Как реализовать целевую задачу по оптимизации затрат в компании

Вы хотите, чтобы работа компании была более прибыльной и конкурентоспособной? Значит Ваша целевая задача – оптимизация затрат!

Хочу дать Вам профессиональные рекомендации по конкретным шагам, которые необходимо (или возможно) предпринять.

Конечно,

начать необходимо с анализа работы компании: 

• определить в каком состоянии на конкретный момент времени находится компания, то есть проанализировать логистику закупок, производства, продаж, внутренних перемещений материалов, выявить «узкие места» в системе управления запасами и др., выяснить какие затраты, какова их величина, в каком месте возникают.

Лучше рассматривать состояние компании с позиций бизнес-процессов, персонала и клиентов.

Бизнес-процессы.

1. Необходимо описать  существующие в компании бизнес-процессы

Это даст возможность:

• оценить их эффективность, 
• определить  проблемные места

(дублирование ответственности, документов или, наоборот, отсутствие необходимых действий).

В условиях кризиса, ведущим становится фактор времени: изменения должны быть проведены быстро. Поэтому целесообразно не рассматривать деятельность предприятия как комплексную систему, а выделить наиболее критичные бизнес-процессы, оптимизация которых может дать наибольший эффект, и заниматься только этой группой процессов.

2. Разработать модель «как есть» и построить диаграммы усовершенствованных бизнес-процессов 

Персонал.

1. Пересмотреть существующую организационную структуру компании с точки зрения  качественной организации бизнес-процессов.

2. Определить «лишние» для компании подразделения, должности, функции и ответственность которых дублируются, 

3. Прописать должностные инструкции для персонала, исключая дублирование функций и должностных обязанностей. 

4. Расстаться с менее важными и малоэффективными сотрудниками, при этом направив усилия на мотивацию высококвалифицированных  специалистов, потеря которых может очень больно ударит по компании.

Тот  персонал, который  оказывает определяющее влияние на качество продукции, конкурентоспособность производства необходимо сохранить!

Клиенты.

1. Удержать тех клиентов, которые приносят компании максимальный результат (по правилу Парето 20 % клиентов приносят 80 % результата), сконцентрировав усилия на значимых для них параметрах товаров и обслуживания, для этого выстроить  бизнес-процессы  компании таким образом, чтобы они  были максимально ориентированы на качественное удовлетворение их требований.

2. Сохранить на прежнем уровне расходы на ту рекламу, которая «хорошо работает», на те проверенные каналы коммуникаций с потребителями, которые доказали свою эффективность.

3. Использовать более дешевые и условно бесплатные методы рекламы, продвижения, информирования покупателей, потребителей, партнеров о своих бизнес-предложениях (например,  использование методов «партизанского маркетинга», «рекламы без рекламы» и др.).

4. Обеспечить ускоренную загрузку производства, которая является основным условием снижения условно постоянных затрат.
Если этого сделать  невозможно (например, нет спроса на продукцию предприятия), то следует пойти по пути его “сжатия” (законсервировать часть производственной мощности, передать в аренду часть основных фондов и т.д.).

5. Пересмотреть существующую стратегию работы с поставщиками. 

При этом можно использовать следующие стратегии:

•  повышение эффективности взаимодействия и сокращение затрат за счет сокращения числа поставщиков;
•  увеличение количества поставщиков (с целью подстраховки,  если у одного поставщика возникнут сложности).

Проводя анализ затрат нужно помнить, что целевым назначением произведенных затрат, т.е. использования ресурсов, является получение  результата. 

Поэтому главный вопрос на который необходимо получить ответ: «Удалось ли этот результат получить, и какова «цена» этого результата?»

В рамках постановки управленческого учета строится система управления затратами, а также  программа оптимизации затрат.

Это  дает возможность  разобраться с затратами  компании и, по возможности, их оптимизировать.

А бюджетное управление – система управления компанией на всех уровнях управления через бюджеты - позволяет достигать поставленных целей на основе анализа планируемых и достигнутых сбалансированных финансовых показателей.

 Конечно, - все просто, когда знаешь – как это делать! 

Поэтому, приглашаю весь руководящий состав Вашей компании в консалтинговый центр ШАУЗ на специализированные тренинги или коучинг-программы, где Вы получите профессиональные знания и четкий алгоритм практических действий для внедрения и эффективного функционирования системы управления финансовыми потоками.

 Желаю Вам правильной оптимизации затрат и успешного Бизнеса!

Ирина Стецурина,
Системный консультант-тренер, Коуч 
консалтингового центра ШАУЗ