Планирование проекта: пошаговая инструкция для РМ

В июне компания Технологии Управления Спайдер Украина представляет новый практикум «Планирование проекта: пошаговая инструкция для РМ» (17-18 июня). Этот практикум представит технологию детальной проработки всех этапов планирования проекта.

Тщательное планирование проекта является, без преувеличения, залогом будущего успеха проекта, так как позволяет менеджеру проекта предвидеть будущие ошибки при реализации проекта и минимизировать их количество и последствия еще до начала исполнения проекта.

Китайский полководец Сунь-Цзы (V век до н. э.), не проигравший ни одной битвы, в трактате «Искусство войны» писал:

«- Планирование полезно тем, что оно заставляет вас прислушиваться к другим. Оно сделает вас сильнее.

- Планирование – реальная сила. Оно дает вам преимущества и позволяет соизмерять свои силы.

- Обдумывая свои действия,  вы должны учиться. Вы должны исследовать ситуацию. Вы сможете понять, что приведет вас к победе и что – к поражению.

- Некоторые военачальники производят такой анализ. Если вы будете опираться на них, вы одержите победу.

            Цените их.

- Некоторые военачальники считают такой  анализ излишним. Если вы будете опираться на них, вы потерпите поражение.

            Избавьтесь от них.»

За более чем 25 столетий эти слова не утратили своей ценности. Они дают нам четкую инструкцию по обеспечению успеха любого проекта, даже такого сложного проекта, как война.

«Избавьтесь от них!» - это о тех менеджерах проекта, которые пренебрегают планированием проекта.

Вся жизнь в проекте – это планирование и перепланирование проекта, начиная с этапа инициации (здесь мы выполняем высокоуровневое планирование) и до финиша проекта.

Завершив любой из этапов проекта,  получив некий промежуточный результат проекта, да и просто получив регулярную отчетность по исполнению проекта, мы задаем себе вопросы:

• а что там с нашими планами?
• каковы шансы уложиться в утвержденные расписание и бюджет проекта?
• нужны ли нам дополнительные ресурсы?

Эти и многие другие вопросы побуждают нас анализировать, уточнять, изменять планы проекта таким образом, чтобы обеспечить достижение утвержденных целей проекта наилучшим возможным образом.

Важность процессов планирования в проекте подтверждена также лучшими мировыми РМ-практиками. Свидетельством этого является стандарт РМBoK РМІ – в 5-й редакции этого стандарта 24 из 47 процессов – это процессы планирования, охватывающие 10 областей знаний управления проектами.

Планирование (в общем виде) –  это итеративный процесс, повторяющийся неоднократно в течении жизненного цикла проекта. Но на каждом из укрупненных этапов проекта (под этапами здесь понимаем: инициацию, планирование, исполнение, завершение проекта) цели планирования будут разными:

Этап инициации проекта.

На этапе инициации цель планирования - проанализировать идею, проанализировать альтернативные варианты достижения желаемого результата, принять решение о старте (или отклонении) проекта на основании укрупненного плана реализации проекта, укрупненного содержания, расписания и бюджета проекта.

Отдельной темой на этом этапе является подэтап «Прединициации», позволяющий быстро, без существенных трудозатрат, времени и денег предварительно оценить идею и ответить на вопрос – «Интересна ли нам эта идея и стоит ли тратить время и деньги на ее тщательную проработку?»

После утвердительного ответа входим собственно в этап инициации, завершающийся решением о старте проекта и выпуском «Устава проекта» либо другого документа, официально авторизующего проект в компании;

Этап планирования проекта.

На этапе планирования основная цель – тщательно (насколько это возможно) спланировать все аспекты проекта, разработать подробное содержание, расписание и бюджет проекта, учесть риски проекта, проверить и уточнить допущения проекта, определить критерии качества, рассчитать необходимые ресурсы и т.д.

Главная задача менеджера проекта на этом этапе – обеспечить целостность и непротиворечивость всех планов проекта.

И, конечно же, учесть риски и сформировать необходимые резервы на непредвиденные обстоятельства. Немаловажную роль в процессе планирования реагирования на риски играет реестр рисков как центральный документ этого процесса. «Реестр рисков? Зачем? Мы и так все знаем» - фраза, которую, к сожалению, часто доводится слышать от многих начинающих менеджеров проекта. Реестр рисков позволяет нам предвидеть, документировать и просчитать стоимость возможных будущих неприятностей; сформировать резервы по срокам и стоимости на основании рассчетных данных (а не «высмотрев» объем резерва на потолке).

Этап исполнения проекта.

На этапе исполнения целью планирования является уточнение и модификация планов с учетом текущего состояния проекта.

Главные инструменты на этом этапе – отчетность и совещания. Менеджер проекта обязан владеть ситуацией в проекте и своевременно предпринимать предупреждающие или корректирующие действия. Статус проекта не должен стать наиболее тщательно охраняемой тайной. А о том, что в проекте не все в порядке, нам подскажут триггеры - совещания «ни о чем», отчетность «для галочки» и фразы типа «У нас все нормально».

Таким образом, планирование проекта на каждом из этапов вполне укладывается в конкретную последовательность шагов (действий). Задача профессионального менеджера проекта

• знать эти шаги и их последовательность,
• выбрать для конкретного проекта те и только те действия, которые необходимы и достаточны для этого проекта,
• проявить силу воли и настойчивость в применении выбранных процессов и действий.

Подробнее о практикуме: http://www.spiderproject.com.ua/education/schedule.php?ID=7193