MS TEAMS или как с минимальными потерями перейти на удаленный режим работы (Часть 1)

Не так давно больше миллиарда человек во всем мире испытали все прелести и тяготы удаленной работы из дому. Кто-то оказался к этому готов, кому-то пришлось срочно учиться и осваивать новый инструментарий.

Такого ажиотажа не ожидали даже крупнейшие провайдеры: в ответ на почти 40%-й рост количества пользователей один из самых известных сервисов для совместной работы Microsoft Teams в середине марта начал испытывать технические трудности. Однако силами Microsoft ситуацию быстро взяли под контроль.

Microsoft Teams - корпоративная платформа, объединяющая в рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения. Разработана компанией Microsoft, как конкурент популярного корпоративного решения Slack. Сервис представлен в ноябре 2016 года. Microsoft Teams является частью пакета Office 365 и распространяется по корпоративной подписке. По задумке Microsoft, Teams в будущем должен полностью заменить Skype.

Мы в BDO Украина, к счастью, мигрировали на облачный Office 365 (включая тот же Teams) задолго до вынужденного карантина, и хотим рассказать и об успехах, и о набитых шишках, которые точно будут полезны пользователям, впервые сталкивающимися с кооперативной удаленной работой. К слову, у нас сейчас на Teams перешли практически все отделы, включая Аудит, Аутсорсинг и Налоговую практику. Большинство направлений линии Консалтинга начали активно использовать Teams еще задолго до карантина.  

В одну публикацию мы не уложимся, поэтому разобьем весь рассказ на логические блоки.  

Знакомство 

Итак, предположим, что вы оказались в ситуации, когда необходимо срочно  организовывать удаленную работу и общаться с коллегами, но с сервисами, подобными Microsoft Teams, дела иметь еще не приходилось. 

На самом деле, Teams в своем роде не единственный сервис кооперативной работы. К примеру, одним из его ближайших конкурентов является Slack, а если вас интересуют только удаленные конференц-звонки – то можно посмотреть в сторону Zoom или Webex 

Преимущества же Teams следующие: 

1. Если у вас есть корпоративная подписка на Office 365 (даже самый простой Office 365 E1 без приложений Microsoft Office) - Microsoft Teams у вас уже есть, можно заходить в него со своей учетной записью 
2. Если корпоративной подписки нет - не беда. В ограниченном (но вполне достаточном для начала) функционале Microsoft Teams доступен и бесплатно, но регистрацию в сервисе нужно делать с корпоративного ящика: система не примет почту на любом публичном сервисе типа Gmail или Ukr.net 
3.  Teams все-таки комбайн для корпоративной работы: тут есть и видеозвонки, и совместная проектная работа, и чаты. При необходимости функционал расширяется при помощи внешних модулей (плагинов) 

Предположим, что вы уже зарегистрировались в Teams и сейчас смотрите на его пустой домашний экран (ведь нет же еще никого). Здесь позволим дать ряд советов из личного опыта: 

1. Лучше всего используйте стационарный клиент Teams для компьютера. На самом деле, приложение в браузере тоже работает неплохо, но в нем доступны не все функции.  
2.  в целом интуитивно понятен. Не пытайтесь освоить сразу все функции, начните с самого основного: 

• создайте свою первую команду и пригласите туда людей; 

• попробуйте пообщаться с командой в хронике и в чате (это отдельные инструменты); 
• поделитесь с командой каким-нибудь файлом MS Office и попробуйте его совместно отредактировать; 
• назначьте конференц-звонок и проведите его с командой в тестовом режиме. 3. По мере освоения базовых функций переходите к более сложным блокам, например, к добавлению новых модулей в команду, о чем мы тоже расскажем немного позже.  

В завершение первой публикации хочется немного сказать о терминах и логике, которую использует Microsoft Teams. 

1. Основой работы в Microsoft Teams является Команда (что понятно из самого названия). Для более точного понимания правильно было бы назвать ее проектной командой, то есть Команда в Teams скорее равна проекту и команде на этом проекте. 
2. Все участники Команды будут иметь доступ ко всей информации, которая находится внутри Команды (включая переписку и файлы), но только на том уровне, который дал им администратор или организатор. Безусловно, все эти права можно менять по ходу. 
3. Базовый функционал созданной Команды - переписка, видеоконференции, обмен и хранение файлов, совместная работа над документами, загруженными в Команду. 
4. Команда и ее функционал в случае потребности может расширяться двумя путями: добавлением новых Каналов (что-то в роде вложенной папки или подпапки) или добавлением новых функций. Например, вы можете добавить планировщик и совместно планировать работу, или подключить аналог Microsoft Project для эффективного управления проектом.
5. Если вы ранее работали с Sharepoint, то обратите внимание, что Microsoft Teams базируется именно на нем. С этим, например, связано то, что любая команда Teams создает собственную папку в Sharepoint со своими правами доступа. Когда вы заходите на базовую страницу Sharepoint, то видите там все доступные вам папки (включая папки Команд Teams). 

В следующей публикации мы расскажем о том, как эффективнее вести коммуникации в команде, а также дадим новые полезные советы, которые сделают вашу удаленную работу еще более комфортной.