Исповедь проектного менеджера, или Что делать если вы решили стать руководителем проекта?

Я расскажу вам страшную историю своей жизни за последние полтора года. Сейчас я сижу в тихом баре, пью второй победный бокал любимого кампари и праздную. Праздную окончание своего проекта.

И в мыслях моих далеко не победа или ликование, а потерянное время и обретенные знания, которые я получил за эти полтора года.

Цена моей победы – успешный проект и достигнутые цели проекта, но почему я не получаю удовольствия от этого? Думаю о том, сколько бы времени я сэкономил, сколько ошибок я бы не совершил, если бы знал все заранее и, что называется, постелил соломку своей команде и себе. А еще думаю о том, что я был счастливее, когда радовался своим маленьким победам во время реализации проекта, чем сейчас, когда я достиг целей и успешно завершил проект.

Слышал, что в Израиле человека, который потерпел несколько неудач ценят больше, нежели менеджера, который единожды достиг успеха. Думаю, что это очень правильный подход, и это архиразумно, поэтому я и хочу рассказать вам историю своих неудач, чтобы вы не совершали моих ошибок и знали, где расставлены грабли.

Полтора года назад я был простым менеджером департамента продаж в процессной компании и жизнь моя была простой, понятной и предсказуемой. В один прекрасный день я, как обычно, пришел в 9 на работу и допивал свой утренний кофе, когда вдруг меня вызвал руководитель департамента продаж. Шеф предложил мне возглавить проект запуска нового направления в компании. На мой вопрос «Почему я?», – он ответил «Потому что ты можешь больше». Что я мог ответить в тот момент? Я сказал, что мне надо переночевать с этой мыслью и подумать.

Я слышал о проектных менеджерах, и в моем восприятии – это люди, которые прошибают головой стены. Естественно, проснулся я с единственной мыслью – зачем оно мне надо, моя голова мне дороже. Но червь сомнения уже поселился в моей голове, и пока я приехал на работу он уже съел половину мозга. Каково же было мое удивление от себя самого, когда в кабинете шефа я внезапно согласился, прыгнул в этот океан и стал руководителем проекта! Последующие полтора года я периодически проклинал этот день, но сейчас считаю, что меня в тот день озарило. Но обо всем по порядку.

Начало, то бишь, инициация

Передо мной стояла задача – через полтора года компания должна выпустить новый продукт, который вытянет компанию из финансовой ямы, в которую она мчалась во весь опор. Забыл сказать, мы производим шоколадки и прочие подсластители жизни, которые людям особо не нужны. Все у нас было хорошо, но наши шоколадки перестали покупать, потому что компания- конкурент запустила «шоколадки со смыслом». Говоря простым языком продажников - втулили своим потребилям смысл, что их шоколадки слаще и с первого кусочка дают ощущение сладкой жизни. Умно, конечно, но наши маркетологи не такие путевые, и мне теперь надо было расхлебывать это.

Наше новое направление должно быть крутым и рождать у покупателя новый смысл, который заставит их покупать шоколадку при каждом походе в магазин. На маркетологов особых надежд я не возлагал, но у меня был полный карт-бланш на лучшие кадры компании, и я взялся за работу. Первым делом, зная моих коллег, я собрал команду проекта по принципу «те, которые не будут мне мешать». Я думал, что так смогу воплотить все задуманное, рассчитывать только на свои силы и не бояться, что меня подставят перед руководством. Через полгода бесконечных совещаний, пустых разговоров и невзрачных идей, я оказался в той же точке, с которой начал, согласившись возглавить проект. В этот момент я снова вышел от шефа, который только что сократил команду моего проекта вдвое.

Я ничего не достиг за полгода. Как вы думаете, что я сделал после этого? Правильно. Плюнул на все и напился. Обновление верхней коры головного мозга после веселой оттяжки, скажу я вам, творит чудеса. Проснулся я с больной головой, но одной ясной мыслью – я все делаю совсем не так. Первое и главное, я должен понять причины своего неэффективного управления проектом, ведь результатов я не достиг. Почему я потерял полгода на разговоры, которые не имеют смысла? Почему моя команда и команда компании никак не взаимодействуют и живут разными жизнями? Почему на просчеты наших идей все руководители подразделений попросту забивают болт и никому ничего не надо?

Скажу вам честно, первая мысль была – виноваты все вокруг! И только потом я понял, что виноват я сам, потому что не оценил риски, не понял, что проект, это другое и его сложно вписать в компанию, которая привыкла мыслить процессами, и почему я не использовал мощь и заинтересованность своего шефа, для которого это новое направление намного важнее, чем для меня. А мой внутренний червь сомнения спросил только одно – как думаешь, почему тебя до сих пор не уволили?

