Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Бои по правилам за HR-бюджет

Бои по правилам за HR-бюджет

Составление бюджетов относится к компетенции финансовой службы предприятия. И можно долго мечтать о времени, когда руководители предприятия и финансовая служба начнут рассматривать затраты на персонал, как инвестиции в моменты утверждения бюджетов.

«…Ну а что, если мы сейчас чуточку проверим твои знания? – продолжала она.
- Ты ведь большая девочка и кое-что уже, верно знаешь. Может, мы начнем с арифметики? Ну, Пеппи, ты можешь мне сказать, сколько будет 7 плюс 5?
Пеппи удивленно и недовольно взглянула на нее, а потом сказала: - Нет уж,если ты сама этого не знаешь, не думай, что я собираюсь тебе подсказывать!» («Пеппи Длинный Чулок» Астрид Линдгрен)

Обычно на предприятиях применяется один из двух подходов к составлению бюджетов по управлению персоналом: первый подход – общая сумма расходов на персонал спускается менеджеру по персоналу руководством компании или финансовым директором и HR-специалисту нужно распределить эту сумму между статьями расходов на персонал; второй подход заключается в том, что HR-директор сам рассчитывает необходимый бюджет расходов на персонал и потом защищает его перед руководством и бюджетным комитетом предприятия. Естественно, второй подход более продвинутый и предполагает более высокий уровень компетенции руководителя отдела управления персоналом. Кроме того, составление бюджета HR-подразделения помогает наметить и контролировать выполнение средне- и долгосрочных целей в стратегии развития компании, а также поднять эффективность работы сотрудников, оптимизировав при этом расходы на их обучение и мотивацию, а это уже означает полноценное участие HR-специалиста в стратегическом планировании.
Для того, чтобы эффективно защитить бюджет, и не растеряться в ситуациях «будем урезать и экономить» для «оптимизации затрат и повышения EBITDA», HR-руководителю необходимо научиться разговаривать с руководством и финансовым директором на том языке, который им более всего понятен – языке цифр (желательно в денежном измерении). Как это делать? Рассмотрим на примере.
Предприятие является региональным дистрибьютором напитков. В штате предприятия 100 человек, из которых 50% - это сотрудники отдела продаж, остальные 50% - сервисные подразделения (транспорт, склад, закупки) и администрация (маркетинг, бухгалтерия, IT, отдел персонала секретариат). Фиксированная часть заработной платы в среднем составляет 1000 грн. Переменная часть торгового отдела зависит от объема продаж – 2% при выполнении плана. Остальные сотрудники получают премию из прибыли предприятия при выполнении всем предприятием плана по продажам и выполнении соответствующим подразделением плана по затратам. Премиальный фонд – 5% от прибыли. Нормативная величина прибыли – не ниже 25%.
Предприятие планирует увеличить объем продаж на 20% по сравнению с прошлым годом, когда продажи достигли величины 12 000 000 грн. в год за счет увеличения клиентской базы и ассортимента. Отдел продаж планирует увеличить численность на 20 человек. Кроме того, руководитель видит необходимость для улучшения координации в логистике взять директора по логистике, подчинив ему три подразделения (закупки, транспорт и склад).

Составление бюджета заработной платы

1.Планируемая численность персонала в отделе продаж должна составить 60 человек (а не 70, как планирует увеличить численность отдел продаж) с учетом планов предприятия по увеличению объемов продаж на 20%. Сегодняшний объем продаж 12 000 000 грн. получен усилиями 50 человек отдела продаж. На выполнение планового объема продаж в 14 400 000 грн., нам необходимо 60 человек (14 400 000*50/12 000 000);
2.Плановый фонд заработной платы при условии выполнения планов и достижения целевых значений по прибыли составит 579 000 грн. (111 чел.(60+50+1)* 1000 + 2% от 14 400 000 + 5% от 25% от 14 400 000).

Составление бюджета обучения персонала

По результатам оценки прошлого года выявлена необходимость в повышении уровня базовых компетенций для 60% всех сотрудников. По одной специальной компетенции необходимо повысить уровень для 30 человек и по различным специальным компетенциям необходимо повысить уровень для 7 человек предприятия. По статистке прошлых периодов увеличение на 1 гривну затрат на обучение приходилось 200 гривен увеличения дохода. Стоимость внешних корпоративных тренингов – 2 дня – 15000 гривен, открытых – один человек – 1500 грн.
В штате отдела персонала, кроме менеджера по персоналу, находится внутренний тренер, который совмещает работу по рекрутингу (прежде всего, отдела продаж и логистики). Обычно на одного сотрудника предприятия приходится в среднем 240 часов обучения внутренним тренером в год. Затраты на 1 час обучения 1 человека составляют 20 гривен. В среднем за год у внутреннего тренера бывает 6 трехдневных командировок. Средние расходы на один день командировки – 1000 гривен.
3.Затраты на внутреннее обучение составят 288 000 грн. (60 человек240 часов20 грн.);
4.Затраты на командировки внутреннего тренера 18 000 грн. (6 командировок 3 дня 1000 грн.);
5.Затраты на внешнее обучение – 2 группы (30 человек/15 человек)15000+7 человек1500 грн. = 40500 грн.;
6.Всего затрат на обучение 346500 грн. Но это без учета планов по увеличению объемов продаж. Если учесть, что на 1 гривну затрат на обучение приходилось 200 гривен увеличения дохода, а мы собираемся увеличить объем продаж на 2 400 000 грн., соответственно нам нужно дополнительно на обучение потратить 12 000 грн. (2 400 000/200).

