Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Страшное слово «хронофаг» или «Борьба с поглотителями времени»

В бизнесе проблема нехватки и неконструктивного использования временного ресурса – особенно остра. Недаром этот феномен оброс множеством советов борьбы с ним, методик и породил целую бизнес-науку – тайм-менеджмент.

Как часто мы задумываемся над тем, чем для нас является такая удивительная субстанция, как время? Другом, помощником, врагом, учителем, черной дырой, в которой растворяются деньги, друзья, дела или чем то еще? В любом случае, каждый из нас периодически сталкивается с тем, что и дома, и на работе времени то в избытке и не понятно, как им распорядиться, то катастрофически не хватает. В бизнесе проблема нехватки и неконструктивного использования временного ресурса – особенно остра. Недаром этот феномен оброс множеством советов борьбы с ним, методик и породил целую бизнес-науку – тайм-менеджмент! Ведь от того, насколько мы укладываемся в deadline, зачастую зависит деловая репутация не только нас лично, но и компании в целом.

Что же мешает нам на рабочем месте все успевать и придерживаться нами же установленных сроков? Оказывается, существуют такие мелкие, но прожорливые существа, как хронофаги (от др.-греч. χρόνος — время и φάγομαι — буду, есть) – поглотители (пожиратели) нашего с вами рабочего времени. Они давно уже стали нашими невидимыми спутниками и потихоньку отгрызают секунды и минуты от наших с вами драгоценных временных ресурсов.

Как же они выглядят? Как их распознать, остановить и по возможности начать использовать себе во благо. Поговорим об этом. Итак, поглотители, в зависимости от того, сколько времени они могут отнимать, бывают крупные и мелкие. К основным крупным временным поглотителям на рабочем месте можно отнести:

1. Прокрастинация – постоянное откладывание «на потом».
Возможно, не всем известно слово прокрастинация (англ. Procrastination – задержка, откладывание), но наверняка большинство из нас хотя бы раз в жизни сталкивалось с этим явлением. На практике прокрастинация проявляется в том, что человек, осознавая необходимость выполнения вполне конкретных важных дел (например, должностных обязанностей), отвлекает свое внимание на различные бытовые мелочи, незначительные механические рабочие процессы, развлечения и тому подобное. Психологи считают, что это явление связано с тревогой, возникающей при начинании либо завершении каких-либо, кажущихся сложными либо неприятными задач, принятием решений. Настоящей проблемой прокрастинация становится, когда превращается в «нормальное» рабочее состояние. Обычно сотрудник, поддавшийся этому недугу, постоянно все важное откладывает «на потом», а когда оказывается, что все сроки уже прошли, либо просто отказывается от запланированного, либо пытается сделать всё отложенное «рывком», за нереально короткий промежуток времени. В результате дела или не выполняются, или выполняются некачественно, с опозданием и не в полном объёме.

2. Выходы в интернет, не связанные с работой.
Следующим поглотителем времени, отнимающим огромное количество времени, является, конечно же, всеми нами любимый интернет! Согласно данных исследования о интернет-зависимости, проведенного в 2012 году социологами, 64% работников в рабочее время пользуются интернетом в личных целях. Еженедельно на социальные сети, новостные порталы, онлайн-игры, шопинг, личную переписку и прочие увлечения каждый из них тратит от 1 до 10 часов. Конечно же, с точки зрения эффективности труда эта статистика не особо утешительна. Причем, зачастую, мы прекрасно понимаем то, что занимаемся пустой тратой времени, но изменить что-то и избавиться от сетевой зависимости – зачастую под силу немногим.

3. Неэффективно проводимые совещания, планерки и прочее.
Еще одна группа поглотителей, съедающих наше с вами время, это всевозможные совещания, планерки, обсуждения и тому подобные рабочие мероприятия. Казалось бы, как еще спланировать совместную работу и решить рабочий вопрос, в котором заинтересовано несколько сторон, как не обсудив его совместно? В целом, сама по себе процедура обсуждения может быть довольно конструктивной и полезной. Но! На практике трудно провести совещание в режиме оптимального соотношения время/эффективность. Чаще всего, для тех, кто принимает в них участие львиная доля времени проходит впустую. Если вернуться к статистике, то 91% респондентов во время совещаний в той, либо иной степени предаются мечтам и размышлениям на отвлеченные темы, 73% – занимаются личными делами, а 37% даже умудряются вздремнуть. К этой же группе поглотителей можно отнести и часть деловых встреч. Нередко встречи проводятся исключительно «для галочки», чтобы отчитаться и не приносят никакой пользы компании.

4. Разговоры с коллегами «в курилке».
Разговоры с сослуживцами на самые различные отвлеченные темы также относятся к основным поглотителям времени на работе. Нередко случайная встреча на кухне или возле кулера может перерасти в получасовую беседу о хорошо проведенных выходных, поездках, погоде и пр. Исключение такого рода разговоров – один из самых простых и надежных способов сэкономить время на продуктивные рабочие процессы.

Помимо глобальных пожирателей времени нас окружает также множество мелких, незаметных и трудноуловимых. Как правило, для того, чтобы их выявить, необходимо события хотя бы одного из рабочих дней расписать поминутно. Лучше даже проделать эту процедуру на протяжении недели. В этом случае, можно будет выделить те занятия, которые регулярно повторяются, к работе не относятся, но в сумме отнимают приличное количество времени. В этом списке, скорее всего, вы обнаружите:

1. Поиск необходимых электронных документов в многочисленных папках на вашем компьютере и среди электронных писем. Конечно же, есть люди абсолютно четко знающие, что и где у них находится на различных дисках. Большинству же понадобится время, чтобы вытащить из небытия какой-нибудь двухгодичный документ, неожиданно понадобившийся.

