Как управлять своим временем?

Почему тайм-менеджмент в наши дни настолько популярен?

Да просто потому, что скорость изменений в нашем мире сегодня настолько высока, что не всегда получается за ними поспевать. Кто-то из великих когда-то сказал, что если ты не идешь в ногу со временем – со временем ты исчезаешь… И это правда.

МедПросвита выяснила у Юлии Бойко — старшего бизнес-тренера компании BogushTime, как справиться с большим потоком задач и все успеть?

Одним из самых популярных тренингов у Юлии – это управление временем и это не удивительно.

В течение дня нам нужно успеть справиться с рабочими задачами.

Вечером необходимо успеть уделить время общению с родными и близкими, не забыть о любимом человеке, заняться собой, своей физической формой, личностным ростом и развитием, отдохнуть, решить вереницу бытовых вопросов и так далее, так далее, так далее…

Потому многие думают, что тайм-менеджмент – это о том, как успеть как можно больше в течение дня. Однако это не так.

Юлия является человеком, который несет в мир технологию При-Цельного Тайм-Менеджмента и, когда она говорит об этой науке, больше любит применять словосочетание«управление временем», а не «тайм-менеджмент».

С одной стороны, может показаться, что управлять временем невозможно, ведь в сутках всегда 24 часа, и над тем, чтобы изменить количество часов или повлиять на темп их течения, мы не властны. Однако так считают те люди, которые не понимают природы времени.

Ответьте себе на вопрос: а что же такое «ВРЕМЯ»?

Немного подумав, я уверена, вы придете к такому варианту ответа:

Время – это процесс изменений, который вы наблюдаете вокруг.

Так вот когда я говорю «управлять временем», я имею в виду «управлять изменениями в жизни», т.е. создавать такие изменения, которых вы хотите. Потому запомните: все на свете успеть невозможно, так как в сутках всего 24 часа. Но все на свете успевать и не надо. Ведь нужно просто успеть сделать самое главное. А что же является самым главным? То, что ведет вас к достижению ваших целей.

По закону Парето всего лишь 20% наших действий в течение дня обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% действий обеспечивают всего лишь 20% результата. Это я к чему? Да к тому, что у большинства людей подавляющая часть времени в течение дня используется неэффективно. Потому нам нужно научиться держать фокус на главном, отметать все ненужное, ваших целей.

По закону Парето всего лишь 20% наших действий в течение дня обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% действий обеспечивают всего лишь 20% результата. Это я к чему? Да к тому, что у большинства людей подавляющая часть времени в течение дня используется неэффективно. Потому нам нужно научиться держать фокус на главном, отметать все ненужное,

Причем, я рекомендую выписывать не только рабочие задачи, но и личные, семейные задачи на сегодня, а также список просто ежедневных рутинных действий. Зачем это делать – вы поймете буквально в следующем шаге.

Второй процесс во время утреннего планирования дня – это «тайм-калькуляция». Напротив каждой задачи на сегодня пропишите, сколько времени ориентировочно вы планируете потратить на ее решение. Точность, как в аптеке, в этом процессе не требуется. Очень приблизительно. 10 минут, 30 минут, 1 час, 2 часа и так далее. А после этого подсчитайте сумму: сколько времени всего получилось. Этот процесс позволит вам понять, сколько времени потребуется на решение всех ваших задач на сегодня, и сравнить с ресурсом времени, который у вас есть на самом деле. Потому что если для решения задач из вашего списка дел на сегодня требуется 40 часов, а в сутках всегда только 24 часа, то вы уже с утра понимаете, что не успеете справиться со всеми.

И тогда вы переходите к третьему этапу: расстановке приоритетов. Предлагаю вам 3 типа приоритетов:

  • Задачи категории А – это те задачи, которые нужно сделать сегодня самостоятельно;
  • Задачи категории В – это то, что можно кому-то перепоручить;
  • Задачи категории С – это то, что можно перенести на другой день. И если вы не успеете справиться с ними сегодня, то ничего «смертельного» не произойдет.

Оценив свои задачи таким образом, вы, прежде всего приступаете к решению задач категории А, делегируете задачи категории В и, только в том случае, если у вас останется время в течение дня, вы переходите к решению задач категории С.

Казалось бы, все просто. Однако, даже составив идеальное расписание на день, вы рискуете не воплотить его в жизнь просто потому, что существуют форс-мажоры, и в любой момент может произойти нечто непредвиденное, что полностью разрушит ваши планы. Это правда, потому форс-мажорами пренебрегать нельзя. Для того чтобы они не ломали ваши планы, их также нужно запланировать. Как такое возможно? – спросите вы. Оказывается, можно.

Исследования показали, что в нашей жизни непредвиденные события в течения дня составляют в среднем 20% от общего количества времени. Это значит, что в расписании на 8-ми часовой рабочий день у вас должно быть около 1,5-2 часа свободных.

Потому между вашими основными задачами в расписании обязательно нужно оставлять временные зазоры в 20-30 минут, которые в совокупности и составят эти 1,5-2 часа на форс-мажор. И если непредвиденные события произойдут – вы будете к ним готовы и будете знать, куда в ваше расписание их можно внести. А если вам посчастливится не столкнуться сегодня с форс-мажором, не переживайте – резервное время не пропадет зря, ведь у вас есть задачи категории С, которые вы сможете не переносить на завтра, а решить прямо сегодня.

Работая со своим списком задач на день таким образом, вы сможете взять их под контроль и повысить собственную продуктивность.

Как правильно перейти на новый ритм жизни, там, где все успеваешь?

Начните с рекомендаций выше. Начните правильно планировать день и работать со списком своих задач в течение дня, а вечером анализируйте прожитый день и принимайте решения на завтра.  Вечерний анализ списка выполненных задач помогает также увидеть, на какие задачи уходит слишком много вашего времени, и каким образом их можно было бы оптимизировать. Например, делать их в какой-то конкретный промежуток времени в течение дня, либо решать их в определенной последовательности, либо автоматизировать их, либо делегировать. Вечерняя оценка дня не требует много времени, но приносит отличные дивиденды!


Залишити коментар
Будь ласка, введіть ваше ім’я
Будь ласка, введіть коментар.
1000 символів

Будь ласка, введіть email
або Відмінити

Інші статті в категорії Психологія, емоційний інтелект Саморозвиток