Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Как написать эффективное электронное сообщение

Существуют ситуации, в которых каждый из нас оказывался не раз и не два. Когда работая над проектом, вы осознаёте, что не обладаете всем необходимым для его завершения, вы прибегаете к использованию услуг быстрой электронной почты

Существуют ситуации, в которых каждый из нас оказывался не раз и не два. Когда работая над проектом, вы осознаёте, что не обладаете всем необходимым для его завершения, вы прибегаете к использованию услуг быстрой электронной почты, чтобы запросить требуемую информацию. Вы следите за поиском информации, а при появлении ответа на запрос, вы незамедлительно открываете этот файл. К вашему огромному разочарованию даже теперь вы неспособны продолжить реализацию проекта, потому что детали, которые вы пытались найти, отсутствуют.

Во многих случаях этой ситуации можно было бы избежать, потратив немного дополнительного времени на то, чтобы более эффективно составить свою электронную почту. Следующие руководящие принципы помогут вам улучшить свои навыки в электронной сети, а также поспособствуют тому, чтобы ваша продуктивность была более высокой.

1. Определите требуемые действия.

Что должен сделать получатель - выполнить какую-то работу или просто прочитать информацию? Должны ли они отослать вам ответ? В каких случаях вы требуете ответа? Ясное указание этих фактов в вашем сообщении уменьшит вероятность любого недоразумения.

2. Включите документацию и всю необходимую информацию.

Уделите несколько секунд, чтобы быстро просмотреть своё сообщение перед нажатием кнопки “Отослать” и удостоверьтесь, что вы отсылаете всю необходимую информацию для того, чтобы получатель смог ответить на ваш запрос. Время от времени все мы забываем включить приложения, а это потеря времени как для отправителя, так и для получателя, особенно если оплошность не выявлена немедленно.

3. Удостоверьтесь в определённости своей предметной темы.

Большинство людей ежедневно получают огромное количество сообщений электронной почты. Удостоверьтесь, что ваше сообщение не обделено вниманием из-за наличия в нём массы ненужной информации. Вместо этого, включите название проекта, требуемые действия, и если это необходимо, определённые данные. Наиболее вероятно, что вы получите необходимый вам своевременный ответ с предметной линией, подобной этой “Финансовые заявления, пожалуйста, ответьте к 3 декабря”, а не простой “Вопрос об отчёте”. Точно так же, включая фразу “К вашему сведению” в свою предметную линию, вы позволите получателю знать, что не требуете ответа, и тем самым сократите несущественную электронную почту. Вообще более просто создать эффективную предметную линию, после того как вы составили текст сообщения, хотя даже это, вероятно, не является способом, использовать который вы привыкли в работе.

Кроме того, когда многочисленные электронные письма возвращаются и дальше, предмет начинает развиваться и отходить от первоначальной темы, и если это происходит, вы должны перенаправить предметную линию к чему-то такому, что более точно отражает текущее обсуждение.

4. Рассмотрите последнюю информацию получателя.

Обычно, заполняя анкету, вы вписываете информацию, начиная с верхней строки, и далее опускаетесь вниз так, что это нормально при составлении электронной почты: сначала войти (ознакомиться) с информацией получателя. Однако, не делайте этого, пока вы не закончили составлять и рассматривать свои послания, вы не должны столкнуться с последствиями ужасно сформулированной и неполной информации, которая содержится в электронном письме, даже если вы случайно нажимаете на кнопку “Отослать”.

5. Не комбинируйте предметы разной тематики в одном и том же сообщении.

Когда ваша электронная почта содержит в себе информацию, которая затрагивает более, чем одну тему или раскрывает особенности одного проекта, при этом излагая суть другого, в таком случае вы увеличиваете риск того, что получатель, обратив внимание на одно, удалит электронную почту, не обратив внимания на другое. Если вы должны включить несвязанную информацию в одно сообщение, то удостоверьтесь, что ваша предметная линия чётко отражает этот факт, например, “Октябрь. Отчёт о запоздании” или “Повестка дня для пятничного заседания”.

Эти пять пунктов помогут вам создать “прозрачную”, т.е. более ясную связь, позволив вам и людям, с которыми вы переписываетесь, обмениваться информацией более эффективно.

Компания: Национальный, бизнес-центр (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Закон «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Велни, консалтинговая компания
Кричать или молчать?, 100%, тренинговый центр
3 шага, которые повысят эффективность работы руководителя, Profit, учебный центр
Личный бренд, ICU Group, группа тренинговых компаний
Прозрачность «на лицо»: почему бизнесу больше нельзя работать по старым схемам, Группа финансовых решений
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».