Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Страшное слово «хронофаг» или «Борьба с поглотителями времени»

В бизнесе проблема нехватки и неконструктивного использования временного ресурса – особенно остра. Недаром этот феномен оброс множеством советов борьбы с ним, методик и породил целую бизнес-науку – тайм-менеджмент.

Как часто мы задумываемся над тем, чем для нас является такая удивительная субстанция, как время? Другом, помощником, врагом, учителем, черной дырой, в которой растворяются деньги, друзья, дела или чем то еще? В любом случае, каждый из нас периодически сталкивается с тем, что и дома, и на работе времени то в избытке и не понятно, как им распорядиться, то катастрофически не хватает. В бизнесе проблема нехватки и неконструктивного использования временного ресурса – особенно остра. Недаром этот феномен оброс множеством советов борьбы с ним, методик и породил целую бизнес-науку – тайм-менеджмент! Ведь от того, насколько мы укладываемся в deadline, зачастую зависит деловая репутация не только нас лично, но и компании в целом.

Что же мешает нам на рабочем месте все успевать и придерживаться нами же установленных сроков? Оказывается, существуют такие мелкие, но прожорливые существа, как хронофаги (от др.-греч. χρόνος — время и φάγομαι — буду, есть) – поглотители (пожиратели) нашего с вами рабочего времени. Они давно уже стали нашими невидимыми спутниками и потихоньку отгрызают секунды и минуты от наших с вами драгоценных временных ресурсов.

Как же они выглядят? Как их распознать, остановить и по возможности начать использовать себе во благо. Поговорим об этом. Итак, поглотители, в зависимости от того, сколько времени они могут отнимать, бывают крупные и мелкие. К основным крупным временным поглотителям на рабочем месте можно отнести:

1. Прокрастинация – постоянное откладывание «на потом».
Возможно, не всем известно слово прокрастинация (англ. Procrastination – задержка, откладывание), но наверняка большинство из нас хотя бы раз в жизни сталкивалось с этим явлением. На практике прокрастинация проявляется в том, что человек, осознавая необходимость выполнения вполне конкретных важных дел (например, должностных обязанностей), отвлекает свое внимание на различные бытовые мелочи, незначительные механические рабочие процессы, развлечения и тому подобное. Психологи считают, что это явление связано с тревогой, возникающей при начинании либо завершении каких-либо, кажущихся сложными либо неприятными задач, принятием решений. Настоящей проблемой прокрастинация становится, когда превращается в «нормальное» рабочее состояние. Обычно сотрудник, поддавшийся этому недугу, постоянно все важное откладывает «на потом», а когда оказывается, что все сроки уже прошли, либо просто отказывается от запланированного, либо пытается сделать всё отложенное «рывком», за нереально короткий промежуток времени. В результате дела или не выполняются, или выполняются некачественно, с опозданием и не в полном объёме.

2. Выходы в интернет, не связанные с работой.
Следующим поглотителем времени, отнимающим огромное количество времени, является, конечно же, всеми нами любимый интернет! Согласно данных исследования о интернет-зависимости, проведенного в 2012 году социологами, 64% работников в рабочее время пользуются интернетом в личных целях. Еженедельно на социальные сети, новостные порталы, онлайн-игры, шопинг, личную переписку и прочие увлечения каждый из них тратит от 1 до 10 часов. Конечно же, с точки зрения эффективности труда эта статистика не особо утешительна. Причем, зачастую, мы прекрасно понимаем то, что занимаемся пустой тратой времени, но изменить что-то и избавиться от сетевой зависимости – зачастую под силу немногим.

3. Неэффективно проводимые совещания, планерки и прочее.
Еще одна группа поглотителей, съедающих наше с вами время, это всевозможные совещания, планерки, обсуждения и тому подобные рабочие мероприятия. Казалось бы, как еще спланировать совместную работу и решить рабочий вопрос, в котором заинтересовано несколько сторон, как не обсудив его совместно? В целом, сама по себе процедура обсуждения может быть довольно конструктивной и полезной. Но! На практике трудно провести совещание в режиме оптимального соотношения время/эффективность. Чаще всего, для тех, кто принимает в них участие львиная доля времени проходит впустую. Если вернуться к статистике, то 91% респондентов во время совещаний в той, либо иной степени предаются мечтам и размышлениям на отвлеченные темы, 73% – занимаются личными делами, а 37% даже умудряются вздремнуть. К этой же группе поглотителей можно отнести и часть деловых встреч. Нередко встречи проводятся исключительно «для галочки», чтобы отчитаться и не приносят никакой пользы компании.

4. Разговоры с коллегами «в курилке».
Разговоры с сослуживцами на самые различные отвлеченные темы также относятся к основным поглотителям времени на работе. Нередко случайная встреча на кухне или возле кулера может перерасти в получасовую беседу о хорошо проведенных выходных, поездках, погоде и пр. Исключение такого рода разговоров – один из самых простых и надежных способов сэкономить время на продуктивные рабочие процессы.

Помимо глобальных пожирателей времени нас окружает также множество мелких, незаметных и трудноуловимых. Как правило, для того, чтобы их выявить, необходимо события хотя бы одного из рабочих дней расписать поминутно. Лучше даже проделать эту процедуру на протяжении недели. В этом случае, можно будет выделить те занятия, которые регулярно повторяются, к работе не относятся, но в сумме отнимают приличное количество времени. В этом списке, скорее всего, вы обнаружите:

1. Поиск необходимых электронных документов в многочисленных папках на вашем компьютере и среди электронных писем. Конечно же, есть люди абсолютно четко знающие, что и где у них находится на различных дисках. Большинству же понадобится время, чтобы вытащить из небытия какой-нибудь двухгодичный документ, неожиданно понадобившийся.

