Что делать, когда пришло письмо от контролирующего органа с требованием предоставить документы и информацию?

Независимо от того, какой орган прислал вам запрос, существует общий алгоритм действий по реагированию на данное письмо.

1. При получении письма секретарь обязан не только зарегистрировать данное письмо, но и передать его обязательно с конвертом руководителю (на штампе почтового отделения указаны дата отправления и получения). Сразу необходимо проверить наличие всех приложений, указанных в письме, совпадают ли указанные названия приложений в письме с фактически приложенными документами. Если письмо принес курьер и просит расписаться о получении в уведомлении, то обязательно письменно укажите замечание о некомплектности документов.

2. Письмо передается (с конвертом) руководителем для исполнения главному бухгалтеру и/или юристу.

3. Проверьте письмо на соответствие правилам его составления (согласно Типовой инструкции о делопроизводстве в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете Министров АРК, местных органах исполнительной власти № 1153 от 17 октября 1997 года):

  • не устарела ли форма бланка, на котором составлен запрос;
  • зарегистрировано ли данное письмо в контролирующем органе (исходящий номер, дата);
  • наличие подписи должностного лица (указание ФИО, должности). Не допускается ставить галочку или черточку возле должности, а также подпись неизвестного лица;
  • наличие приложений (проверить соответствие описи указанных в письме документов их фактическому наличию).

Прежде чем перейти к изучению текста запроса, необходимо определиться, какими нормативными актами регулируются полномочия данного контролирующего органа. Предлагаю изучить представленную ниже таблицу и прилагаемые к ней выписки, перечисляющие права контролирующих органов.

Необходимо обратить внимание, что законодательство регулярно меняется и необходимо смотреть нормативный акт, действующий на день получения запроса, и руководствоваться принципом верховенства закона над подзаконным нормативным актом. То есть, если в положении указаны права, не указанные в законе, следовательно, закон имеет высшую юридическую силу и именно им нужно руководствоваться!

1. В запросе обязательно должны быть ссылки на пункт и статью нормативного акта, где содержатся основания для данного запроса. В ссылках обязательно должно быть указано, что контролирующий орган может запрашивать документы по письменному требованию, а не в процессе выездной или камеральной проверки либо иных процессуальных действий.

2. Если основанием для затребования указанных в письме документов являются, например: открытие оперативно-розыскного или возбуждение уголовного дела, жалоба, заявление, то в письме должна быть на него ссылка (например, дата и номер оперативно-розыскного дела в запросе ОБЭП). Вы можете проверить достоверность этой информации, написав письмо или позвонив по телефону в проверяющий орган.

3. Должна быть указана причина, вызвавшая необходимость проверяющего органа написать запрос о предоставлении именно указанных документов и совершении действий.

4. Нужно определить соответствие функций данного органа и цели запрашиваемой информации.

5. Если запрашиваются документы, то в запросе должно быть указано точное наименование документа, его номер, дата (например, договор подряда № 38 от 12 марта 2005 года между А и Б) и действия (например, явиться в качестве свидетеля/подозреваемого в кабинет № 43 к ____ в 10.00 21 января 2006 года по адресу_____).

6. Полномочия затребовать документы, по которым уже была проведена проверка, кроме установленных законом случаев (например, когда относительно должностных лиц ГНИ, которые проводили у вас проверку, начато служебное расследование или возбуждено уголовное дело), отсутствуют.

7. Если есть ссылка на подзаконный нормативный акт, то необходимо проверить по Интернету, зарегистрирован ли он в Министерстве юстиции Украины. В противном случае он является обязательным лишь для подведомственных органов и не имеет юридической силы для предприятий.

8. Срок ответа не может быть меньше, чем это установлено законом (например, приглашение должностных лиц предприятия в ГНИ должно быть отправлено за 10 дней до дня прихода).

После данного анализа письма перейдем к проекту ответа, главный принцип составления которого заключается в следующем.

Статья 19 Конституции Украины гласит:

Часть 1. Правовой порядок на Украине базируется на основах, в соответствии с которыми никто не может быть принужден делать то, что не предусмотрено законодательством (это относится к субъектам предпринимательской деятельности).

Часть 2. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны действовать лишь на основании, в пределах полномочий и способом, предусмотренными Конституцией и законами Украины.

Исходя из двух вышеуказанных презумпций, приступаем к составлению ответа.

Итак:

1. Срок, установленный для ответа, начинает исчисляться со следующего дня после получения письма. Дата определяется исключительно по почтовому штампу, а не моментом регистрации вашим секретарем.

2. Можно не предоставлять все требуемые документы сразу, а послать часть с указанием в письме, что остальные будут предоставлены, например, «по мере создания…» или «подготовки, связанной с проведением…».

План ответа

Вступление: «На Ваше письмо №__ от _________ о______ сообщаем следующее…». Далее следует указать основания частичного или полного отказа в предоставлении документов или выполнении действий, указанных в запросе (ссылка на нарушенные контролирующим органом нормы закона, которая свидетельствует о превышении служебных полномочий; не забывайте о части 2 статьи 19 Конституции Украины).

Укажите формальные основания отказа (ссылка на норму Типовой инструкции о делопроизводстве в органах исполнительной власти).

В выводе не следует писать прямой отказ. Лучше не «нет», а «да, но с условием…» (например: «предоставления вами информации о…», «соответствия ваших требований нормам Закона…»).

Ответ следует отнести в контролирующий орган и отдать в канцелярию, а на собственном экземпляре ответа попросить поставить входящий номер, штамп или дату получения, подпись, ФИО, должность получателя. Возможно также направить ответ заказным письмом с описью вложения.

 

Узнайте больше про проверки контролирующими органами " ПРОВЕРКИ ПО-НОВОМУ: К ЧЕМУ ГОТОВИТЬСЯ. Защита интересов предприятия от противоправной деятельности представителей контролирующих органов."

 

Подробней на сайте www.nbc.ua

 

 

 

 


Залишити коментар
Будь ласка, введіть ваше ім’я
Будь ласка, введіть коментар.
1000 символів

Будь ласка, введіть email
або Відмінити

Інші статті в категорії Project management, управління проектами Бухгалтерія, облік та податки Фінанси, кредит, банківська справа