Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Улучшение бизнес-процессов компании: почему, кому и зачем это надо?

Улучшение бизнес-процессов компании: почему, кому и зачем это надо?

Компания с правильным процессным управлением «Как надо» является наиболее эффективной в отрасли за счет лучшего сочетания результативности (доходов) и экономичности (расходов). В конкурентной борьбе побеждает наиболее эффективный: более прибыльный.

Что же представляет собой компания (предприятие, организация, учреждение): совокупность структурных звеньев (департаментов, отделов, бюро, цехов, участков, служб) или совокупность бизнес-процессов? Конечно же, и то, и другое. Однако взгляд на компанию, как на совокупность бизнес-процессов, и управление ими имеет значительные  преимущества в условиях конкурентной борьбы за лучшее и более быстрое удовлетворение потребностей потребителей, которыми являются не только потребители продукции (готовой продукции, товаров, работ, услуг), но и владельцы компании, поставщики, персонал. Таким образом, заинтересованными в улучшении бизнес-процессов организации являются ее владельцы, персонал, потребители, поставщики и государство, которые являются "акционерными" группами организации, от степени удовлетворения потребностей которых зависит способность компании выживать в сложной, требовательной и изменчивой внешней среде, и достигать цели, для достижения которых она создана.

Почему им это надо? Необходимость внедрения процессного подхода к управлению и регулярного улучшения бизнес-процессов компании  можно обосновать следующим образом.

В определенный исторический момент человеку стало ясно, что выполнение трудоёмкой или сложной работы невозможно в одиночку и требует участия других людей. При этом любая совместная работа требует согласованных действий. Например, когда фермер нанимал в далёком прошлом батраков для  вспашки земли, посева, уборки урожая, он делал это потому, что весь объем работ был слишком велик, чтобы справиться с ним в одиночку. Задача была в том, чтобы удовлетворить спрос на продукты питания с помощью организации определённого производственного процесса. Другими словами, действия фермера были ориентированы на процесс. Наёмные работники не разделялись на пахарей, сеяльщиков и жнецов. Они выполняли любую работу, в которой возникала потребность. Также происходит в любой организации в ее младенческом возрасте.

Со временем работа усложнялась. Увеличивалось количество людей, занятых на каждом предприятии. Когда появились предприятия со значительным числом работников, они структурировались в отделы (департаменты, цеха, участки, бюро и другие структурные звенья). Вот тогда-то некогда целое предприятие стало состоять из относительно самостоятельных структурных звеньев. Сама работа стала настолько сложной, что каждый работник вынужден был специализироваться на выполнении каких-то отдельных операций (функций). Стало нецелесообразно содержать универсальных работников для выполнения любой работы.  Следовательно, стало логично организовывать функциональные отделы, состоящие из работников родственных специальностей (функций). Организация отделов на предприятиях получила распространение во всех типах организаций как  хозяйственных, так и общественных. Ещё до недавнего времени этот способ организации предприятий был доминирующим. Он полностью вытеснил изначальный способ такого построения предприятия, когда его структура обусловливалась характером процесса производства продукции и была напрямую с ним связана. Объединение сотрудников, выполняющих родственные виды работ (функций), в функциональные отделы, конечно, давало и даёт определённые преимущества:

  • (1) сотрудники получают возможность специализироваться в избранной ими профессии (группе функций) и, таким образом, выработать за счет обучения и опыта профессиональные навыки высокого уровня;
  • (2) вследствие централизации разных функций в крупные мега-функции или функциональные области деятельности появилась возможность оптимально уменьшить затраты  организации на выполнение работы в функциональных областях деятельности;
  • (3) труд стал более производительным и безопасным, так как  каждый теперь знает свое рабочее место, а также ту работу, которую он должен был выполнять, а за счет постоянного ее выполнения (тренинга) люди научились делать ее с меньшим количеством ошибок (затрат, травм) и быстрее;
  • (4) стало легче формировать организационно-функциональную структуру компании, изменять ее с целью увеличения результативности, экономичности и эффективности ее деятельности.

Таким образом,  современная компания (предприятие, организация) – это совокупность специализированных функциональных отделов, и в то же самое время – это деятельность по реализации бизнес-процессов, между которыми существует противоречие, если они не согласованы.

Существующее противоречие между организационно-функциональной структурой компании и ее бизнес-процессами порождает ряд проблем. Границы структурных звеньев часто представляют труднопреодолимые преграды для бизнес-процессов,  персонал отделов должен постоянно оставаться в пределах своих функциональных границ. При этом связи через границы структурных звеньев ограничены, а их сотрудники  выполняют только те функции, которые естественно находятся в области ответственности их подразделений. Каждое подразделение неизбежно стремится расширить область своего влияния с целью оптимизации уровня своих собственных показателей. Каждый отдел субоптимизируется  в области своей ответственности, что ведёт к конфликту целей и конфликту действий между разными отделами. В итоге конечный результат всей компании в лучшем случае является простой суммой результатов ее отделов и может быть ниже требуемого общеорганизационного результата. Типичные проявления слабых сторон организации с функциональным управлением, связанные с отсутствием процессного управления, легко обнаружить:

  • низкая конкурентоспособность продукции;
  • уход клиентов к конкурентам;
  • неконкуретноспособное время выполнения заказов клиентов;
  • большой поток жалоб потребителей, негативные отзывы потребителей о качестве продукции, анекдоты о продукции и жизни в компании;
  • необходимость постоянно заниматься разными согласованиями и  получением разрешений от высшего руководства;
  • стиль рабочего поведения персонала "не высовывайся";
  • чрезмерное количество уровней управления в организации;
  • очень много "бумаги" и управленческого шума (совещаний, заседаний, отчетов, планерок и т.п.).   

