Автоматизация = экономия: и почему это важно во время кризиса

Как выбрать комплексное решение для HR и рекрутинга, которое поможет сэкономить на автоматизации в период кризиса, следить и поддерживать вовлеченность сотрудников, удерживая их

Кризис – это всегда тяжелый период для компаний, ведь приходится экономить и ответственнее относиться к выбору инструментария для работы. В такой ситуации, у HR-ов просто нет времени на рутину, поскольку перед ними стоят задачи мотивации и удержания персонала, который во время кризиса переживает не меньше.

Excel: дешево и сердито или устарело и неэффективно

Когда-то Excel был отличным инструментом для ведения отчетности по HR-процессам, но время идет вперед. Сейчас, несмотря на свою бюджетность, использование Excel может принести компании большие убытки. Почему?

Во-первых, уходит много времени

Все данные по сотрудникам, зарплатам, отпускам/больничным и т.д., не могут поместиться в одну таблицу и поэтому приходится создавать много документов. Поиск нужного файла отнимает много времени, которое можно было бы потратить с большей пользой. 

Во-вторых, ошибки при внесении данных

Обычный человеческий фактор, но иногда он дорого обходится компаниям. 

В-третьих, это небезопасно 

Excel не является защищенной программой, что опасно, поскольку HR-ы распоряжаются конфиденциальной информацией. А при большом количестве таблиц, шанс, что они попадут не в те руки увеличивается.

В-четвертых, неудобное совместное ведение данных 

Каждый ведет таблицу так, как ему удобно и это нормально, но только не когда у вас большой HR-отдел. В таком случае большое количество времени уходит на стандартное оформление, чем на работу.

В-пятых, трудно составлять отчеты

Чтобы создать в Excel отчет с автоматическим подсчет аналитических данных, нужно досконально понимать работу программы. Если HR не владеет софтом в совершенстве, ему придется потратить на это пару часов. 

HRM-системы и как они могут помочь во время кризиса?

Автоматизация HR и рекрутинговых процессов упрощает работу специалистов по персоналу, минимизирует их рутину и экономит время. Всего за пару минут HR может обработать запросы сотрудников на отпуск, создать событие и разослать всем уведомление, сделать опрос, а оставшееся время потратить на интересные задачи. 

Функции HRM-систем

1. Автоматизация Absence management
2. Адаптация новичков
3. Проведение опросов
4. OKR (Objective and Key Results)
5. Статистика и аналитика
6. Рекрутинг

Как выбрать HRM-систему и при этом сэкономить?

Чтобы не переплачивать, при выборе HRM-системы важно обращать внимание на  важных параметров:

1. Безопасность.

Система должна быть надежно защищена от взлома. Для хранения данных в HRM-системах используется два подхода – Single Tenant и Multi Tenant. 

Первый – более сложный и дорогой подход, так как информация всех компаний-клиентов хранится отдельно друг от друга. То есть каждому клиенту предоставляется безопасная приватная среда. Данные изолированы, зашифрованы и хранятся на собственном облачном сервере.

Multi Tenant подразумевает хранение информации всех клиентов на одном сервере. Это значит, что при взломе хотя бы одного сервера, пострадает информация всех клиентов. 

2. All-in-one.

Следует отдавать предпочтение системам all in one, которые объединяют в себе функции HR и рекрутинга. Таким образом вы избавите себя от расходов на покупку дополнительных модулей или расширений. 

3. Ориентация на ваш рынок.

Покупая зарубежную систему, нужно быть готовым к отсутствию русского языка в интерфейсе и интеграцию с job-порталами, которые вам не подходят. 

4. User-friendly интерфейс.

Обращайте внимание на интерфейс системы, чтобы он был понятным и вам не пришлось тратить время на поиск нужной кнопки. 

5. Техподдержка.

При возникновении трудностей или вопросов, важно иметь возможность обратиться к специалистам и получить помощь в кратчайшие сроки, а не через сутки-двое. 

6. Статистика и аналитика.

Наличие автоматического ведения статистики и составления аналитических отчетов по показателям значительно облегчает работу и убирает рутину.

