Как улучшить ваши имейлы

Как улучшить ваши имейлы

Ниже сформулированы несколько подсказок, проверенных на личном опыте. Уверен, что они помогут вам как руководителю проекта сделать ваше письменное общение более эффективным.

Эффективное письмо - важнейший навык для руководителей проектов. Помню, когда только начинал свою карьеру менеджера, мне было удивительно, какое просто огромное количество писем проходит через меня каждый день. Признаюсь, тогда я абсолютно не был к этому готов. Я должен был освоить новый навык, - ежедневно быстро и эффективно отвечать по электронной почте. Конечно, некоторые проблемы могут быть сложными и требовать значительного количества времени для их решения, но ваш заказчик  определенно оценит вашу способность быстрого входа в суть дела, предоставления оперативной обратной связи, желание и готовность помочь, информирование о прогрессе и результатах. Особенно хорошо, когда вы пишите целенаправленно и «по делу», насколько это возможно. Ниже сформулированы несколько подсказок, проверенных на личном опыте. Уверен, что они помогут вам как руководителю проекта сделать ваше письменное общение более эффективным.

1. Ближе к делу (особенно в электронных письмах)

Хотя подробности в электронном письме чрезвычайно важны людям, с которыми вы работаете, вероятно, им потребуется всего лишь 5-10 секунд, чтобы прочитать ваше письмо. Как показывает практика, они читают только первые пару предложений, прежде чем перейти к следующему сообщению. Посмотрим правде в глаза: они получают много писем. Получите от этого пользу, сделав следующее:

  • Перечислите действия, которые им необходимо предпринять, в начале вашего электронного письма.
  • Дайте четкое указание, кто должен выполнить действие и когда
  • Дайте описание деталей того, что нужно сделать и почему в середине или конце вашего электронного письма

Поначалу такой подход может показаться нелогичным, но ваши читатели - занятые люди и, скорее всего, не станут дочитывать до конца ваше сообщение чтобы наконец понять, что им нужно сделать. Однако, если ваш читатель сможет быстро определить нужно ли ему предпринимать какие-то действия, он с гораздо большей вероятностью обратит внимание на «почему». Ваша работа как руководителя проекта - сообщать заинтересованным сторонам любую важную информацию в первых строчках емейла.

2. Не используйте неопределенные слова типа «они», «он/она» или «это» в email.

Всегда пишите конкретно. Например, “Петров предоставит оценку задачи в четверг, 02 сентября”, даже если адресат - сам Петров.  Избавьте от путаницы читателя относительно того, кого вы имеете в виду и что надо сделать.

Вместо  «Он обновит его, как только получит ее результаты».

Надо что-то типа:

«Алексей обновит отчет о статусе проекта сразу после того, как обсудит результаты завершения тестирования с Натальей».

3. Используйте email как запись ваших договоренностей

Это очень удобно для отслеживания важных задач и договоренностей. Предположим, вы поговорили с разработчиком, где выяснилось, что есть открытые вопросы к бизнесу. “Зафиксируйте” вашу договоренность, - уделите пару минут и сразу отправьте краткий email, что есть вопросы, которые надо уточнить. Поставьте в копию вашего разработчика и держите переписку на контроле, используя инструмент напоминаний. 

Не бойтесь потратить 15-20 минут на документирование, это может сэкономить вашему проекту и членам команды значительное количество времени на доработки или переработки. 

Если вы работаете в сфере управления проектами, вы уже знаете, что общение (особенно в письменной форме) является важной частью вашей работы. Что вы говорите, когда вы это говорите, как вы это говорите, кому вы это говорите - все это разные аспекты письменного общения, которые необходимо учитывать при взаимодействии с заинтересованными сторонами. 

Эти и другие особенности переписки мы разберем на нашем практикуме-вебинаре. Детали по ссылке: https://agiletransform.info/superemail


Залишити коментар
Будь ласка, введіть ваше ім’я
Будь ласка, введіть коментар.
1000 символів

Будь ласка, введіть email
або Відмінити

Інші статті в категорії IT, програмування, розробка Бізнес освіта, MBA Саморозвиток