Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Технологии ведения переговоров с поставщиками во время кризиса и нестабильности

Технологии ведения переговоров с поставщиками во время кризиса и нестабильности

Еженедельник АПТЕКА делится впечатлениями от тренинга-практикума «Закупки на 100%. Технологии ведения переговоров с поставщиками фармацевтических компаний во время кризиса и нестабильности».

Опубликовано: http://www.apteka.ua/article/341785

В Киеве состоялся 2-дневный тренинг-практикум «Закупки на 100%. Технологии ведения переговоров с поставщиками фармацевтических компаний во время кризиса и нестабильности», организованный «UkrComExpo» и Фармацевтической Ассоциацией Lege Artis. Тренинг-практикум провела Виктория Березина, бизнес-тренер, консультант по управлению персоналом, сертифицированный коуч. 

Слезы уже не помогают, или как получить уступки 

Помните к/ф «Москва слезам не верит», получивший премию Американской Академии кинематографических искусств и наук «Оскар»? В одной и сцен у главной героини  берут интервью, и ее ответ на вопрос: «Чем занимается Ваше предприятие?» звучит так: «Мужчинам такая информация не пригодится. А вот женщинам она может быть интересна и полезна».

И это действительно так! Проблемы одних – неинтересны и неактуальны – для других, и потому на первое место выходит целевая аудитория, для которой та или иная информация будет востребована и ценна, и которая сможет ее оценить по достоинству. Обратимся к потребности менеджеров по закупкам фармацевтических компаний. Все просто – они хотят как можно дешевле  купить субстанции, технику и пр. пр., а «нехорошие» поставщики – хотят подороже продать те же субстанции, технику и пр. пр. Переговоры о закупках – это всегда место встречи двух противоборствующих сторон. От этих переговоров напрямую зависит успех бизнеса и время, в течение которого он будет успешен. Согласитесь, что налицо конфликт интересов. И к сожалению, никому уже больше не помогают мантры: «а если вы так, то нам это и не надо», «наши цены всех устранивают», «мы самые лучшие»  и так далее….  Это значит, что хороший менеджер по закупкам всегда «во всеоружии», он просчитывает варианты и ищет возможности: как получить особенные условия от поставщиков, потому что: экономия на закупке сегодня – обернется снижением себестоимости продукции завтра. Что в условиях зарегулированности фармацевтического рынка, отсутствия  должной поддержки со стороны государства, нестабильности гривны и внешних угроз будет определяющим конкурентным преимуществом компании, способствовать повышению ее прибыльности, и тем самым – развитию бизнеса. Очень часто менеджерам по закупкам приходится иметь дело с опытными и обученными переговорщиками-поставщиками, в тоже время, закупщикам необходимо «танцевать» от возможностей (рамок) бюджета компании на конкретную закупку, учитывать наличие остатков и запасов на страховой период «от закупки-до закупки».

Закупка – это комплексный процесс, который требует от менеджера по закупкам  тщательного планирования и системного подхода, когда… необходимо суметь! совместить интересы своей компании и возможности компании-поставщика. 

Ищем возможности и выбираем варианты переговоров 

Бизнес-тренер представила 3 наиболее распространенные стратегии ведения переговоров, а именно жесткие, партнерские и восточные. Жесткие переговоры, или переговоры по американской системе предполагают, что дискуссия будет вестись с позиции «силы», когда стороны оценивают убедительность аргументации друг друга. Соответственно, чьи «объективные» аргументы в ходе переговоров окажутся сильнее, та сторона и выйдет победителем. При этом, как правило, стороны, не хотят идти ни на какие уступки. Данный вид переговоров требует огромной подготовки, и не только в аспекте сбора информации. Часто для ведения жестких переговоров создается специальный образ злого  переговорщика, прорабатывается сценарий и даже набор фраз, которые будут использоваться. Таким образом, жесткие переговоры являются эмоционально самыми энергозатратными. При этом прибегать к ним можно в том случае, если у сторон имеются общие интересы, а вы, в свою очередь, уверены что ваши аргументы сильнее или как минимум не слабее аргументов противоположной стороны. Такой стиль также уместен, если вы не планируете дальнейшего сотрудничества с противоположной стороной или у вас есть причины полагать, что ваш партнер намерен вести жесткие переговоры.

Стратегия партнерских переговоров предполагает, что по итогам коммуникации обе стороны останутся довольны достигнутой договоренностью. В этом случае, партнеры как правило, начинают переговоры с крайних позиций — озвучивая свою программу максимум, затем обмениваясь взаимными уступками и прощупывая ту черту, за которую противоположная сторона переговоров не может переступить, поскольку начнет работать в убыток. При этом портфель возможных уступок должен быть разработан заранее, и где нужно  уделить особое внимание аспектам, которые не важны для вас, однако вы думаете, что они могут быть значимыми для противоположной стороны. Целью партнерских переговоров является достижение договоренности.

