Размышления о таймменеджменте. Размышление третье: «Кто я? Где я? И что я делаю?»

Мы с вами продолжаем говорить о приоритетах. И сегодня я предлагаю поразмышлять непосредственно о том, что же такое приоритет, и как научиться выстраивать приоритеты.

Деловая притча

Однажды ученик спросил Учителя:

— Учитель, подскажи, что делать: мне никогда ни на что не хватает времени!Я разрываюсь между несколькими делами и в результате не выполняю достаточно хорошо ни одного из них… 

— Это случается часто? — поинтересовался Учитель. 

— Да, — сказал ученик, — мне кажется, что гораздо чаще, чем у моих коллег.  

— Скажи, а в туалет ты в этих случаях ходить успеваешь?  

Ученик удивился:

 — Ну да, конечно, но почему ты спросил об этом?  

— А что будет, если не сходишь?  

Ученик замялся:  

— Ну, как это «не сходишь»? Это же потребность!..  

— Ага! — воскликнул Учитель. — Значит, когда желание есть и оно действительно большое, ты на него время всё-таки находишь…

Добрый день, дорогие мои!
Мы с вами продолжаем говорить о приоритетах. И сегодня я предлагаю поразмышлять непосредственно о том, что же такое приоритет, и как научиться выстраивать приоритеты.Приоритет – (лат. Prior – первый, старший) понятие, показывающее важность, первенство. Например, приоритет действий определяет порядок их выполнения во времени. (Википедия)

Порядок выполнения дел во времени… Это как раз то, что нам нужно.

Откуда же он возьмется, этот порядок? Ну, во-первых, из целеполагания. Я говорю о нескольких ваших крупных целях, из которых вытекают цели чуть поменьше, потом – еще более мелкие и т.д. Если  вас есть цель, вы обычно знаете, что вам нужно, чего не нужно и что нужно делать в первую очередь.
Ну, что делать с целями мы с вами более или менее разобрались в прошлом размышлении. С целями рекомендую разбираться всегда, это та «печка», от которой нужно «плясать» :)

Следующая важная составляющая в определении приоритетов – наличие у вас ресурсов для выполнения ваших целей.  Предположим, у вас на ближайшую субботу прямо с утра намечена перестановка мебели в квартире. И наряду с более или менее легкой мебелью вам нужно передвинуть тяжелый платяной шкаф. Шкаф очень тяжелый, и можно просто надорваться, т.е. ваших личных ресурсов на это дело явно не хватит. Еще предположим, что у вас есть приятель, сильный, молодой мужчина, который живет в соседнем подъезде. И если вы позовете его на помощь, он не откажет – придет и поможет. Только вот незадача – вы запланировали перестановку мебели на утро субботы, а он в субботу как раз работает, и может вам помочь только после пяти вечера.  «Ну, здесь все ясно – скажете вы, - нужно всю мебель, кроме тяжелого шкафа переставить до пяти, а в пять вечера придет с работы приятель и поможет передвинуть шкаф.»

Я привела в пример очень простую и понятную ситуацию – в смысле расстановки дел по приоритетам, учитывая собственные (да и чужие) ресурсы. А как часто мы, не подумав о ресурсах, бросаемся делать дело – «главное – начать, а там – видно будет»… Потом выясняется, что у нас не хватает времени, собственных физических сил, творческих мыслей, вдохновения … а дело начато, и… брошено…  Подумайте, сколько у вас на сегодня таких брошенных дел,  сколько у вас «долгостроя»? «Гладко было на бумаге, да забыли про овраги», «Хотели, как лучше, а получилось, как всегда», «Ничего не стоит дольше временного»- так говорит  народ  о подобных ситуациях (эти пословицы не только о ресурсах, но и о них в том числе).

Дела лежат недоделанные, путаются под ногами, вызывая у вас не самые лучшие эмоции – стыд и чувство вины. Эти неприятные чувства  будут еще сильнее, если вы не просто для себя начинали это дело, а кому-то что-то обещали.  Вы начинаете избегать встреч с этим человеком, придумываете оправдания…

Вам это надо? Нет?
Тогда постарайтесь запомнить:

Важная мысль 8. Прежде, чем браться за дело, оцените имеющиеся у вас ресурсы – это поможет вам лучше определить приоритетность дела или задачи.
Еще одна немаловажная составляющая для определения приоритетности – важность и срочность дела.Что же это за критерии такие?