7. Профиль сотрудника.

Хорошо, если система рассчитана не только на HR-ов, рекрутеров, руководителей, но и на сотрудников. В своем профиле они смогут создавать запросы на больничный или отпуск, смотреть сколько дней у них есть для отдыха, запрашивать фидбэк или 1:1. 

Какие HRM-системы есть на рынке?

BambooHR

Функции системы:

• Статистика.Возможность управления информацией о сотрудниках и кандидатах, а также детальная аналитика по процессам.
• Обучение сотрудников и повышение вовлеченности.В системе есть специальные инструменты для управления обучением специалистов и отслеживания их вовлеченности.
• Отслеживание компенсаций.Контролирует оплату отпусков, больничных и других выплат.
• Performance review.Помогает автоматизировать процесс оценки персонала. 

Чего нет в системе:

• инструментов для автоматизации рекрутинговых процессов;
• русского\украинского интерфейса;
• ориентирована на американский рынок.

Zoho People

Функции системы:

• Time tracking.В системе есть возможность ведения учета рабочего времени сотрудников.
• Статистика.HR-менеджер может вести статистику и аналитику по HR и рекрутинговым процессам, а также создавать отчеты.
• Absence management.Автоматизация получения и принятия запросов на отпуск, больничный, day off от сотрудников. 
• Оценка персонала.Автоматизация performance review. 
• Документация.Возможность составления электронной подписи, набор шаблонов HR-документов.
• Адаптация новичков.Новым сотрудникам предоставляется чек-лист с описанием всего, что нужно для работы. 

Чего нет в системе:

• встроенного модуля для автоматизации рекрутинга, нужно покупать программу Zoho Recruit;
• Чтобы подключить Payroll нужна интеграция с дополнительным ПО.

CakeHR

Функции системы:

• Интеграция.Система интегрирована с G Suite и Slack.
• Статистика и аналитика.Автоматическое создание мгновенных интерактивных отчетов. 
• Профиль сотрудника.Сотрудники имеют доступ к системе.
• Назначение митингов.В системе можно быстро создать различные митинги: 1:1, Welcome, Adaptation, Probation meetings, Exit Interview и другие. 

Чего нет в системе:

• модуля OKR;
• рекрутингового раздела;
• Payroll.

Hurma

Функции системы:

• Мониторинг настроения. При входе в систему, сотрудников встречают эмодзи с разными эмоциями, выбрав которые пользователь может отметить свое настроение и прокомментировать его.
• Статистика. Автоматизация ведения статистики по рекрутингу, HR-процессам, мониторингу настроения без использования Excel.
• Интеграция с job-порталами и LinkedIn. Создавая вакансию в Hurma, она автоматически размещается на порталах для поиска работы.
• Профиль сотрудника. Где он может создать запрос на отсутствие, 1:1 или запросить получение фидбэка и т.д.
• Автоматизация интервью. Welcome interview, adaptation, probation, 1:1, Exit Interview и другие события можно создать в системе буквально в пару кликов, после чего сотрудник получит уведомление.
• Чат-бот AI Partner в telegram и Slack. Дает возможность частично использовать функционал системы в смартфоне. 
• Календарь событий. Он синхронизируется с Google Calendar и отображает запланированные события: дни рождения коллег, годовщины работы, корпоративы, тимбилдинги и т.д.
• OKR. С его помощью можно управлять личными целями сотрудников, команд и всей компании. Сотрудники видят, как их работа влияет на достижение целей и эффективнее работают. 

Чего нет в системе:

• недоступны графики по филиалам.

Дополнительными преимуществами системы Hurma считается высокая безопасность, по подходу Single Tenant и клиентоориентированная техподдержка, которая отвечает в течение 5-10 минут в Telegram. 

Подводя итог

Можно сказать, что под все перечисленные критерии, больше всех подходит Hurma System. Именно это комплексное решение поможет сэкономить на автоматизации в период кризиса, следить и поддерживать вовлеченность сотрудников, удерживая их. 

Интересно узнать о выгодных предложениях именно для вашей компании?

Переходите на сайт и заказывайте демо!