Третий вид переговоров — восточные. Это своего рода «высший пилотаж» ведения переговоров. Такие переговоры ведутся не для того, чтобы прийти к какой-то определенной договоренности, а скорее… с целью поиска общих интересов, или возможных точек соприкосновения.

Вне зависимости от выбранной стратегии переговоров, однозначно наиболее важным для их удачного проведения является процесс подготовки к переговорам.

Извлекает ли ваша компания максимум прибыли из закупок? 

При подготовке к переговорам необходимо в первую очередь определить: каких целей вы хотите достичь? Например, ставим финансовую цель — сэкономить 7% на закупках. В этом контексте следует отметить, что часто незначительное сокращение издержек на производство продукции (например, 3–8%) позволяет добиться такого же повышения прибыльности, как и существенное повышение стоимости этой же продукции (на 30–40%). На размер этих показателей  влияет структура источников прибыли. В ходе тренинг-практикума бизнес-тренер В. Березина продемонстрировала пример расчета рентабельности работы предприятия с учетом повышения стоимости продукции или сокращения издержек на ее производство, доказывающий целесообразность деятельности, направленной на снижение себестоимости продукции.

После определения целевого уровня экономии мы проводим анализ и выясняем, какие закупки создают большую часть затрат предприятия. На следующем этапе проводим анализ прибыльности ключевых поставщиков и выясняем их норму прибыли. Если она невелика, давить на них нет смысла, а если этот показатель неплохой, тогда это аргумент в пользу снижения цены закупки. Параллельно мы должны подготовить «пряник» для поставщика — перспективу увеличения объема закупок при установлении им более справедливой цены для нас. В дальнейшем, необходимо установить срок (например, полгода или год), по истечении которого нужно проанализировать, достигли ли мы желаемой финансовой цели, или нет, экономя на закупках.

Домашнее задание для переговорщика, или подготовка к переговорам

Перед началом переговоров необходимо собрать как можно больше информации о своих потенциальных партнерах. В частности, полезно будет проанализировать предыдущий опыт работы с данной компанией (если таковой имел место), финансовое положение потенциального партнера и его место на рынке, репутацию, изучить его ценовое предложение, а также собрать профессиональную и личную информацию о переговорщике/переговорщиках,и тех, кто еще вовлечен в принятие решения по заключению сделки. С учетом собранных сведений готовится собственная позиция на переговорах, которая включает схемы, диаграммы и прочие наглядные свидетельства проделанной вами работы, также необходимо проработать: на высказывания и мнения каких людей было бы полезно сослаться в ходе переговоров. Необходимо заранее продуматьпреимущества вашего предложения, возможные возражения партнера, и ваши ответные аргументы.

При подготовке к переговорам необходимо разработать для себя определенную иерархию целей, для  чего рекомендуетсявоспользоваться EDO-подходом.

EDO-подход подразумевает разработку 3-хвариантов результатов переговоров:

Е —ESSENTIAL — это самые крайние позиции, на которых вы можете оказаться в результате переговоров. Условия уровня Essential не могут быть предметом торга.

D — DESIRABLE — это то, чего вы ожидаете достичь в результате переговоров. Используйте Desirable как индикатор вашей персональной результативности. Условия уровня Desirable могут быть предметомторга.

О — OPTIMAL — это оптимальный результат, который вы ожидаете получить от переговоров. Optimal — это условия «открытого предложения», с которыми вы выходите на первый контакт с клиентом. Условия уровня Optimal должны быть реалистичными и могут являться предметом торга.

На данном этапе необходимо разработать возможные варианты для маневра во время переговоров. Например, желательно формализовать процесс, выяснив: есть ли возможность переадресовать неразрешимые для вас вопросы на более высокий уровень полномочий, определить, какие пункты договора являются для вас по-настоящему важными, а в каких вопросах можно и уступить, что вы можете попросить взамен, выполнение каких пунктов наиболее важно для поставщика.

Коммуникативные навыки ведения переговоров

В ходе переговоров важно создать обстановку, способствующую налаживанию диалога. Эффективными методами налаживания диалога являются: отзеркаливание, перефразирование, развитие диалога, раппорт, метасообщение.

Отзеркаливание подразумевает точное, дословное воспроизведение высказывания собеседника. При этом вы можете начать с вводной фразы: «Как я понял вас...», «По вашему мнению...», «Другими словами, вы считаете...» и т.п. При перефразировании вы воспроизводите высказывания собеседника в сокращенном, обобщенном виде, кратко формулируя самое существенное из них.

Для развития диалога необходимо постараться вывести логическое следствие из высказывания собеседника или выдвинуть предположение относительно причин высказывания собеседника. Например, «Если исходить из этого, что вы сказали, то выходит, что...», «Вы так считаете, видимо, потому что...» и т.п.

