Как обезопасить свою компанию при выборе поставщиков и подрядчиков

В свете последних изменений касающихся представления в составе декларации по НДС данных из книг покупок и продаж, актуален вопрос проявления так называемой «должной осмотрительности» при взаимодействии с контрагентами – поставщиками и подрядчиками.

В свете последних изменений, касающихся представления в составе декларации по НДС данных из книг покупок и продаж, как никогда актуален вопрос проявления так называемой «должной осмотрительности» (см. ниже) при взаимодействии с контрагентами – поставщиками и подрядчиками.

По замыслу налоговых органов отныне данные из книг покупок и продаж компании должны сверяться с аналогичными данными, поступившими в составе отчета от всех указанных поставщиков и покупателей (см. наш материал о встречных проверках).

Всегда существует вероятность, что кто-то из Ваших деловых партнеров не проведет нужную счет-фактуру, либо не справится с объемом документов и представит «приблизительную» отчетность. А кто-то вовсе прекратит существование, не отчитавшись за квартал.

Все это может дать повод налоговикам признать заявленные Вами налоговые вычеты по НДС неправомерными и, как следствие, – привести к доначислениям НДС.
Существуют методы минимизации налогообложения в Украине.
Также выявленные расхождения в Вашей отчетности и отчетности контрагента могут послужить основанием для назначения выездной налоговой проверки.

Выявленные расхождения в Вашей отчетности и отчетности контрагента могут послужить основанием для назначения выездной налоговой проверки.

При выездных проверках налоговики тщательно изучают взаимоотношения с контрагентами: кому из поставщиков и в каком размере перечислялись денежные средства (это видно из банковской выписки, доступ к которой налоговые органы могут получить самостоятельно), а также - от кого были приняты к учету расходы, что видно из документов (актов, накладных, счетов-фактур).

Если будет выявлено, что расходы необоснованно приняты к учету, это приведет к большим доначислениям: примерно 20% от суммы неправомерно учтенных расходов. Доначисления делаются по всем контрагентам, по которым обнаружились расхождения, за весь период проверки (как правило, это 3 года).

Доначисления грозят и тем, кто применяет упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы».

Оспаривать доначисления из-за «проблемных» контрагентов придется в суде, где будут иметь значение любые доказательства того, что сделки действительно были, а компания при выборе своего поставщика проявила «должную осмотрительность».
И помните про, новые изменения в налоговом законодательстве Украины.

Что значит «должная осмотрительность»?
Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и он мог знать о нарушениях, допускаемых контрагентом.

Какие контрагенты привлекают внимание налоговиков?

В первую очередь под пристальное внимание инспекторов подпадают контрагенты, при взаимоотношении с которыми выявлено:
1.  Отсутствие у Вас личных контактов руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-поставщика и руководства (уполномоченных должностных лиц) компании-покупателя при обсуждении условий поставок, а также при подписании договоров;
2.  Отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
3.  Отсутствие документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
4.  Отсутствие информации о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении складских, производственных или торговых площадей;
5.  Отсутствие информации о способе получения сведений о контрагенте (нет рекламы в СМИ, нет рекомендаций партнеров или других лиц, нет сайта и т. п.). При этом негативность данного признака усугубляется наличием доступной информации (СМИ, наружная реклама, сайты и т. д.) о других участниках рынка идентичных или аналогичных товаров (работ, услуг), в том числе предлагающих свои товары (работы, услуги) по более низким ценам;
6.  Отсутствие информации о государственной регистрации контрагента (узнать о том, был ли зарегистрирован Ваш контрагент в ЕГРЮЛ на дату сделки.

Как подтвердить проявление «должной осмотрительности»?

Наш опыт показывает, что очень важно наличие общедоступной информации о контрагенте (публикации в СМИ, наружная реклама, сайт в интернете и т.д.). Даже обычный сайт-визитка, который можно сделать бесплатно собственными силами, снижает риск претензий со стороны налоговой.

Даже обычный сайт-визитка, который можно сделать бесплатно собственными силами, в значительной степени снижает риск претензий со стороны налоговой.

Ну и, безусловно, важно на этапе заключения договора запросить у контрагента комплект учредительных документов.

Важно!

К информации, не являющейся коммерческой тайной, относятся сведения:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица и документах, подтверждающих факт внесения записей о компаниях и ИП в соответствующие госреестры;
• содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

Кроме того, целесообразно собирать и хранить следующую информацию:

1. Коммерческие предложения и преддоговорную переписку с контрагентом (например, электронную переписку с контактными лицами контрагента);
2. Информацию о том, каким образом данный контрагент был найден (например, распечатки из интернета);
3. Информацию о сотрудниках контрагента, с которым осуществлялся контакт (менеджеры по продажам, и т.д.).

Все это поможет защитить Ваши интересы, если у налоговых органов возникнет вопрос о проявлении Вами «должной осмотрительности» при выборе контрагентов.

Также некоторые компании в целях безопасности запрашивают:

1. Копии бухгалтерской и налоговой отчетности;
2. Копии платежных поручений, подтверждающих оплату налогов в бюджет;
3. Справку об отсутствии задолженности перед бюджетом;
4. Копию паспорта Генерального директора и иную личную информацию.

Однако мы считаем, что не стоит ставить под удар возможные деловые отношения в случае, если Ваш контрагент откажется предоставить подобные сведения.