документах наряду со ссылками на нормы ГКУ ссылался и на нормы п.2.5 Положения № 88 в действующей тогда «старой» редакции (письмо от 10.01.2005 г. № 19-45-1590).
Из всего сказанного выше можно сделать вывод о том, что документы, которые циркулируют в процессе исполнения гражданско-правового договора (в том числе и первичные), могут быть составлены с использованием факсимиле, если по этому поводу существует договоренность сторон договора, зафиксированная в письменном виде, это прямо установлено законодательством или ему не противоречит. То есть законодательная норма, в соответствии с которой составляется документ, прямо разрешает использование факсимиле, прямо не запрещает использование факсимиле или прямо не устанавливает, что документ должен быть скреплен собственноручной подписью, то есть подписью, воспроизведенной рукой соответствующего лица. При этом формулировка типа «документ скрепляется подписью» допускает использование не только собственноручной подписи, но и факсимильной (как одной из разновидностей подписи).
Читатели могут возразить: но ведь есть еще понятие не просто подписи, а личной подписи (как, например, в Законе о бухучете). Не означает ли это, что то или иное лицо должно лично подписать документ, а не поставить факсимиле? Нет, не означает. Личную подпись нужно рассматривать как самостоятельное индивидуализирующее гражданина средство, наряду с его именем и местом жительства. Поэтому словосочетание «личная подпись» означает только подпись конкретного лица.
Эти рассуждения можно полностью отнести и к первичным документам. Не зря, кроме нормы, разрешающей использование факсимиле при оформлении первичных документов, Положение № 88 содержит нормы, создающие эффект «холодного душа». А именно, в п.2.8 и 2.9 этого акта установлены дополнительные требования к порядку составления первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектов имущества, а также порядку использования первичных документов строгой отчетности. Конкретно определено, что такие порядки устанавливаются другими или отдельными (то есть отличными от Положения № 88) нормативными актами. А это значит, что прежде чем проставлять подпись на конкретном первичном документе с использованием факсимиле, следует поинтересоваться, нет ли прямых запретов на такие действия в утвердившем этот первичный документ акте.
В частности, ссылаясь на п.2.5 Положения № 88 в «старой» редакции, ВАСУ в постановлении от 01.07.2004 г. по делу № 5/1961-3/213 указал, что «документ может быть подписан лично, с использованием факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения».
Скорее можно, чем нельзя
Все сказанное означает, что использование факсимиле возможно, к примеру, при подписании:
– самих договоров, если об этом достигнута письменная договоренность между сторонами договора о возможности использования факсимиле, в том числе спецификаций (приложений к договорам, в которых оговариваются количественные, качественные и другие характеристики продаваемых товаров);
– сопровождающих договоры первичных документов, если стороны письменно договорились о возможности использования факсимиле. К примеру, это могут быть акты приемки-передачи товаров, акты выполненных работ или предоставленных услуг, товарные накладные, доверенности4;
– документов по учету основных средств, материалов и МБП (приходные ордера, требования-накладные, лимитно-заборные карты, карточки складского учета и т.п.). Запрет на использование факсимиле при оформлении таких форм первичной учетной документации в соответствии с постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241 не установлен (эти документы в соответствии с письмом Госкомстата Украины от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18 вполне могут применяться и сегодня);
– документов, представляемых в банк по аккредитиву, если аккредитивом не установлено иное. Возможность факсимильного воспроизведения подписи на таких документах прямо указана в п.«b» Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов (в редакции 1993 г., публикация МТП № 500);
– чеков в иностранной валюте, которые предъявляются для оплаты на территории Украины в целях получения пенсий (перевод пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в прочих случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя. Возможность применения факсимиле в этом случае прямо установлена п.2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520.
Безусловно, автор отдает себе отчет в том, что некоторые опасения могут возникнуть при использовании факсимиле на первичных документах, подтверждающих, например, валовые расходы плательщика налога на прибыль. Проверяющие наверняка придерутся к таким документам и будут настаивать на их нелегитимности, а значит, налогоплательщику придется с такими проверяющими спорить.
Еще более рискованно получение налоговой накладной с факсимильной подписью плательщика НДС. И хотя в п.18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165, нет прямого разрешения на использование факсимиле, вместе с тем нет и прямого запрета (указано лишь, что все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца). Но Госкомпредпринимательство усмотрел в этой норме невозможность применения факсимиле. В письме от 19.03.2004 г. № 16995 Комитет сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять продажу товаров (работ, услуг), без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).
В то же время существует ряд общеизвестных решений судов, на основании которых можно сделать вывод о том, что на налоговой накладной не обязательно должна быть поставлена только собственноручная подпись. Проставление факсимиле вместо собственноручной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не лишает права покупателя на включение в состав налогового кредита расходов по уплате (начислению) НДС. По этому поводу например, можно обратиться к постановлению ВАСУ от 01.07.2004 г. по делу № 5/1961-3/213, постановлению ВАСУ от 18.09.2007 г. по делу № К-23546/06, определению ВАСУ от 29.05.2008 г. по делу № К-13190/06 и прочим.
