Что должен уметь персональный ассистент директора

Ассистент должен глубоко и качественно разбираться во всех процессах деятельности компании, наравне с руководителем.

Персональный ассистент– это человек, который является связующим звеном в компании, он должен быть компетентным, коммуникабельным, инициативным и обладать высокой стрессоустойчивостью и гибкостью. Обучиться этим качествам можно в Школе Персональных Ассистентов D&Y, где и побывала журналист портала Training.com.ua.

Персональный ассистент должен обладать рядом профессиональных и личных качеств, соответствующих должности. Некоторые из этих качеств являются врожденными, другие - приобретаются с опытом или в процессе обучения. По словам Малколма Болдриджа, «Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет».

Ассистент и процесс управления проектами

Ассистент должен глубоко и качественно разбираться во всех процессах деятельности компании, наравне с руководителем уметь систематизировать и управлять этими процессами. Кроме того, ассистенту нередко приходится вести внутренние переговоры и повышать мотивацию сотрудников. Ведущая Школы Юлия Кирилюк выделила два основных вопроса мотивации:

1. К чему побуждать? (вопрос направленности).

2. Как побуждать? (вопрос энергии).

Эффективность работы организации может обеспечиваться различными побуждениями разных групп людей. Эти побуждения необходимо выявить и направить сотрудников в нужное русло, удовлетворяя их потребности.

Ассистент должен глубоко и качественно разбираться во всех процессах деятельности компании, наравне с руководителем

Еще одной важной функцией персонального ассистента является создание и четкое следование системе. Все, что не является системным, – потерянное время. Поэтому успешный ассистент должен обладать навыками планирования – как стратегического (долгосрочного), так и оперативного.

Коммуникативные способности

Персональному ассистенту приходится ежедневно взаимодействовать не только с руководителем, но и с партнерами, клиентами и сотрудниками компании. Нередко именно ассистент выступает в роли «лица» организации, поэтому ему необходимо досконально владеть знаниями этики и этикета, не говоря уже о владении коммуникативными навыками.

Типичные ошибки передачи и приема информации – потеря, искажение и дополнение информации.

Персональный ассистент должен использовать следующие способы сохранения информации при ее передаче:

• настроить партнера на прием информации;
• структурировать информацию;
• интонационно выделить наиболее важные моменты;
• попросить повторить информацию и скорректировать ошибки.

Способы сохранения информации при ее приеме:

• повторить услышанное, чтобы передающий скорректировал информацию;
• структурировать информацию при приеме;
• записать информацию.

Эмоциональная устойчивость

Качества характера персонального ассистента являются залогом успешного выполнения работы и психологической совместимости с руководителем. Самое главное из них, не зависимо от типа темперамента – эмоциональная устойчивость.

Важной функцией персонального ассистента является создание и четкое следование системе

Во время тренинга Юлия Кирилюк рассказала о принятой методике, в соответствии с которой выделяют 5 базовых эмоций:

• страх;
• гнев;
• печаль;
• радость;
• интерес.

При этом спикер отметила, что интерес нельзя назвать эмоцией, однако его внесли в данную методику как состояние человека, которое в значительной степени влияет на его работоспособность.

Результативность каждой из этих пяти эмоций показывает, насколько долго человек способен работать эффективно под действием данной эмоции.

Как видно, наибольшей результативностью обладает интерес. Поэтому Юлия Кирилюк дает совет: «Во всем, что вы делаете, старайтесь находить интерес».

По словам спикера, существует две группы людей, в зависимости от того, в каком эмоциональном состоянии их продуктивность повышается. Людям первой группы важно состояние комфорта, безопасности, наличие четкого плана и уверенности в завтрашнем дне. Условно Юлия Кирилюк назвала их «sexy». Людям второй группы необходима выработка адреналина, контрастность, присутствие конкуренции. Условное название людей этого типа — «funky». Эти предпочтения являются врожденными особенностями нервной системы, которые нельзя изменить. Но, понимая, к какой группе относится руководитель и ассистент, довольно просто найти правильный подход и взаимопонимание. Так, для людей-«funky», как правило, эмоциями, повышающими результативность, будут гнев и страх. Для «sexy» — радость и, в некоторых случаях, печаль. Следует также отметить, что абсолютных типов не существует. Каждый человек относится к той или иной категории в большей или меньшей степени. Например, если и руководитель, и ассистент относятся к категории «funky», кто-то из них все равно будет больше «sexy».

Результативность эмоций показывает, насколько долго человек способен работать эффективно под действием данной эмоции

 Чтобы осознанно повышать результативность труда, ассистент должен уметь работать с собственными эмоциями и эмоциями руководителя. Первая и самая сложная задача в этом — осознать эмоцию и ее причину.

В заключение темы эмоциональной стабильности Юлия Кирилюк рассказала о важном качестве, которое должен развивать в себе персональный ассистент – ролевой гибкости, то есть способности меняться, реагировать в разных ситуациях по-разному, оставаясь при этом собой: смеяться, когда весело; злиться, если кто-то вызывает недовольство и т. д.

«Ролевую гибкость необходимо развивать, потому что она пригодится не только в профессиональной деятельности, но и в личной жизни, — добавила спикер. — Чем выше у человека ролевая гибкость, тем он интереснее окружающим».

Профессиональная уверенность

Для чувства уверенности необходимы три составляющие:

• цели;
• самооценка;
• ресурс.

У разных людей эти составляющие уверенности развиты по-разному. Если для человека приоритетны цели, ему необходимо четкое понимание, куда он должен прийти, и как все должно получиться в результате.

Людям, ориентированным на самооценку, необходимо чувствовать поддержку и одобрение извне.

Для тех, кому для уверенности необходим ресурс, важно понимание, что у них есть все, что нужно для того, чтобы выполнить работу.

Ассистент – это реагирующий человек: нужно повысить – повышаем, нужно понизить – понижаем градус чего-нибудь

Исходя из этого, Юлия Кирилюк сделала два вывода:

1. Планируя свои действия, всегда необходимо ориентироваться на сильные стороны своей уверенности.

2. Обязательно необходимо усиливать слабые компоненты. Потому что выбивают из уверенности там, где компонент слабее.

Подводя итог, Юлия Кирилюк сказала: «Персональный ассистент – это одна из самых странных должностей. Этот человек – термостат. Он должен быть для всех нужным и полезным».

И пожелала участницам Школы персональных ассистентов, который состоится 13-17 июля, стать настоящими ассами своего дела.