Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

О бедном проекте замолвите слово…

О бедном проекте замолвите слово…

Тема эффективных коммуникаций в проекте волнует многих менеджеров проектов. И это правильно. Не правильно – это относиться к коммуникациям «по остаточному принципу», а игнорировать коммуникации – прямая дорога к фиаско проекта и его руководителя.

В подтверждение сказанному, хочется привести реальный случай, связанный с аудитом проекта чуть более годичной давности.

Итак, аудит. Вообще-то, в проектном менеджменте аудит – это структурированная независимая проверка соответствия процессов хорошим практикам, имеющая целью найти области для улучшения процессов проекта и оказать помощь по внедрению таких улучшений. С любой стороны – затея позитивная. В нашем же случае, аудит проекта был заказан мажоритарным акционером небольшого продовольственного холдинга несколько с иной целью. По его мнению, проект внедрения информационной системы (ERP) зашел в тупик, и перед закрытием проекта мы должны были разобраться, кто из его участников в какой степени был виновен в потере немалых инвестированных в проект денег.

Мы представляли, что результаты аудита могли быть использованы для кадровых решений и тяжбы с подрядчиком, поэтому отнеслись к предложению настороженно. Как условие нашего ответа на предложение провести аудит, мы оговорили возможность предварительно пообщаться с несколькими ключевыми участниками проекта.

Первое же интервью показало высокий уровень эмоциональной агрессии к команде подрядчика со стороны Главного бухгалтера холдинга. При этом, все обвинения сводились к известным формулировкам: «они некомпетентны», «их система не работает», «наши замечания игнорируются» и «там все неправильно». Руководитель внедрения со стороны заказчика говорил неохотно, жаловался на саботаж своих коллег, на отсутствие поддержки «сверху» и, по всей видимости, уже представлял себя в поисках другой работы. Официальный спонсор проекта, финансовый директор, всего месяц, как работал в компании, и ему явно было не до наших вопросов. В целом, все вполне типично для умирающего проекта.

Совершенно не такое однозначное ощущение сложилось при общении с руководителем проекта от подрядчика. С одной стороны, он также жаловался на сопротивление персонала холдинга, отсутствие поддержки и нежелание принимать необходимые решения руководством. С другой стороны, он был уверен, что проект собираются закрыть безосновательно и даже продемонстрировал нам актуальный план-график.

Согласно текущему статусу, работы по проекту продвигались с небольшим отставанием, впрочем, не мешающим с начала следующего квартала приступить к очередной фазе — опытной эксплуатации системы. К своему удивлению, мы выяснили, что статус проекта обсуждается не чаще одного раза в месяц на совещаниях у спонсора. По словам руководителя проекта, такое обсуждение, как правило, сводится к высказыванию жалоб и обвинений в адрес его команды со стороны руководителей подразделений холдинга.

Выслушав стороны, мы все же решились на полноценный аудит проекта. Первый же день общения с широким кругом участников проекта утвердил нас в первом впечатлении, что заказчик рано собрался хоронить этот проект. Да, проект испытывал серьезнейшие проблемы, причины которых лежали вовсе не в области разработки информационной системы. Проблемы проекта, которые едва не привели к его закрытию и потере инвестированных ресурсов, заключались в неадекватных ожиданиях заинтересованных сторон и были следствием отсутствия в проекте должных коммуникаций.

Изначально, руководители проекта со сторон заказчика и подрядчика, будучи хорошими специалистами предметной области, направили свои усилия туда, где им было комфортно: в разработку информационной системы. О коммуникациях проекта как-то особо и не задумывались. А потом, когда началось организационное сопротивление, и вовсе было не до коммуникаций, все время и энергию поглощало решение проблем и «продавливание» проекта на фоне растущего сопротивления. Все, как в притче о нехватке времени, чтобы наточить лопату.

Показательно, что еженедельные статус-отчеты, которые по началу все же рассылались, были основаны на шаблоне внутреннего отчета компании – подрядчика. Так было проще, чтобы не готовить два разных документа. Вот и приходили в почту тому же Главному бухгалтеру какие-то номера требований, модули, трудозатраты и прочие технические аспекты разработки. В последствии, получатели отчетов на стороне заказчика перестали их просматривать, поскольку ценная для них информации там либо отсутствовала, либо терялась среди непонятных деталей. Так была потеряна самая элементарная, но и самая обязательная часть коммуникаций проекта.

Второй день мы потратили на обоснование своих выводов и разработку рекомендаций. В итоговой презентации, подготовленной вместе с руководителями проекта от двух его сторон, мы показали документально подтвержденный статус проекта и рекомендовали продолжать его выполнение согласно плану. Все наши дальнейшие рекомендации в своем большинстве касались восстановления эффективной системы коммуникаций проекта на основе соответствующего плана. Предстоящая фаза опытной эксплуатации информационной системы предполагала активное взаимодействие заинтересованных сторон проекта, и без налаженных коммуникаций ее успех был бы сомнительным.

Сказать, что у руководства холдинга был шок от наших выводов, это ничего не сказать. Мы далеки от мысли, что дело обошлось вовсе без «оргвыводов», но наши рекомендации были приняты, проект был продолжен и насколько нам известно, завершился вполне успешно.

Мы привели эту историю для того, чтобы напомнить о роли коммуникаций в достижении проектом успеха, как и в успешности самого руководителя проекта. Существует мнение, что планомерные коммуникации – это удел очень больших проектов. Отчасти это так, но это далеко не вся правда. Критическим фактором успеха планомерные коммуникации будут для следующих категорий проектов:

  • Большие по числу участников проекты, включающие десяток и более заинтересованных сторон,
  • Продолжительные проекты любого масштаба, длящиеся полгода, год и более,
  • Проекты любого масштаба, предполагающие изменение корпоративной культуры или привычного образа жизни и деятельности людей.

В дальнейших публикациях мы дадим рекомендации и опишем приемы выстраивания эффективных коммуникаций для проектов, относящихся к любому из приведенных типов.

Автор: Плахов Юрий
Компания: ТенСтеп Украина (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Совершенство, но не перфекционизм, Красноречие, тренинговая компания Елены Почуевой
Константин Галюк на конференции «Алгоритмы успеха», Makers game group, академия игры
Как выбрать репетитора?, TRN.ua
Чем «грозит» компании оптимизация бизнес-процессов?, Группа финансовых решений
ГИД рекрутера, Softengi training center
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».