Скажу искренне – день был жутким и неприятным. Всегда страшно признавать свои ошибки и осознавать цену, которую ты за эти ошибки заплатил. Но время было наконец-то проведено результативно. Первым делом, я взял организационную структуру нашей компании и параллельно нарисовал организационную структуру своего проекта. Наложил их другу на друга, и о чудо, все совпало и сложилось. Зная людей на должностях, я понимал, как с ними надо взаимодействовать, ведь я же так и оставался менеджером по продажам, хоть и был проектным менеджером по роли.

Я понял, что знаю, чего хочу, теперь мне надо было это четко сформулировать. Как я вычитал в одной книге по S.M.A.R.T., очень важно правильно сформулировать цели. Скажу честно, я потратил на формулирование целей два дня. Но теперь цели были выверены, достижимы, измеримы и так далее. Теперь я четко понимал, какая команда мне нужна. Я пошел к своему шефу, объявил ему, что он спонсор моего проекта и должен мне помочь выделить лучших людей в мой проект. На удивление, шеф был рад целям, допущениям и ограничениям моего проекта. И вообще я получил все, что хотел, плюс еще и похвалу, что наконец-то у проекта появился хозяин, то есть я – руководитель проекта. Что я мог сказать – круто!

С новой командой мы придумали классную идею: производить и выпускать шоколад, от которого не толстеют. Мой маркетолог, о котором я был весьма невысокого мнения, предложил на шоколадках размещать простые упражнения для борьбы с лишними килограммами. И вот я почувствовал почву под ногами – потрясающая идея есть, команда есть, остается только работать. Но самое невероятное было в том, что моего запала хватило для вовлечения всех людей в проект. Я был на седьмом небе и полным энергии и вдохновения. Сейчас я думаю, что еще не стал в тот момент руководителем проекта. Хотя тогда так себя оценивал.

Планирование, исполнение, мониторинг и управление проектом

Планирование – страшная штука. Скажу вам, что мой первичный план – это 10% от двадцатикратного пересмотренного плана реализации проекта. Скажу я вам по опыту, планирование проекта – это 99% его успеха после благословления спонсора. Это сейчас я знаю, что надо было прописать укрупненный план всех стадий проекта, а потом его детализировать. Это сейчас я понимаю, что надо было разложить этапы по жизненному циклу проекта, определить его содержание и выстроить ИСР. Тогда я об этом даже не догадывался. Но меня спасла идея, которая позволила мне не строить новые производственные линии, а благодаря изменению технологии – выпустить новый продукт – «шоколад без килограммов». Тот год, который я потратил на ежедневное исправление вчерашних ошибок, меня не отпускало ощущение, что земля уходит из-под ног, уж лучше бы я это знал изначально! Не буду вам рассказывать о матрице ответственности, графиках, бюджетах, которые все вылазят из своих берегов. Ах да, еще карта рисков – вообще хорошая штука, если ты знаешь, что это такое и как ей пользоваться. Карта рисков – и считай, ты в домике Весь этот арсенал есть у меня сейчас, поэтому я сижу и думаю, как это все собрать в одно, чтобы осознать и понять. А в моем проекте я всегда возвращался к планированию, уже исполняя его. Самое ужасное, что у меня появлялись новые и новые группы работ, о которых я не подумал изначально. Просто, очень быстро хотелось начать, не проработав реализацию и результаты проекта. Но главный вывод – оказывается плясать надо с конца, от результатов. Откровение, честное слово!

Завершение проекта

Сегодня мы получили первые результаты продаж нашего нового шоколада. Потребители счастливы, маркетологи рассказывают, что упражнения с этикеток перепечатывают женские журналы. Я же думаю о том, как сдать документы проекта, и при этом передать свой опыт другим руководителям проектов, которых в нашей компании теперь станет больше.

Я рассказал вам эту историю под названием «Управление проектом: от инициации до завершения» не просто так. Надеюсь вы сделаете выводы из моей истории и не допустите аналогичных ошибок. Конечно, я остановился только на самых крупных вехах и умолчал о проведении эффективных совещаний, о том, как наладить отношения со спонсором и многом другом. Но поверьте, быть проектным менеджером – это хорошо, жизнь сразу обретает краски…

А вам, вставшим на эту яркую, но нелегкую стезю проектного менеджера, советую пойти на практикум компании «Спайдер Украина» «Управление проектами: от инициации до завершения». По себе знаю, получить за два дня спрессованный опыт многих проектных менеджеров и системное понимание проекта – гораздо дороже двух дней вне проекта для обучения.

Успешных Вам проектов!

Всегда ваш, проектный менеджер.

P.S. История выдумана, и она действительно поверхностна и эмоциональна. Но ведь не зря существует поговорка в преферансе еще с советских времен «Знал бы прикуп, жил бы в Сочи».

Автор всегда ловит себя на мысли, что многие вещи, которые приходят с опытом, изменили бы определенные ситуации в работе и помогли сэкономить время, нервы, ресурсы. Пройти по жизненному циклу проекта и понять, как работает эта система – это тот плацдарм проектного менеджера, который представит хороший старт для будущих успешных проектов.