Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Готовимся к деловой беседе

Готовимся к деловой беседе

Ключ к успешному деловому общению! Искусство убеждения состоит в том, чтобы подвести собеседника к нужному выводу. Особая роль в риторических тактиках ведения де­ловой беседы принадлежит технике постановки вопро­сов...

Готовимся к деловой беседе!

Секретарь-референт №10(23)2004

Как подготовиться к деловой беседе, чтобы достичь желаемого результата? Деловая беседа, как и другие жанры делового общения, относится к частной риторике, в основе которой лежат общие принципы и закономер­ности, но в то же время есть здесь и своя специфика

Давайте определим для начала, что такое бесе­да. В словаре В. И. Даля находим значение этого слова: «Беседа – взаимный разговор, об­щительная речь между людьми, словесное их сооб­щение, размен чувств и мыслей на словах». Таким об­разом, сама суть беседы – ведение диалога. Реплики участников взаимодействуют, образуют общую тему и разветвляются в процессе разговора, что позволяет собеседникам достичь согласия, найти кратчайший путь к решению проблем и, наконец, получить удо­вольствие от общения.
Прежде всего, следует помнить о том, что диалог – это сотрудничество, направленное на поиск истины и принятие оптимального решения. Монологическая речь участников беседы недопустима. Поэтому чтобы диалог состоялся, необходимо уметь слушать и слы­шать другого человека. Слушать внимательно, не пере­бивая, и стараться понять, что он имеет в виду. Прояв­лять внимание к его мнению, желаниям и вкусам, да­вая таким образом понять, что интересы собеседника для вас не менее важны, чем ваши собственные. Разно­гласия в суждениях об одной и той же ситуации также свойственны диалогу, абсолютно одинаковый взгляд на вещи встречается крайне редко. Критическое отно­шение к высказываниям и позиции партнера полезно в поиске истины и принятии правильного решения.
Однако не следует забывать, что точка зрения партнеров по общению также достойна уважения. Каждый из собеседников имеет право анализировать различные позиции и принимать либо не принимать их. Поэтому проявления агрессии, угроз и оскорбле­ний в адрес партнера совершенно недопустимы, хотя бы по той причине, что они непродуктивны.


Что способствует достижению поставленной цели в деловой беседе?


Деловую беседу от других типов беседы отлича­ет прежде всего ее направленность на решение конкретной проблемы, а также ситуация, в которой она ведется, а именно – ситуация делового об­щения.
Деловая беседа требует применения четко выве­ренной стратегии. Необходимо придерживаться оп­ределенных правил, чтобы достичь взаимопонима­ния. Стратегия всегда напрямую зависит от постав­ленной цели.
Следует всесторонне продумать предмет обсуж­дения и структуру беседы: определить тему и цель предстоящей беседы, конкретные задачи, свои ар­гументы и возможные контраргументы партнера, очередность рассматриваемых вопросов (если их несколько). При подготовке к беседе полезно со­ставить психологический портрет собеседника, по возможности ознакомиться с его позицией по данной проблеме. Не начинайте разговор с обсуж­дения тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях, начните с тех, в которых вы единодуш­ны. В ходе разговора чередуйте негативные и пози­тивные моменты, и завершите разговор на «хоро­шей ноте».
Старайтесь предельно понятно и убедительно вы­сказать свое суждение по рассматриваемому вопросу. Каждая мысль должна быть точно сформулирована. Точности требуют и определения – невнятные фор­мулировки могут вызвать различные толкования одного и того же вопроса, внести сумятицу, вызвать непонимание, а порою привести к совершенно непродуктивному спору. Будьте готовы дать исчерпыва­ющие разъяснения своей точки зрения в том случае, если партнер с нею не согласен. В деловой беседе важна быстрота реагирования на высказывания партнера, объективность в оценке мнений и предло­жений собеседника. Искусство убеждения состоит в том, чтобы подвести собеседника к нужному выводу, а не навязывать этот вывод.
Особая роль в риторических тактиках ведения де­ловой беседы принадлежит технике постановки вопро­сов. Умелое освоение такой техники позволяет в пол­ной мере получить необходимую информацию, вла­деть инициативой в беседе, помогает избежать излишней категоричности в утверждениях (на вопрос собеседник чаще отвечает, чем возражает). Кроме то­го, вопросы убеждают собеседника в том, что вы про­являете к нему интерес и стремитесь установить с ним хорошие отношения. Задавая вопрос, вы тем самым стремитесь к продуктивному развитию и углублению диалога.