Составление бюджета на подбор персонала

Опыта подбора директора по логистике пока у внутреннего тренера нет. Стоимость подбора у внешней рекрутинговой компании – 7000 грн. Средняя текучесть кадров составляет 10% и приходится в основном на отдел продаж. Затраты на закрытие одной вакансии своими силами с учетом времени работы и стоимости часа работы внутреннего тренера составляют 800 грн.
7.Затраты на подбор директора по логистике – 7000 грн.;
8.Затраты, связанные с текучестью кадров 4 800 грн. (10% текучести в коллективе из 60 человек*800 грн.)

Составление бюджета корпоративных мероприятий

Раз в квартал региональные менеджеры собираются для проведения квартальных отчетов и в их приезд обычно проводиться корпоративный чемпионат по футболу. На одно такое мероприятие в среднем расходуется 2000 грн. Также в компании принято отмечать Новый год и день рождение компании. Средний бюджет одного мероприятия – 10000 грн.
9.Затраты на отчетные мероприятия – 4*2000 грн. = 8000 грн.
10.Затраты на корпоративные праздники – 2*10 000 грн. = 20 000 грн.
Остальные прямые затраты отдела персонала в расчете на 1 сотрудника отдела персонала (а их у нас 2) составляют 12000 грн. в год.
Также руководителем поставлена задача по увеличению мотивации сотрудников предприятия на 5%. Проведение опроса и расчет индекса мотивации по прошлым периодам показывает, что на увеличение на 1% индекса мотивации предполагает увеличение расходов на персонал на 0,25%.

Таблица 1

(К сожалению бюджет плохо видно,всем желающим готовы отправить в електронном виде)
Если руководитель службы персонала предприятия «вооружен» всеми расчетами и аналитикой, хотя бы в таком объеме (понимая, что часть данных, которые использовались в примере, либо упрощены, либо анализ остался «за кадром»), вероятность урезания бюджета «с потолка» минимальна. Так как каждая попытка уменьшить сумму расходов, приведет к сокращению либо конкретной статьи (какой? и почему?), либо к тем параметрам, на основе которых она рассчитывалась (например, норматив численности торгового персонала, норматив затрат на обучение персонала для увеличения объема продаж и т.д.). И обратите внимание, что в позиции «защиты» и «обоснования» своих решений будет уже находиться не HR, а руководитель предприятия или руководитель финансовой службы. Роли поменялись. Желаем удачной защиты бюджета!

Автор: Пестрецова-Блоцкая Ольга
Компания: ТОТ, центр бизнес-технологий (все статьи компании)

Комментарии

Евгения | 02.08.2011, 15:32
Спасибо огромное, очень полезная статья.
Вероника, Софарма | 11.11.2011, 09:26
Пожалуйста, отправьте мне бюджет в эл. виде. Спасибо большое.
Вероника, Софарма | 11.11.2011, 09:27
e mail: anison@bk.ru )
Наталья | 17.10.2012, 15:02
если бы Вы и мне выслали пример расчетв в ел.виде была бы очень признательна natalia.maltseva@schalleraustria.com
Екатерина, Sigma | 25.04.2012, 16:29
Пожалуйста, пришлите и мне бюджет на e mail: loveinmylife7fortune@yandex.ru
Заранее спасибо!
ООО Запорожметалл Холдинг | 22.05.2012, 14:48
Пришлите, пожалуйста, прмер расчета бюджета.
Центр бизнес-технологий ТОТ | 22.05.2012, 15:16
Спасибо за интерес к статье, укажите Ваш e-mail или номер факса.
Также можете отправить тестовое письмо на sales@tot.com.ua и мы отправим Вам таблицу.
Елена | 22.10.2012, 19:45
Отправьте пожалуйста пример расчета бюджета
Анна, ЦБТ ТОТ | 23.10.2012, 09:45
Елена, напишите свой e-mail или отправьте тестовое письмо sales@tot.com.ua
Елена | 23.10.2012, 10:03
sweet8606@mail.ru
Ирина | 12.11.2012, 15:57
Отправьте, пожалуйста на ip3004@yandex.ru
Сергей | 27.12.2012, 12:57
И мне, пожалуйста, отправьте.
hr@zlagoda.biz
Спасибо!
Наталия | 15.11.2013, 10:51
Очень полезная информация. Спасибо. Пожалуйста вышлите бюджет по адресу: n.samoylenko@nicmas.com Зараннее благодарна
Наталья Шаллер | 15.11.2013, 11:34
пожалуйста вышлите мне в электронном виде. буду очень благодарна. Спасибо nataliia.maltseva@schalleraustria.com
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Совершенство, но не перфекционизм, Красноречие, тренинговая компания Елены Почуевой
Константин Галюк на конференции «Алгоритмы успеха», Makers game group, академия игры
Как выбрать репетитора?, TRN.ua
Чем «грозит» компании оптимизация бизнес-процессов?, Группа финансовых решений
ГИД рекрутера, Softengi training center
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».