Как правильно провести оптимизацию бизнеса

юбовь Цымбал, генеральный директор компании «Группа финансовых решений», рассказала о том, когда эффективнее проводить оптимизацию бизнеса и как правильно этот процесс сопровождать

В последнее время очень часто мы слышим слово “оптимизация”. Для кого-то это жизненно важный процесс деятельности. У других ассоциируется с тревогой, ведь придется что-то “оптимизировать”, то бишь сокращать.

В реальности же оптимизация — это основа для эффективной работы, развития, повышения и поддержания устойчивости и конкурентоспособности компании. Это постоянный последовательный процесс (а не чья-то прихоть), это сложная, многозадачная цепочка, состоящая из следующих звеньев: анализа бизнес-процессов деятельности компании — разработки карты по оптимизации — разработки необходимых процедур по внедрению изменений — применения данных изменений — их адаптация — получение результата. Это работа на перспективу.

И важно помнить: чем крупнее компания, тем больше бизнес-процессов, тем сложнее и запутаннее они могут быть, могут приводить к неэффективным тратам ресурсов, которые и так (как правило) ограничены.

На практике часто топ-менеджеров беспокоят вопросы приоритетности и необходимости проведения мер оптимизации: когда же лучше проводить оптимизацию в компании, чтоб она была эффективной и целесообразной? Улучшатся ли после нее результаты деятельности компании? Сколько потребуется времени для осуществления оптимизации, и как долго продлится ее результат? К каким трудностям и рискам быть готовыми? Обо всем по порядку.

Когда лучше проводить оптимизацию бизнес-процессов?

Явным признаком необходимости оптимизации является

1.Медленное принятие решений, которые не приносят ожидаемого результата по причине неактуальности, неточности информации.

2.Отсутствие четкого распределения обязанностей и полномочий, непонятно, кто что делает, и кто за что отвечает.

3.Отсутствие контроля.

4.Увеличение количества уровней управления — расширение штата, появление новых филиалов, подразделений.

Для того чтобы провести эффективную оптимизацию, необходимо конкретизировать желаемый итоговый результат. Важно понимать, что, улучшая один процесс, возможны сбои в другом. Один процесс может иметь несколько путей реализации и оказывать как положительное, так и негативное влияние на процесс в целом.

Поэтому советую подготовить карту работ по оптимизации процесса. Расписать его до малейшего нюанса. И поверьте, проводя данный анализ, вы удивитесь, сколько процессов (ранее казавшихся разными) связаны между собой. Часто встречаются дублирующие функции, есть “тупиковые” — вроде процесс и есть, но смысл его не понятен, и он не несет никакого результата или вообще не нужен.

Как не навредить?

Улучшатся ли результаты деятельности компании после оптимизации? Однозначно, да, если люди в этом заинтересованы. А чтобы не навредить, важно прорисовать схему будущих действий, вовлечь в данный процесс сотрудников.

Нужно проделать несколько сценариев оптимизации, предусмотреть все возможные риски и угрозы. Только командная совместная работа дает возможность провести эффективные изменения, посмотреть с разных сторон на проблему и принять наиболее эффективное и оптимальное решение.

Чем тщательнее будут проведены подготовительные мероприятия, тем будет выше итоговый показатель результатов деятельности.

Сколько потребуется времени для оптимизации?

Все зависит от сложности и объема. Но оптимизация бизнес-процессов — это процесс, который не имеет конечной точки. Проделывая путь по оптимизации, ее нужно продолжать и в дальнейшем, постоянно поддерживать. Насколько долго продлится данный результат — зависит от нас, наших целей и того, чего мы стремимся достичь. Но ни в коем случаи не стоит останавливаться на достигнутом. Впереди только лучшее.

К каким трудностям и рискам быть готовыми?

Трудности и риски всегда есть. И тут надо быть готовым скорее к внутренним рискам, нежели к внешним. С внешними легче справится, и они более предсказуемые. Страх изменений, потери, страх перед новым, неизвестным — вот сдерживающие факторы. И если его преодолеть, многие барьеры будут разрушены, откроются новые горизонты, появятся лучшие возможности. Пройдя этот процесс, становится понятным, что игра стоит свеч.

Какой результат получаем после проведения оптимизации?

• Улучшается взаимодействие подразделений и сотрудников, как по “вертикали”, так и по “горизонтали”.
• Усиливаются конкурентные позиции компании на рынке.
• Деятельность компании становится более эффективной.
• Деактивируются дублирующие, неэффективные, ненужные процессы.
• Уменьшается время, и повышается качество принятия решений.
• Освобождается время для стратегического планирования и развития компании.
• Улучшается атмосфера в коллективе, повышается производительность труда.
• Становится понятной стратегия дальнейшего развития.

Для большей убедительности приведу несколько цифр. Так, минимальное снижение затрат при внедрении проекта составляет 10%, максимальное достигает 50%. Но это не основное преимущество. Главным я все же считаю сэкономленное время и “нервы”: от 25% времени освобождается от решения рутинных операционных активностей и перенаправляется на важные процессы планирования и анализа.