Эффективное участие в выставке: пять правил качественной подготовки

В чем же секрет успеха и фиаско экпонентов, при условии, что «на старте» возможности и условия для участия в выставке – плюс-минус равны для всех?

Каждая компания, крупная или мелкая, из B2B или B2C-сегмента, с нулевым или многотысячным рекламным бюджетом, хотя бы однажды задумывалась над повышением эффективности своей работы с помощью участия в выставках, конференциях, саммитах, фестивалях и т.д.

Одни компании, единожды попробовав, принимают участие в выставках при каждой возможности, другие же, «засветившись» однажды, возможно, не совсем удачно, никогда больше на выставках не появляются, сославшись на «слабую отдачу» и плохую организацию.

В чем же секрет успеха одних и фиаско вторых, при условии, что «на старте» возможности и условия для участия в выставке – плюс-минус равны для всех экспонентов?

Предлагаем вашему вниманию пять ключевых правил успешного представления своей организации на выставке для достижения поставленных целей.

Правило №1, о котором следует всегда помнить потенциальным экспонентам: участие в выставке – это лишь один из инструментов комплексной, глобальной маркетинговой и PR-работы, а не «лекарство» от низких продаж или отсутствия клиентов.
Просто придя на выставку и выставив товар на стенде, или разложив буклеты об услугах, «отстрелявшись» несколько дней выставки, вы вряд ли добьетесь желаемых целей и результатов. К участию в выставке нужно готовиться планомерно и загодя, ведь «кто предупрежден, тот вооружен». Для этого, например, существует «оперативный план», в который заносятся все задания и уточняющие подробности, касающиеся подготовки: начиная от контактного лица организаторов и подрядчиков по застройке стенда, заканчивая ответственным за собранные на выставке контакты.

Правило №2. Выставочный стенд – это далеко не единственная возможность участия и привлечения внимания партнеров, клиентов и коллег. Практически на любой выставке существует как минимум две формы участия – очная и заочная, а о дополнительных нестандартных возможностях всегда можно договориться с организаторами индивидуально. Это может быть, например, работа промоутеров, организация шоу, декорирование вашей корпоративной символикой входа, проведение мастер-классов и т.д. В отдельных случаях, при наличии соответствующего бюджета, для компании наиболее выгодным PR-ходом может стать спонсорство всей выставки или локальных мероприятий в ее рамках.

Разнообразные оригинальные способы представить себя, свой товар или услугу на выставке однозначно повышают интерес к экспоненту, особенно, если ваши потенциальные клиенты узнают о ваших активностях в рамках данной выставке заранее.

Правило №3. Люди, работающие на стенде – стендисты – на эти несколько дней должны стать настоящей сплоченной командой, одним цельным организмом, не зависимо от того, в каких отношениях они находятся в офисе, и какую иерархическую ступень занимают. Работа на выставке – серьезный стрессовый фактор, как для посетителей, так и для экспонентов, поэтому максимальную отдачу в таком режиме можно получить только при условии безоговорочной «круговой поруки», поддержки и принципа взаимозаменяемости. Игры в стиле «кто тут лучший менеджер» следует оставить за порогом выставочного стенда, а поможет в этом коллективное прописывание и озвучивание целей участия, четкое распределение обязанностей, точная постановка задач, составление графика работы стендистов с учетом времени для отдыха каждого из стендистов, поочередным перерывом на обед (кстати, питание стендистов также необходимо продумать заранее, о чем многие просто забывают!) и даже с учетом форс-мажорных ситуаций.

Правило №4. Еще одну немаловажную роль для привлечения клиентов играет оформление выставочного стенда. С этим достаточно легко справиться даже при отсутствии должного бюджета – главное, подключить фантазию. Простые, как все гениальное, идеи по оформлению, вплоть до оклеивания стенда презентуемыми товарами, фирменными буклетами, фотографиями сотрудников или клиентов и пр. – могут вызвать искренний интерес со стороны клиентов, желание «найти себя», узнать больше, сфотографироваться на оригинальном фоне – а, значит, задержаться на вашем стенде!
Кроме этого, важным фактором для привлечения людей на стенд является его расположение, оформление фриза, дополнительные декоративные элементы и так называемые «тизеры» (от англ. «to tease» - «дразнить») или стоп-сигналы, которые можно использовать при установке стенда или на территории выставочного павильона.

Правило №5. Хорошим и запоминающимся ходом будет продумать различные виды активности от вашей компании. Привлечь интерес к своему стенду вы легко сможете, например, с помощью розыгрыша сувенирной продукции или ценных призов, нестандартной презентации товаров и услуг, выступлением артистов или… собственным пением. Все это, однозначно, поможет обратить внимание посетителей к вашему стенду, однако захочет ли клиент остаться или пойдет дальше – уже зависит от подготовки персонала и его способности «зацепить», презентовать, поработать с возражениями, выявить потребность, обменяться контактами и т.д.

Эти правила легко выполнимы и достаточно эффективны, главное подойти к организации участия в выставке всей командой комплексно, ответственно и творчески. Успехов!