Также будет полезно использование элементов раппорта — копирования скорости, громкости и интонации голоса собеседника, а также его позы, жестов и пр.

Все по плану

Структура деловых переговоров предполагает несколько последовательных этапов, правильное проведение каждого из которых позволяет повысить вероятность благоприятного результата переговоров для закупщика: установление контакта, получение информации, передача информации, аргументация позиций сторон, принятие решений и завершение переговоров. На этапе получения информации различные варианты вопросов позволят получить необходимую для вас информацию и направят беседу в нужное русло (таблица,  информация представлена в сокращенном виде).

А если возражает?  

Относительно работы с возражениями стоит заметить, что наличие большого количества возражений — это не так уж плохо. Ведь наиболее трудными  являются как раз те потенциальные поставщики, которые отказывают, не выдвигая никаких возражений. Потому что в этом случае мы не понимаем – что не так с нашим предложением, или с нами?! Наличие возражений свидетельствует о том, что у партнера по переговорам  есть интерес к вашему предложению. Часто возражение является нормальной защитной реакцией, когда одна сторона думает, что ей пытаются «всунуть» нечто такое, что ей не выгодно или требует ненужных усилий. При этом ответ на вопрос: «Что можно предложить партнеру?» находятся в самом партнере. Поэтому, одним из эффективных методов работы с возражениями является использование таких вопросов:«Можно ли узнать конкретнее?», «Если бы..., то Вы бы пошли на встречу?», «Это единственная причина сомнений?», «Что Вам мешает принять окончательное решение?», «Что еще мы можем сделать, чтобы Вы приняли наши условия?».

Причины возражений бывают рациональные и эмоциональные. Рациональной причиной возражений может быть непонимание преимуществ вашего предложения вследствие недостатка информации или ошибочной интерпретации информации (без умысла/или с умыслом). Также партнер по переговорам может считать, что его потери будут больше, чем выгоды от сотрудничества. Кроме того, за возражениями может скрываться простое желание получить больше информации и больше доводов в вашу пользу. Так помогите партнеру и самому себе!

Эмоциональные причины возражений могут включать: сопротивление воздействию со стороны контрагента;  сопротивление изменениям; демонстрация собственной значимости; проявление враждебности; желание приобрести больше уверенности перед совершением сделки.

Важно понимать, что возражения собеседника дают возможность вскрыть и понять потребности и мотивы партнера, выяснить, какие стороны вашего предложения/услуги встречают положительныйприем, а какие — нет; определить — в какой дополнительной информации нуждается партнер.

Во-первых, никогда не спорьте с партнером по переговорам, во-вторых, не нападайте, а просто примите как данность, что любой человек имеет право на свое мнение. Это ведь нормально, не правда ли?!

Таблица "Типы вопросов" 

Как успокоить сердце закупщика

Важной частью переговоров по закупке, часто определяющей их результаты, является этап аргументации своих позиций. В аргументировании чаще всего выделяют 2 основные конструкции: доказательная аргументация, когда мы хотим что-то доказать или обосновать, и контраргументация, с помощью которой мы опровергаем тезисы и убеждения собеседника. Кроме того, методы аргументирования делятся на риторические и спекулятивные. Риторические методы используются с целью донести до собеседника свою точку зрения и опровергнуть чужую. Спекулятивные методы направлены главным образом на то, чтобы сбить собеседника с толку.

И, наконец, в успешных переговорах о закупке  наступает финальный этап — завершение переговоров, которое включает прямое приглашение заключить конкретный договор о поставке/закупке, когда стороны приходят к соглашению о сотрудничестве (взаимовыгодному!).

В ходе тренинг-практикума В. Березина привела множество примеров как удачных, так и неудачных переговоров по закупке. В течение всего мероприятия участники работали над практическими бизнес-кейсами, активно их обсуждали и анализировали, иногда с изрядной эмоциональностью. Тренинг-практикумпомогучастникамизучить основные составляющие процесса ведения переговоров о закупках, разобраться в нюансах этого процесса, разработать стратегию взаимоотношений с поставщиками, научиться ранжироватьпоставщиков по ценностидля своей компании и ознакомил с новыми эффективными методиками ведения переговоров с учетом затяжного периода рыночной нестабильности. 

Пресс-служба «Еженедельника АПТЕКА»

Автор: Березина Виктория
Компания: Lege Artis, фармацевтическая ассоциация (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Как изменить свой финансовый сценарий?, Школа семейной грамотности, психологический клуб
Как спасти семью?, Школа семейной грамотности, психологический клуб
Об амбициях и развитии Духа, Эрцгамма, центр интегрального развития человека
Медична реформа: як це працюватиме, Професійні видання
Метапрограммы – инструмент эффективных изменений, ICU Group, группа тренинговых компаний
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».