2. Телефонные разговоры, как входящие, так и исходящие. И это не только отвлекающие от дела личные звонки. Так, например, для отделов, в чьи непосредственные обязанности входит совершение ежедневно большого количества исходящих звонков, играет роль даже то, насколько правильно настроена офисная АТС, клавишный ли телефон используется, либо программный и прочее. Казалось бы, насколько существенна экономия в 5 секунд на каждом из звонков? Но, если умножить эту цифру на 200-300 звонков в день мы получим 25 минут, что в общей сложности в неделю составит почти 2 часа рабочего времени.

3. Перекусы на рабочем месте, чай, кофе и прочие прелести офисной жизни. Конечно же, я не призываю к тому, чтобы все полностью перестали себя баловать разными напитками, конфетами, печенюшками и прочим. Главное – не злоупотреблять этим и не использовать в качестве минутного ухода от выполнения менее приятных профессиональных обязанностей.

4. Неумение использовать удобные функции офисных программ оптимальным образом. Так, многие сотрудники не умеют пользоваться быстрыми клавишами, не знают большинства простых и удобных функций Excell, Word и других приложений, с которыми они работают, теряя при этом драгоценные минуты на выполнение большинства процедур слишком сложным путем.

5. Беспорядок на рабочем столе, который зачастую приводит к тому, что невозможно быстро обнаружить срочно понадобившийся документ, либо важный номер телефона и так далее

Мы перечислили только самые распространенные поглотители времени, но все индивидуально и на практике этот список гораздо больше, т.к. они могут принимать самые неожиданные формы и виды.

Каким же образом бороться с поглотителями? Имеет ли смысл пытаться их преодолеть? Возможно ли, чтобы рабочие процессы перестали находиться в зависимости от них, приручить и научиться ими управлять? Конечно же, нет ничего невозможного! Но задача эта все-таки носит более индивидуальный характер, чем общественный. Ведь очень сложно, а зачастую невозможно только извне заставить человека быть аккуратным, целеустремленным, собранным. Итак, каким образом возможно перевести время теряемое в разряд полноценно рабочего?

В первую очередь – ничто не отвлечет от запланированных дел правильно мотивированного человека. Причем, в том, что касается впустую потраченного времени, играет роль как внешняя, корпоративная мотивация, так и внутренняя. Для того чтобы использовать каждый момент жизни с пользой для себя, каждому необходимо прислушаться к себе, своим настоящим желаниям и задуматься о том, что именно помогает их скорейшему достижению, а что только оттягивает момент реализации. В этом случае, многие из вышеперечисленных поглотителей станут незначимыми и сами собой и прекратят свое существование. С остальными же возможно бороться при помощи некоторых приемов тайм-менеджмента.

Неплохо, например, начать с хронометража, о котором уже упоминалось выше, и выяснить, что представляют собой поглотители времени каждого из сотрудников. Таким образом, возможно предварительно настроить человека на выявление хронофагов и борьбу с ними. Главное, не переусердствовать, не слишком доверять сухим цифрам, таблицам, отчетам и не требовать, чтобы это отнимало слишком много времени. Во многих украинских компаниях ведение тайминга становится само по себе уже серьезным поглотителем времени, а к желаемым результатам не приводит, так как люди очень быстро учатся обходить жесткие временные рамки, продолжают тратить время впустую и при этом использовать отчеты как прикрытие.

Человека необходимо убедить в том, что использовать время эффективно – приятно и полезно. Как только он увидит, сколько его времени «сгорает» впустую, то с большой вероятностью захочет исправить ситуацию. И здесь на помощь может прийти так называемый Stop Doing лист. Стоп лист представляет собой список тех дел, которые необходимо прекратить делать. В этом случае очень удобно использовать результаты хронометража, в ходе которого были выявлены поглотители времени. Они и будут вноситься в стоп лист в первую очередь.

Например: было обнаружено, что самым серьезным поглотителем времени является времяпрепровождение в Facebook. В Stop Doing лист в этом случае необходимо записать: «перестать заходить на Facebook в рабочее время». И при этом обязательно выделяете время для того, чтобы ограничение не было слишком болезненным. Например: «время для Facebook: пятница с 21 до 22» 

Если основной поглотитель времени – общение с коллегами. В stop doing листе будет запись: «Перестать обсуждать футбол с сотрудниками». Невозможно полностью отказаться от общения? Есть вариант решения проблемы: выделить один день в неделю для похода совместно в спортивный паб после окончания рабочего дня.

Имеет смысл задать настрой на то, чтобы сотрудник всегда держал фокус внимания на своих целях в жизни. Человек, который знает, чего он хочет и к чему стремится, не захочет тратить время на дела, которые отдаляют его от желаемого. С точки зрения специалиста по развитию персонала, очень важно помочь человеку определить цели и правильно расставить жизненные приоритеты. Дать возможность понять, что произойдет, если он не избавится от хронофагов, какие потери при этом понесет, начиная от материальных и заканчивая здоровьем и возможностями.

Автор: Наталья Макеева для «Управление персоналом» - Украина, №6 (237)

Компания: Golden Staff, центр бизнес-обучения (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Метапрограммы – инструмент эффективных изменений, ICU Group, группа тренинговых компаний
Дмитрий Джеджула о клиентоориентированности, Бітрікс24
Юлия Юдина о бизнес этикете, Бітрікс24
Чому школярі 9-11 класів обирають IT STEP University, Комп'ютерна Академія ШАГ (Львівська філія)
Як вивчати ІТ ще зі школи, щоб стати професіоналом, Комп'ютерна Академія ШАГ (Львівська філія)
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».