Скорее нельзя, чем можно
Теперь проанализируем, в каких случаях нормативно-правовые акты прямо запрещают использование факсимильного воспроизведения подписи. Конечно же, сразу возникает мысль о том, что эти документы должны быть связаны с получением и расходованием денежных средств, ведь именно здесь наиболее вероятны различные злоупотребления. И действительно, больше всего запретов на использование факсимиле содержат акты НБУ:
– ст.5 Закона Украины от 05.04.2001 г. № 2374-III «Об обращении векселей в Украине» требует, чтобы вексель от имени юридического лица подписывался собственноручно руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами и скреплялся печатью. От имени физического лица вексель должен подписываться собственноручно указанным физическим лицом или уполномоченным им лицом и скрепляться печатью (при ее наличии);
– в соответствии с п.7 главы 1 раздела III Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337, денежный чек6 должен содержать оттиск печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно с карточкой образцов подписей. Причем использование факсимиле не допускается;
– согласно п.2.8 главы 2 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22, «при подписании расчетного документа7 не разрешается использование факсимиле, а также исправления и заполнение расчетного документа в несколько приемов»;
– в соответствии с п.7.20 главы 7 той же Инструкции банк-эмитент расчетного чека8 может отказаться от оплаты чека, если чек или реестр чеков заполнены «с нарушением требований этой главы или есть исправления, вместо подписи стоит факсимиле»;
– пункт 2.2 главы 2 Положения о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период9, утвержденного Правлением НБУ от 23.12.2003 г. № 577, в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах. Первый экземпляр платежного поручения удостоверяется подписями ответственных лиц и оттиском печати. Не разрешается «использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах какие-либо исправления»;
– по смыслу п.3.6 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, можно сделать вывод о том, что получатель наличности из кассы в расходном кассовом ордере или расходной ведомости должен собственноручно поставить свою подпись (кроме получения наличности по доверенности).
Кстати, при упоминании в этом же Положении случаев проставления подписей при оформлении документов, сопровождающих кассовые операции, говорится лишь о необходимости подписей тех или иных лиц без указания, собственноручная это подпись или нет. Этот факт, а также письмо НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507, в котором были указаны только перечисленные выше случаи запрета на применение факсимиле, позволяет сделать далеко идущие выводы. Получается, что даже такие кассовые документы, как приходный и расходный кассовые ордера по форме № КО-1 и № КО-2 (кроме подписи получателя) могут подписываться с использованием факсимиле. В то же время НБУ выступает против такого свободного толкования норм своих документов. В частности, в письме от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 он исключил возможность использования факсимиле при оформлении любых кассовых и расчетных документов.
Скажем также, что до июля 2008 года действовало Положение об оформлении и исполнении документов на перечисление, зачисление, покупку и продажу иностранной валюты или банковских металлов, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82. Согласно п.1.6 раздела 1 этого документа при выписке платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлах, заявлений о покупке или продаже иностранной валюты или банковских металлов не разрешалось использовать факсимиле. Вместо этого документа в настоящее время действует Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. № 216, в котором не содержится прямой запрет на использование факсимиле. Причем банк не примет платежное поручение без оттиска печати с подписями ответственных лиц плательщика, «которые заявлены им в карточке с образцами подписей и оттиска печати». И, если судить по письму НБУ, эти подписи должны быть «живыми».
Факсимиле и подписант: третий лишний
Конечно же, у читателя возникнет закономерный вопрос: кто может использовать факсимиле подписи конкретного лица — только само это лицо или факсимиле можно передавать для использования другим лицам (например, факсимиле подписи директора на время его болезни передавать заместителю директора)?
Ответ на этот вопрос может не понравиться некоторым читателям: использовать факсимиле может лишь лицо — владелец подписи. Это утверждение следует из понятий «личная подпись» (или «подпись») и «факсимиле» как заменителя подписи. Ведь подпись, как уже отмечалось, является элементом личности физического лица, что влечет невозможность какой-либо передачи или использования его подписи иным лицом. Конкретное лицо, на которое возложена соответствующая обязанность, может подписать документ собственноручно или с использованием факсимиле. Просто при подписании большого количества однотипных документов одним лицом изготавливается факсимиле. Но именно это лицо несет ответственность за достоверность подписываемого документа.
А это значит, что использование факсимиле как аналога подписи одного лица, воля которого подлежит закреплению в подписываемом документе, иным лицом, воля которого не имеет юридического значения, недопустимо. Возможность совершения одним лицом юридически значимых действий от имени другого лица в гражданских правоотношениях регулируется положениями законодательства о представительстве и доверенности (глава 17 ГКУ). Если на документе нужна подпись временно отсутствующего должностного лица (сотрудника), подписывать документ должно другое должностное лицо (сотрудник), которое наделено определенными полномочиями соответствующим приказом или согласно учредительным документам.
Чтобы иметь возможность использовать факсимиле, руководителю предприятия желательно издать соответствующий приказ о порядке использования факсимиле. Этот приказ должен содержать:
– перечень должностных лиц, которые имеют право подписывать документы с использованием факсимиле;
– перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимиле;
– образцы собственноручных подписей должностных лиц, имеющих право подписывать документы с использованием факсимиле;
– перечень лиц, ответственных за хранение факсимиле, способы хранения и доступа к факсимиле.
Вместо заключения
Итак, количество документов, на которых без всяких сомнений может «красоваться» факсимиле, не так уж и велико, а вот рисков достаточно много. Поэтому использование факсимиле оправдано только на крупных предприятиях и только в редких случаях. Каждое предприятие должно решить для себя, так ли уж нужно ему факсимиле. Но если решение будет положительным, автору ничего не остается делать, как пожелать удачи. Ведь не для кого не секрет, что к документам, на которых не стоит «мокрая» печать и «живая» подпись, контролирующие органы относятся с большим подозрением.

Автор: Кушина Елена
Компания: Бухгалтерия, учебный центр (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Строк давності перевірок Держпраці, Зарплатний блог Галини Казначей
Соціальна відпустка на дітей частинами, Зарплатний блог Галини Казначей
Робота у святкові та вихідні дні, Зарплатний блог Галини Казначей
Роботодавцям частково компенсують витрати на нові робочі місця, Професійні видання
Печатка вже не є обов’язковим реквізитом документа, Професійні видання
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».