Этими болезнями страдали советсткие организации функционального типа с высоким уровнем централизации принятия решений и продолжает страдать огромное количество нынешних, только теперь в них за низкую конкурентоспособность "отдуваются" отделы продаж и подразделения выходной логистики.

По мнению Ф. Котлера, которое он изложил в своей книге «Десять смертных грехов маркетинга», применение только функционального управления в компании приводит к маркетинговой проблеме «Недостаточная ориентация на потребителя», признаками которой является доминирующее мнение персонала компании, что привлечение, обслуживание, удовлетворение потребностей потребителей – это работа и ответственность исключительно подразделений маркетинга и продаж.

Необученному и/или немотивированному руководству функциональных организаций (компаний, учреждений, предприятий, служб и т.п.) удобно организовывать свой персонал по отделам, выполняющим конкретные функции. Сотрудник научно-исследовательского отдела проводит свое рабочее время в лаборатории, а не с клиентами; технолог – в производственном цеху, а не с потребителями продукции компании; специалист по логистике – с торговыми представителями поставщиков или в кабинете за расчетами, а не с клиентами  своей компании; специалисты по финансам и бухгалтерскому учёту – с цифрами, а не с покупателями; юристы – с договорами, претензиями и судебными исками, а не с потребителями компании. На входе у такой компании стоит ее "лицо" - суровый охранник, задача которого "никого не пущать". Но это удобство, управленческий комфорт  и желание отгородиться от потребителей (посетителей) неизбежно вызывают опасные для чистой прибыли и денег, или репутации, следствия: низкую клиент-ориентацию, недовольство потребителей и их уход к более успешным конкурентам, если таковые имеются (вспомним услуги пассажирских железнодорожных перевозок), или недобрую народную молву или даже ненависть и презрение.

В результате сотрудники этих отделов (депармаментов, цехов, участков, бюро), естественно, считают, что отдел маркетинга и отдел продаж будет работать с клиентами в стиле "Как надо", или это вообще им "по барабану". Но ущерб отношениям с потребителями может нанести любое подразделение. Потребители недовольны плохим качеством и неподъемными ценами произведённой продукции или задержкой выполнения заказа из-за поломки оборудования или отсутствия запасов, а также, когда в документах содержатся ошибки. Компания при этом теряет клиентов, но  отдел маркетинга или продаж здесь ни при чем. В этом случае показано усиление горизонтальной координации деятельности подразделений компании с фокусом на удовлетворении потребностей клиентов за счет внедрения процессного подхода к управлению.

Зачем "акционерным" группам (владельцам, покупателям продукции, поставщикам, наемному персоналу, государству) организации необходимо внедрение процессного управления и систематическое улучшение своих бизнес-процессов? Затем, что дополнение функционального способа управления компанией  процессным управлением даёт следующие  преимущества:

  • (1) каждый бизнес-процесс имеет своего потребителя, и сосредоточение управления на каждом бизнес-процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей результатов бизнес-процесса;
  • (2) определение границ бизнес-процессов, а также поставщиков и потребителей, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;
  • (3) управление бизнес-процессами позволяет создать лучшие основания для контроля времени выполнения работ и расходования ресурсов;
  • (4) при назначении владельцев бизнес-процессов, ответственных за него, удаётся избежать распределения функций, полномочий и ответственности по фрагментам.

В результате компания с правильным процессным управлением «Как надо», дополнившим функциональное управление ею  "Как надо", отличается от подобной компании только с функциональным управлением в условиях конкурентной борьбы большим объемом чистой прибыли, постоянным наличием собственных свободных денежных средств, более высокой рентабельностью капитала, т.е. является более эффективной за счет лучшего сочетания результативности (доходов) и экономичности (затрат). В современной конкурентной борьбе побеждает наиболее эффективный, т.е. наиболее прибыльный как по абсолютному значению чистой прибыли, так и по рентабельности капитала.

Внедрение процессного подхода к управлению компанией – это дорогой и продолжительный проект улучшения управления компанией, требующий серьезных усилий и изменений от высшего руководства, но эффект значительно превосходит затраты на проект  и позволяет компании быть наиболее эффективной и конкурентоспособной в отрасли.

Наличие графических моделей бизнес-процессов «Как надо», что является одним из результатов проекта, позволяет:

  • обучать персонал исполнению деятельности в стиле «Как надо»;
  • помогает персоналу изменяться и научиться делать работу с получением требуемых результатов;
  • создает основу быстрого и точного  контроля исполнения на любом этапе;
  • создает основу компьютеризации, механизации и автоматизации правильной деятельности, а не хаоса, бардака,  управленческого шума, маркетингового безразличия к потребностям клиентов.

Что делать? Учиться, учиться и еще раз учиться! Правильному процессному управлению организацией, организации и выполнению проекта улучшения бизнес-процессов компании можно научиться, если пройти обучение по теме «Технология «Как надо» улучшения бизнес-процессов организации» индивидуально, в открытой группе или корпоративно  у  компании «Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова». Программа обучения, условия обучения, отзывы клиентов и возможность выдать заявку на обучение можно найти  на сайте компании (http://consulting-chii.com.ua/).

Автор: Чугунов Игорь Иванович
Компания: Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Обучение, знакомства, развлечение на тренинге!, Резонанс, коммуникативный центр
Имбилдинг для мужчин, Формула любви
ИМбилдинг и его исторические корни в сексуальной культуре Арабских стран, Формула любви
Уникальная психологическая модель личности - Эннеаграмма, EnneaUkraine
Преимущества работы с CRM системой, Академия успешных продаж SV Trade
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».