Давайте снова заглянем в словари:
Важность.

Важно  наречие. Оценка какой-либо ситуации, чьих-либо действий как имеющих большое значение, заслуживающих особого внимания. (Толковый словарь русского языка под редакцией Т. Ф. Ефремовой)Происходит от прилагательного важный , из польского ważny — то же, от waga , из немецкого wage «весы » (Википедия)
 Значит, ВАЖНОСТЬ – это то, что больше «важит» (весит) для вас, то, что для вас главнее, весомее, то есть … важнее.Важное дело, как правило, напрямую связано с вашими «крупными» целями. Либо ведет к их достижению, либо устраняет препятствия на этом пути.

Срочность. Срочность -  ограниченность сроком. Обязательность выполнения к определенному сроку, в короткий срок. Необходимость быстрых действий; безотлагательность, спешность . (Ефремова Т.Ф. Толковый словарь русского языка.)
 Происходит от существительного срок , далее от праславянской формы, от которой в числе прочего произошло древне-русское и церковно-славянское «сърокъ». Первоначально: «соглашение»; в древне-русском «съреку» - условливаюсь, договариваюсь.  (Википедия)
Выходит, что СРОЧНОСТЬ – это то, что ограничено сроком. Срочное дело нужно сделать к определенному времени (сроку), иначе оно потеряет всякий смысл.

Многие знакомы с «Окном Эйзенхауэра», эффективным инструментом управления временем. Его разработал для себя в середине XX века генерал Дуайт Эйзенхауэр, будущий президент США.Эта технология помогает определиться с приоритетностью вашего дела и в долгосрочной перспективе стать более организованным.
Он как раз и предложил оценивать дела по двум критериям - важность и срочность, и получил такую картинку:
 Для того, чтобы начать работать с этой технологией, Вам нужно сначала написать список дел. Пишите все дела подряд, разбираться будем вместе с Эйзенхауэром )))
Написали? А теперь оцените каждое дело по двум критериям – важность и срочность.

Можно ставить определенные отметки в вашем списке рядом с этими делами, например, несрочные и неважные назовем нС/нВ, срочные и неважные  - С/нВ, несрочные и важные – нС/В, и, наконец, срочные и важные – С/В. Если же Вы – творческий человек и вам больше нравится наглядная информация, напишите все свои дела на стикерах – по одному делу на один стикер. После этого возьмите большой лист бумаги, нарисуйте на нем «Окно Эйзенхауэра». И теперь просто берите в руки стикеры по одному, решайте, насколько оно для вас срочное и важное и наклеивайте стикер в соответствующий квадрант.  А теперь давайте подробнее рассмотрим, какие же дела «гнездятся» в этих квадрантах, и как к ним (делам) правильно относиться.

Дела несрочные и неважные.Несрочные и неважные дела можно отложить. Они могут «испариться» сами (может быть, их кто-то сделает за вас J), а могут со временем «перекочевать» в одну из остальных трех категорий. Если у вас в этот квадрант попало очень много дел, стоит задуматься: свои ли дела вы делаете, свою ли жизнь живете… Еще возможен вариант, что вы написали дела на 10 лет вперед J Тогда их точно можно отложить.

Дела несрочные и важные.Несрочные и важные – это оооочень интересные дела… Частенько это дела, выполнение которых нам не доставляет особой радости, которые мы сами откладываем (они могут быть как большими, так и маленькими) – сходить к стоматологу, убрать в шкафу, отремонтировать дверную ручку или протекающий кран – это все  не срочно, можно сделать в течении месяца, а то и позже… И мы ходим целый месяц, держа в голове это не очень приятное «нужно сделать», подавляя неприятные ощущения, иногда страх и очень часто чувство вины. Вместо этого лучше задайте себе вопрос: «что я получу, если сделаю это поскорее, и что я не получу (какая большАя неприятность меня ждет), если я этого не сделаю?» Мудрый Брайан Трейси свою книгу о таймменеджменте назвал «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!»  Ну, конечно, он не призывает есть настоящих лягушек :) «Лягушка» - это не очень приятное, или даже очень неприятное дело, которое нам нужно сделать. Сделав первым именно это дело, мы будем чувствовать себя по-другому: вместо чувства вины и страха – мы будем испытывать удовлетворение и даже гордость собой! А уж после того, как сделано трудное дело, все остальное выполнять значительно легче.  Ну, а если перед вами обычное несрочное и важное дело – просто поставьте его в план, чуть позже оно станет срочным и важным. Только внимательно следите за тем, чтобы вовремя успеть его сделать!

