Командировка: от приказа до отчета

Оформление командировки - не самая сложная процедура для опытного кадровика, однако и она имеет свои особенности

Оформление командировки - не самая сложная процедура для опытного кадровика, однако и она имеет свои особенности. Как правильно подготовить пакет документов для командированного работника? Как подвести итоги финансовых затрат, осуществленных в ходе выполнения служебного задания?

Правила и нормы
"Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы" - такое определение понятия "командировка" содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 166). Говоря иными словами, командировка - это выполнение поручения "вне места постоянной работы", но совершенно не обязательно в другой местности, в другом городе например. Следовательно, можно оформить как командировку поездку сотрудника на другое предприятие, даже если оно расположено на соседней улице.
От командировок следует отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в договоре с работодателем.
Что касается сроков командировки, оговорена лишь максимальная ее продолжительность - до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков - до одного года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако нигде не сообщается о ее минимальных сроках. Так что документально оформленная и обоснованная командировка может продолжаться всего несколько часов 1.
Следует помнить, что далеко не всякого работника можно направить в командировку. Например, категорически запрещено командировать беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Нельзя посылать в командировку и работников до 18 лет. Исключение здесь составляют лишь актеры, певцы, танцоры, люди иных творческих профессий, а также спортсмены (ст. 268 ТК РФ).
Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, родители, воспитывающие детей-инвалидов младше 18 лет, а также работники, у которых в семье есть больные, по медицинским показаниям требующие постоянного ухода, в принципе могут быть отправлены в командировку. Но только при условии, что они дали письменное согласие на это и для них не существует категорического медицинского запрета на работу вдали от дома. Причем администрация обязана оповестить работников о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ).

Процедура оформления.
Следует сказать, что оформление командировки - дело поэтапное. Причем каждый этап сопровождается заполнением определенных документов.
Как следует из статьи 166 ТК РФ, решение о направлении работника в служебную поездку принимает работодатель. Это руководитель организации или иное должностное лицо, временно его заменяющее.
Если решение о служебной поездке принято, для работника готовится соответствующий пакет документов.
Проект приказа. Готовит его, как правило, лицо, ответственное за работу с кадрами. Это может быть и работник отдела кадров, и менеджер по персоналу, и бухгалтер, и секретарь. Документацией в компании могут заниматься различные сотрудники, которым такая обязанность вменяется в соответствии с их трудовым договором. При подготовке приказа используется унифицированная форма № Т-9 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Проект приказа в обязательном порядке согласовывается с бухгалтерией. Затем документ подписывает работодатель или лицо, которое его представляет. Приказ о направлении в командировку в установленном порядке доводится до сведения работника.
Служебное задание. Иногда в дополнение к приказу оформляется и служебное задание, в котором подробно описывается цель командировки. Для этого также разработана специальная форма № 10-а (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Служебное задание необходимо в том случае, когда работник никак документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке.
В форму № 10-а включена графа "Краткий отчет о выполнении задания": в ней можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). В случае аудиторской проверки правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.

Командировочное удостоверение. Так же как и предыдущие документы по оформлению командировки, оно имеет унифицированную форму № Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
В удостоверении указывается время прибытия работника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке, а значит, и размеры денежной компенсации - командировочных. Если работнику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Такие отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью организации, в которую был направлен сотрудник.
Командировочное удостоверение выдается работнику на руки. В самой же организации ведется специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.

Возможны варианты.
Итак, прежде, чем отправить работника в командировку, нужно оформить три документа: приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. Но в действительности вполне можно ограничиться только приказом или только удостоверением. На этот счет существует распоряжение Минфина России, позволяющее работодателю решать, какой из предложенных документов следует выбрать (письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158). Очевидно, что, если командировка предполагает посещение конкретной организации, удостоверение необходимо. Если же задача командированного сотрудника собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, командировочное удостоверение теряет смысл: оно просто останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом, на всякий случай дополнив его служебным заданием. Представительствам и филиалам иностранных фирм тем более не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).

Деньги любят счет.
Трудовой кодекс предусматривает для работника, который направляется в командировку, определенные гарантии - сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации, например Правилами внутреннего трудового распорядка. При этом следует помнить, что размеры возмещения не могут быть ниже установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
В настоящее время действуют нормы выплат, установленные постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729. Нужно сказать, что щедрыми эти выплаты не назовешь.
Правда, каждая организация имеет право установить свои размеры возмещения командировочных расходов (сумма может быть только увеличена). При этом следует учитывать, что суммы, превышающие установленные Правительством РФ размеры, будут отнесены на счет чистой прибыли организации, а также будут включены в доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Подведение итогов.
Вернувшись из командировки, работник превращается в подотчетное лицо. Эта перемена статуса и участи означает, что не позднее трех рабочих дней по истечении срока командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о том, на что были потрачены выданные ему деньги 2.
Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально. То есть командированный работник, вернувшись из поездки, обязан сдать в бухгалтерию билеты на все виды транспорта, которыми он пользовался, квитанции за пользование постельным бельем в поезде, счета, чеки из гостиниц, кафе, с выставок и т. д. На всех документах должны быть печати, даты, подписи должностных лиц.
В том случае, если перед поездкой работник получал аванс на расходы по командировке, а по прибытии не смог представить документы, подтверждающие произведенные расходы, выплаты ему производятся по договоренности с непосредственным руководителем.

Цитируем закон.
При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются...
Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Пункт 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62

Алгоритм документального оформления командировки.
1. Установить, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета (далее именуются - организации), осуществляется в следующих размерах:
а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;
б) расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
в)   расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом - в салоне экономического класса; автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - размере минимальной стоимости проезда:

=   железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

=  водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

=   автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

В следующих статьях, мы расскажем, и порекомендуем, как правильно составлять бизнес план в аграрном бизнесе, а также про земельный кодекс Украины.