Советы Дейла Карнеги

  • Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других в их желании говорить о самих себе.
  • Проявляйте уважение к мнению вашего собеседника. Никогда не говорите человеку, что он не прав
  • Если вы не правы, признайте это быстро и решительно.
  • С самого начала придерживайтесь дружелюбного тона.
  • Заставьте собеседника сразу же ответить вам «да».
  • Пусть ваш собеседник считает, что данная мысль при­надлежит ему.
  • Искренне старайтесь смотреть на вещи с точки зре­ния вашего собеседника.
  • Относитесь сочувственно к мыслям и желаниям других.
  • Начинайте с похвалы и искреннего признания досто­инств собеседника.
  • Сначала поговорите о собственных ошибках, а затем уж критикуйте своего собеседника.
  • Указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно.
  • Задавайте собеседнику вопросы, но не отдавайте приказания.


Формулируйте свои вопросы так, чтобы ваш собеседник не мог не согласиться с вами. Если вы согласны с его точкой зрения, подчеркните его пра­воту. Если же вы придерживаетесь иной точки зре­ния, не начинайте с резкого выпада:«Нет, вы не правы...» или«Вы не понимаете, что...»,«Вы этого не знаете».

Говорил ли Сократ людям, что они не правы? Ни­когда! Метод Сократа основывался на стремлении получить от собеседника утвердительный ответ. Он задавал такие вопросы, которые заставляли оппонен­та соглашаться с ним, и он вновь и вновь добивался признания своей правоты, а тем самым и множества утвердительных ответов. Сократ продолжал задавать вопросы до тех пор, пока оппонент, не отдавая себе отчета в том, что происходит, приходил к тому выво­ду, который яростно оспаривал несколькими минута­ми раньше.
«Отрицательный ответ представляет собой на­иболее труднопреодолимое препятствие, – пишет американский исследователь, профессор Гарри А. Оверстрит. – Стоит человеку сказать «нет», как его самолюбие начинает требовать, чтобы он оста­вался последовательным в своих суждениях. Однаж­ды высказав какое-то мнение, он обязан его придерживаться».
Свое мнение постарайтесь не выражать в резкой, категоричной форме. Лучше на­чать с таких реплик, как «Не кажется ли вам...», «Возможно, вас заинтересует...» и т. д.
Используйте такие речевые формулы, как «Это вы хорошо заметили», «Мне понра­вилась ваша мысль...» и т. п. Вашему собесед­нику важно почувствовать, что вы признае­те его достоинства. Комплименту есть мес­то в любом разговоре. Постарайтесь сде­лать его искренне.
Предлагаем вам ознакомиться с типами вопросов1, обеспечивающих продуктивность диалога.

Закрытые вопросы
Вопросы, на которые ожидается ответ «да» или «нет». Они создают напряженную атмо­сферу в беседе, поскольку резко сужают «пространство для маневра» нашего собесед­ника. Поэтому такие вопросы можно приме­нять со строго определенной целью. Они ве­дут мысли собеседника в одном, установлен­ном нами направлении и нацелены непосредственно на принятие решения. Закрытые вопро­сы оказывают внушающее воздействие и заменяют во­просы констатации и утверждения. В этом плане наиболее впечатляющими являются так называемые двойные закрытые вопросы, например: «Проведем нашу встречу на этой неделе или перенесем на следую­щую?» Такая форма вопроса предлагает собеседнику и третью возможность – более длительную отсрочку.
В постановке подобных вопросов кроется опас­ность того, что у собеседника складывается впечат­ление, будто его допрашивают, центр тяжести бесе­ды смещается в нашу сторону, а собеседник лишен возможности высказать свое мнение в разверну­том виде.
Закрытые вопросы рекомендуется задавать не тог­да, когда нам нужно получить информацию, а только в тех случаях, когда мы хотим ускорить получение со­гласия или подтверждение ранее достигнутой догово­ренности, например:«Вы согласны с тем, что...?»

Открытые вопросы
Вопросы, на которые нельзя ответить «да» или «нет», – они требуют объяснения. В вопросах такого типа используются слова что, кто, как, сколько, по­чему. Примеры таких вопросов:
«Каково ваше мнение по данному вопросу?»
«Каким образом вы пришли к такому выводу?»
«Почему вы считаете, что...?»
С помощью этого типа вопросов мы вступаем в разновидность диалога с упором на монолог собе­седника, и, следовательно, цель передачи информа­ции здесь не так строго реализуется, как в закрытых вопросах, поскольку мы дали нашему собеседнику возможность для маневрирования и подготовили к более обширному выступлению. В этой ситуации мы, конечно, теряем инициативу, а также последовательность развития темы, так как бе­седа может повернуть в русло интересов и проблем со­беседника. Опасность состоит также в том, что можно вообще потерять контроль над ходом беседы.

Зеркальный вопрос
Помогает обеспечить непрерывность открытого диалога и расширить его рамки. Такой вопрос состо­ит в повторении с вопросительной интонацией части утверждения, только что произнесенного собеседни­ком, чтобы заставить его увидеть свое утверждение с другой точки зрения.
Зеркальный вопрос позволяет, не противореча со­беседнику и не опровергая его утверждения, привно­сить в беседу новые элементы, придающие диалогу подлинный смысл. Таким образом, можно достичь лучших результатов, чем от круговорота вопросов «почему?», которые обычно вызывают защитные ре­акции, отговорки, поиски мнимой причинности, унылое чередование обвинений и самооправданий и в результате приводят к конфликту.