Дела срочные и неважные.Срочные и неважные – это часто небольшие, мелкие дела. Часто это те дела, которые вы раньше отложили, они были  «несрочные и неважные». И теперь, когда они стали «срочными и неважными», вам нужно убедиться, что эти дела действительно «неважные», а то вдруг выросла не только срочность дела, но и его важность. После этого уже решайте: будете ли вы делать их сами,  или же поручите кому-то (попросите кого-то сделать). А возможно, какое-то из этих дел нужно просто «выбросить из головы» как ненужное или мешающее. Когда будете решать, вспомните о своих целях, и если данное дело никак не связано ни с одной из ваших целей, может быть, вам не надо его выполнять?
 У вас собралось много дел в этом квадранте? Рекомендую посмотреть в свое прошлое и задуматься. Сначала – о срочности. Возможно, вы привыкли все «откладывать на потом», тогда у вас должно быть много срочных дел вообще – и важных и неважных. Значит, ощущение «я никогда ничего не успеваю» - ваше постоянное ощущение. И спешка – ваше привычное состояние. Все поправимо. На Востоке говорят «В хаосе остановись. Ибо, пока ты продолжаешь двигаться, хаос нарастает». И, если вы читаете эту статью, вы уже «остановились», т.е. начали себя организовывать. И это хорошо!  Теперь – о важности, вернее, о неважности J Возможен еще один вариант вашего поведения в прошлом: вы «чей-то слуга». Если среди ваших дел большинство неважных для вас дел – вы практически все время делаете дела, которые важны для других. Очень трудно понять о себе такое… и ваш ум будет упорно сопротивляться, нашептывая вам: «мы же с тобой помогаем другим, выполняем кучу поручений, да мы просто живем ради других, и это прекрасная и почетная миссия!» Если ваша миссия «помогать другим», у вас обязательно должны быть ваши важные дела, в достаточном количестве. Но некоторым людям  очень удобно  быть «слугой» – не нужно заботиться о завтрашнем дне, не нужно ставить цели и строить планы, «хозяин» позаботится обо всем – и «делами нагрузит» и груз ответственности снимет с их плеч. Знаете, когда в Америке отменили рабство (а в России похожая ситуация была с отменой крепостного права), некоторые рабы/крепостные не хотели этой такой долгожданной всеми свободы. Они не знали, как жить самим, самим обо всем заботиться, за все отвечать, искать работу, врачей, и т.д. и т.п. Рабство и крепостное право давно отменили, а «рабы» и «слуги» остались. Грустно, правда?  Если вдруг это о вас, и у вас хватило смелости это понять, то, знаете, это большой шаг к вашей настоящей свободе. Начинайте думать о своих целях, желаниях, планах. Не отказывайте сразу всем в помощи, не «рубите с плеча». Ваши друзья и близкие привыкли к вашей безотказности и могут вас неправильно понять. Начнутся тяжелые разговоры,  обиды, ссоры, и все может вернуться «на круги своя», потому, что так вам будет привычнее. Не делайте революций, они к хорошему не приводят J. Обретайте свободу постепенно. Сначала внутри себя, а окружающие сами это заметят и изменят свое отношение к вам.

Дела срочные и важные. Срочные и важные дела – их надо просто делать. Если они стоят в вашем плане, все должно быть хорошо.
 
Если таких дел большинство в вашем списке дел – скорее всего, вы – трудоголик. Сегодня это уже не модно J. Это опасно. Вас ждет «синдром хронической усталости», ощущение «белки в колесе», понижение иммунитета, раздражительность … я думаю, список можно не продолжать, все и так понятно. Понятно, что не только «делу время», но и «потехе час». И вам обязательно нужно запланировать отдых. Это срочно и важно .

Важная мысль 9. Дела бывают срочные и несрочные, важные и неважные. Перед тем, как выполнять дело, определите его срочность и важность, о только после этого выстраивайте приоритеты и планируйте дела во времени.

О том, как планировать, какими способами при этом пользоваться, мы  с вами поговорим в следующий раз.
Пусть в вашей жизни все идет по вашим планам!