2. Телефонные разговоры, как входящие, так и исходящие. И это не только отвлекающие от дела личные звонки. Так, например, для отделов, в чьи непосредственные обязанности входит совершение ежедневно большого количества исходящих звонков, играет роль даже то, насколько правильно настроена офисная АТС, клавишный ли телефон используется, либо программный и прочее. Казалось бы, насколько существенна экономия в 5 секунд на каждом из звонков? Но, если умножить эту цифру на 200-300 звонков в день мы получим 25 минут, что в общей сложности в неделю составит почти 2 часа рабочего времени.

3. Перекусы на рабочем месте, чай, кофе и прочие прелести офисной жизни. Конечно же, я не призываю к тому, чтобы все полностью перестали себя баловать разными напитками, конфетами, печенюшками и прочим. Главное – не злоупотреблять этим и не использовать в качестве минутного ухода от выполнения менее приятных профессиональных обязанностей.

4. Неумение использовать удобные функции офисных программ оптимальным образом. Так, многие сотрудники не умеют пользоваться быстрыми клавишами, не знают большинства простых и удобных функций Excell, Word и других приложений, с которыми они работают, теряя при этом драгоценные минуты на выполнение большинства процедур слишком сложным путем.

5. Беспорядок на рабочем столе, который зачастую приводит к тому, что невозможно быстро обнаружить срочно понадобившийся документ, либо важный номер телефона и так далее

Мы перечислили только самые распространенные поглотители времени, но все индивидуально и на практике этот список гораздо больше, т.к. они могут принимать самые неожиданные формы и виды.

Каким же образом бороться с поглотителями? Имеет ли смысл пытаться их преодолеть? Возможно ли, чтобы рабочие процессы перестали находиться в зависимости от них, приручить и научиться ими управлять? Конечно же, нет ничего невозможного! Но задача эта все-таки носит более индивидуальный характер, чем общественный. Ведь очень сложно, а зачастую невозможно только извне заставить человека быть аккуратным, целеустремленным, собранным. Итак, каким образом возможно перевести время теряемое в разряд полноценно рабочего?

В первую очередь – ничто не отвлечет от запланированных дел правильно мотивированного человека. Причем, в том, что касается впустую потраченного времени, играет роль как внешняя, корпоративная мотивация, так и внутренняя. Для того чтобы использовать каждый момент жизни с пользой для себя, каждому необходимо прислушаться к себе, своим настоящим желаниям и задуматься о том, что именно помогает их скорейшему достижению, а что только оттягивает момент реализации. В этом случае, многие из вышеперечисленных поглотителей станут незначимыми и сами собой и прекратят свое существование. С остальными же возможно бороться при помощи некоторых приемов тайм-менеджмента.

Неплохо, например, начать с хронометража, о котором уже упоминалось выше, и выяснить, что представляют собой поглотители времени каждого из сотрудников. Таким образом, возможно предварительно настроить человека на выявление хронофагов и борьбу с ними. Главное, не переусердствовать, не слишком доверять сухим цифрам, таблицам, отчетам и не требовать, чтобы это отнимало слишком много времени. Во многих украинских компаниях ведение тайминга становится само по себе уже серьезным поглотителем времени, а к желаемым результатам не приводит, так как люди очень быстро учатся обходить жесткие временные рамки, продолжают тратить время впустую и при этом использовать отчеты как прикрытие.

Человека необходимо убедить в том, что использовать время эффективно – приятно и полезно. Как только он увидит, сколько его времени «сгорает» впустую, то с большой вероятностью захочет исправить ситуацию. И здесь на помощь может прийти так называемый Stop Doing лист. Стоп лист представляет собой список тех дел, которые необходимо прекратить делать. В этом случае очень удобно использовать результаты хронометража, в ходе которого были выявлены поглотители времени. Они и будут вноситься в стоп лист в первую очередь.

Например: было обнаружено, что самым серьезным поглотителем времени является времяпрепровождение в Facebook. В Stop Doing лист в этом случае необходимо записать: «перестать заходить на Facebook в рабочее время». И при этом обязательно выделяете время для того, чтобы ограничение не было слишком болезненным. Например: «время для Facebook: пятница с 21 до 22» 

Если основной поглотитель времени – общение с коллегами. В stop doing листе будет запись: «Перестать обсуждать футбол с сотрудниками». Невозможно полностью отказаться от общения? Есть вариант решения проблемы: выделить один день в неделю для похода совместно в спортивный паб после окончания рабочего дня.

Имеет смысл задать настрой на то, чтобы сотрудник всегда держал фокус внимания на своих целях в жизни. Человек, который знает, чего он хочет и к чему стремится, не захочет тратить время на дела, которые отдаляют его от желаемого. С точки зрения специалиста по развитию персонала, очень важно помочь человеку определить цели и правильно расставить жизненные приоритеты. Дать возможность понять, что произойдет, если он не избавится от хронофагов, какие потери при этом понесет, начиная от материальных и заканчивая здоровьем и возможностями.

Автор: Наталья Макеева для «Управление персоналом» - Украина, №6 (237)

Компания: Golden Staff (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Названы самые инновационные компании мира, IT Education Center
12 причин никогда не сдаваться, Школа лидерства, образовательный проект
Эффективное управление отделом продаж. Отдел продаж своими руками, Национальный, бизнес-центр
Управление продажами, основные тенденции, Национальный, бизнес-центр
Газета «Консультант Кадровика», № 2 (134) 2017, Професійні видання
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».