Риторические вопросы
Помогают более глубокому рассмотрению проб­лем, а также, во многих случаях, их «разбавлению». Эти вопросы не предусматривают прямого ответа, так как их цель – вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы или обеспечить поддерж­ку нашей позиции со стороны участников беседы пу­тем молчаливого одобрения.
Важно формулировать риторические вопросы та­ким образом, чтобы они звучали кратко и были по­нятны присутствующим, а свойственное большой ау­дитории молчание и будет означать одобрение на­шей точки зрения.
Однако при этом следует быть очень осторож­ным, так как легко скатиться к обычной демагогии, а иногда попасть в смешное или даже неудобное по­ложение, как это случилось на одном собрании кол­хозников. Выступавший предлагал переизбрать одно­го из членов правления, подчеркивая его трудолю­бие: «Кто вообще может сейчас, в этой сложной ситу­ации, сравниться с ним?» Из последнего ряда кто-то выпалил: «Конь!»

Переломные вопросы
Удерживают беседу в строго установленном на­правлении либо поднимают целый комплекс новых проблем. Если собеседник корректно и содержа­тельно отвечает на такие вопросы, то ответы обыч­но позволяют выявить уязвимые места его позиции. Приведем примеры: «Как вы представляете себе...?», «Как вы считаете, нужно ли радикально изменить...?», «Как в действительности у вас обстоит дело...?»
Подобные вопросы задаются в тех случаях, когда мы уже получили достаточно информации по одной проблеме и хотим переключиться на другую или же когда мы почувствовали сопротивление собеседника и пытаемся «пробиться» сквозь него. Опасность в этих ситуациях заключается в нарушении равнове­сия между нами и собеседниками. Однако при настойчивом употреблении таких вопросов собеседник может низвести их до закрытых ответов«да» или«нет».

Вопросы для обдумывания
Они вынуждают собеседника размышлять, тща­тельно обдумывать и комментировать то, что было сказано. Примерами являются следующие вопросы: «Сумел ли я вам обрисовать картину?», «Правильно ли я понял ваше сообщение?», «Считаете ли вы, что...?»
Цель этих вопросов – создать атмосферу взаимо­понимания.

Последовательность использования вопросов
Для первого этапа беседы, на котором поднима­ются новые проблемы, характерны ответы «да - нет». На следующем этапе, когда расширяются границы передачи информации и начинается сбор фактов и обмен мнениями, следует задавать преимуществен­но открытые и зеркальные вопросы. После этого на­ступает этап закрепления и проверки полученной информации. Здесь преобладают риторические во­просы и вопросы для обдумывания. И в конце, наме­чая новое направление информирования, мы пользу­емся переломными вопросами.
Чего мы добиваемся этими вопросами с точки зре­ния тактики? В любом случае избегаем или сущест­венно снижаем опасность беседы-ссоры. Ведь любое утверждение или констатация, особенно не подкреп­ленные очевидными фактами, вызывают у собеседни­ка протест, несогласие и контраргументы в открытой или скрытой (внутренней) форме. Если же мы видо­изменим эти утверждения и придадим им форму во­проса, тем самым в значительной степени смягчив их, то собеседник и воспримет их легче, а иногда даже как свое собственное мнение (благодаря риторичес­ким вопросам и вопросам для обдумывания).
Итак, вы ознакомились с основными правилами и стратегиями ведения деловой беседы. Воспользуй­тесь ими творчески. Наблюдайте и анализируйте свое поведение и поведение окружающих в различ­ных ситуациях делового общения, ищите индивиду­альные речевые формулы, собственные приемы рече­вого воздействия.

  Для тех, у кого есть необходимость в  более глубоком изучении основ риторики и наработке практик секретов ораторского мастерства, при ТШ "ОБРАЗ" организован постоянно действующий тренинг:

Успешное публичное выступление. Секреты ораторского мастерства!

Участником может стать каждый, желающий приобрести или усовершенствовать навыки публичных выступлений, справится с волнением перед аудиторией, отточить мастерство ведения дебатов, споров и адекватно реагировать на манипуляции со стороны оппонентов.

Успехов вам!

Компания: Образ, театр-школа (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Совершенство, но не перфекционизм, Красноречие, тренинговая компания Елены Почуевой
Константин Галюк на конференции «Алгоритмы успеха», Makers game group, академия игры
Как выбрать репетитора?, TRN.ua
Чем «грозит» компании оптимизация бизнес-процессов?, Группа финансовых решений
ГИД рекрутера, Softengi training center
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».