Принятие решений: выбираем правильный курс движения

Ежедневно руководители сталкиваются с необходимостью принимать большое количество решений. Иногда это получается легко и быстро, чаще – сопровождается трудностями.

Ограниченность во времени, недостаток информации, непредсказуемость результатов и многие другие факторы существенно влияют на процесс и результаты принятия решения.

С помощью коучинговых технологий можно значительно повысить качество и количество управленческих решений. Сегодня в колонке «Коучинг для HR» несколько практических рекомендаций по теме принятия решений.

Техника «План решений»

Усовершенствовать процесс поиска и принятия решений поможет такой инструмент как план решений. Выделите в ежедневнике раздел (или отдельные страницы) и расчертите таблицу. В нее вы будете заносить все решения, которые предстоит принять, точную дату их принятия, а также отмечать какую информацию и за какое время нужно собрать.

Иллюстрации на сайте www.coach-100.com

Стадии принятия управленческого решения

Цель каждого решения – выбор и реализация наиболее подходящего варианта из списка альтернатив. Достичь цели поможет последовательное прохождение 3-х этапов принятия решения. Постарайтесь качественно пройти каждый, выделив достаточное количество времени и других необходимых ресурсов.

а) На стадии подготовки важно проанализировать ситуацию со всех сторон. Даже если время поджимает, постарайтесь собрать как можно больше информации. Иначе можно не предусмотреть все риски и последствия, а соответственно не подготовить инструменты их нейтрализации (или минимизации).

Если ваши решения постоянно принимаются в условиях цейтнота, подумайте, каковы причины? Возможно, вы откладываете все важные вопросы на последний момент? Такое поведение менеджера характерно, если он:

• не хочет брать ответственность за принятые решения
• не умеет управлять своим временем и правильно расставлять приоритеты
• стремится к совершенству (перфекционизм)

б) На стадии принятия решения необходимо определить как можно большее количество вариантов и альтернатив. Обращайте внимание на то, что всегда будет соблазн использовать уже известные возможности, не рассматривая даже очевидные альтернативы. Но такой путь имеет свои недостатки, не ограничивайте себя, выделите время на поиск наиболее подходящего решения

в) На этапе реализации устанавливайте точки контроля, определяйте исполнителей, вносите необходимые коррективы. И оценивайте полученные результаты, чтобы в дальнейшем применить полученный опыт

5 вопросов для идеального решения

1.    Что именно нужно решить?
Ответ на первый вопрос поможет конкретизировать, что именно необходимо решить и в какие сроки. Подумайте, на  кого ещё повлияет ваше решение? Возможно, стоит подключить этих людей к процессу принятия решения. Например, на этап сбора и анализа информации. Такая стратегия поможет высвободить время, а также привнесет нестандартные варианты и альтернативы

2.    Какая цель решения?
Каждый раз, принимая решение, мы достигаем определенных целей. Очень хорошо, если цели будут осознанными и хорошо продуманными. Чтобы их выявить, просто выпишите на листе бумаги все свои цели, касающиеся данного решения. Определите главную цель и именно на нее ориентируйтесь в процессе принятия решения 

3.    Какие варианты решения есть?
После того, как вы определитесь с целями приступайте к генерации вариантов решения. Постарайтесь провести мозговой штурм по данному вопросу, записав достаточное количество вариантов. Этих вариантов не должно быть слишком много, иначе в них можно запутаться. Но и не нужно ограничиваться 1-2 вариантами, постарайтесь создать поле для выбора

4.    Какой из вариантов приведет к наилучшему результату?
Оцените каждую из альтернатив решения, какая скорее всего даст наилучший результат? А на какой вариант потребуется минимум ресурсов? Что можно реализовать с наименьшими рисками? Определите наиболее подходящий вариант и примите решение

5.    Что можно сделать по-другому в следующий раз?
Было ли ваше решение правильным вы поймете только в процессе его реализации. Не бойтесь корректировать действия или заменять один вариант решения другим. Но даже если этого сделать не получилось и результаты оказались не такими, как планировалось, используйте полученный опыт. Подумайте, каковы причины неудачи, что дает вам этот опыт? Какие новые возможности и ресурсы у вас появились? Как вы поступите в подобной ситуации в следующий раз?

Методы принятия решений

1.    Дерево решений

Процесс принятия решения можно отображать схематически, в виде дерева решений. Начинайте с формулировки проблемы или постановки вопроса и далее  изобразите «ветви» - возможные решения. Следующими уровнями схемы могут быть последствия, плюсы, минусы, риски и т.д. Проанализируйте последствия и решите, какое наиболее подходит для достижения цели? Если цель не одна, то и деревьев будет несколько

2.    Двумерные списки

Данная техника применяется на этапе оценки альтернатив. В таблице перечисляются все варианты решения, затем для каждого из них определяются плюсы и минусы. Выбор можно делать основываясь максимальном количестве достоинств или на минимальном количестве недостатков.

3.    Анализ последствий

Оценивать варианты решения можно также с помощью метода анализа последствий. В его основе лежит технология открытых вопросов, например:

• какие цели реализуются, если выбрать данную альтернативу?
• кто и что выиграет в итоге принятия этого варианта решения?
• кто и что потеряет?
• какие новые задачи или обязанности появятся?
• какие возможности откроет именно это решение?
• есть ли ограничения данного варианта?

4.    Сценарий наихудшего случая

Если решение связано с большими рисками, нужно детально продумать с какими именно проблемами предстоит столкнуться. А зная угрозы можно заранее определить возможные методы защиты. 

Данную технику эффективно проводить в групповом формате, когда есть несколько точек зрения на проблему и ее угрожающие последствия.

Иллюстрации на сайте www.coach-100.com

Ошибки при принятии решений

1.    Откладывание «на потом»

Руководитель может так долго бездействовать, что проблема только осложняется. Большинство вариантов решения может устареть. Иногда любое решение, принятое вовремя лучше идеального варианта принятого слишком поздно

2.    Импульсивные действия

Другая крайность – принятие слишком поспешных непродуманных решений. Им не хватает основательности, возрастает риск принятия ошибочного решения. В таких случаях постарайтесь остановиться и «отмотать все назад». Пересмотрите свое спонтанное решение, скорее всего оно принято в момент эмоционального подъема. А эмоции не лучшие попутчики в решении важных задач

3.    Стандартные, шаблонные решения

Позитивный опыт решения проблем может иметь и негативные последствия. Можно не утруждать себя поиском новых, более продуктивных вариантов решения, а использовать уже знакомые шаблоны. Такая тактика позволяет экономить время и это очень существенный плюс. Но в то же время ограничивает, исключая новые, более продуктивные решения

4.    Решение только простых задач

Если ответственность за решение проблемы очень высока, руководитель может уделять слишком мало времени такой задаче или же попросту игнорировать ее. Не всегда приятно решать сложные вопросы, простые задачи намного привлекательнее своей предсказуемостью и ясностью. Но, не принимая важных решений, вы рискуете, что кто-то примет их за вас! 

5.    Поиск идеального решения

Еще одной ошибкой будет думать, что для каждой задачи может быть идеальное решение. Руководитель тратит много времени на поиск идеала, которого чаще всего не существует. Гораздо продуктивнее будет выбрать оптимальный вариант, например с помощью двумерного списка