Управление личной эффективностью: как все успевать на работе и дома

В этой статье вы прочитаете: Как освоить принципы тайм-менеджмента для эффективной работы В чем искусство управлять временем Как управление личной эффективностью помогает в жизни

Многим знакомо такое чувство, когда целый день работаешь практически без перерывов на обед и отдых, но все равно мало успеваешь. И самое неприятное, что ситуация повторяется даже на следующий день. Как выявить причину и устранить этот симптом? Ответ в нашей статье.

Управление личной эффективностью помогает справиться со множеством тревожных симптомов. 

Я всегда дорожу своим временем, стремлюсь эффективно им управлятьи трачу много времени на понимание причин его неэффективного использования. В итоге я смог найти причины проблем, после устранения которых ситуация заметно улучшилась –  используя принципы тайм-менеджмента, я стал уровновешеннее.

Проблема

Вроде бы куда-то заходил, уточнял разные вопросы, ездил – и день неожиданно закончился. Постепенно накапливались негативные эмоции, выливаясь на окружающих. Среди возможных причин бесполезной потери времени можно считать наличие нескольких рабочих ролей, которые приходится выполнять одновременно, со смешиванием различных задач, функций и способов достижения целей.

К примеру, сейчас я организую IT-компанию и мне приходится выполнять несколько рабочих ролей одновременно.

Первая роль – владелец компании, статус-кво. В том числе я решаю вопросы планирования, анализа возможностей развития организации, с определением регламентов, продумыванием организационной структуры, работой над схемой эффективной мотивации, маркетинговой политикой, поиском эффективной конкурентной борьбы.

Вторая – роль менеджера. Выполняю эту роль по необходимости – руковожу проектами, встречи с заказчиками, назначаю исполнителей по задачам, занимаюсь решением операционных и текущих задач, составлением планов проектов, управлением сроками, подготовкой документацией, командообразованием, обучением программистов.

Третья роль — исполнитель. Выполняю её временно. Вынужден тратить свое время на поездки в банк, подготовки и распечатки счетов, на поиски обещанных платежей. Кроме того, я составляю текст коммерческого предложения, продумываю конфигурации сервера. Решать все подобные задачи должны сотрудники компании, но их количество пока слишком мало, поэтому я вынужден решать их сам.

Чередую данные роли и мне удается многое сделать, но есть одно но – существует неудовлетворенность прошедшим днем и сделанными функциями. Оказывается – понимаю, чем должен заниматься, но при этом фактически приходится решать и другие задачи.

Если вы тоже сталкивались с подобной ситуацией, можно руководствоваться моим вариантом решения проблемы, управления собой и своими ролями. Первый шаг – определить роли, которые вы исполняете на работе.

1. Проанализируйте свои роли

Мне приходилось исполнять 3 бизнес-роли в своей компании – владелец, менеджер и исполнитель. У каждого руководителя такой список будет индивидуальным. Следует определить примерно по своему ощущению, какие роли приходится выполнять – постарайтесь отстраненно понаблюдать за своей профессиональной деятельностью в течение нескольких дней. Все ли выполняемые дела соответствуют назначенной вам роли? Если они соответствуют, значит роли были обозначены правильно, в противном случае их нужно пересмотреть.

2. Задайте приоритеты

Если ваши карьерные устремления соотносятся с функциями компании, в которой трудитесь, следует отказаться от ролей, которые не способствуют её развитию. Если ваши стратегические интересы находятся в другой области, лучше отказаться от ролей, которые бесперспективны для вашего личного прогресса.

Необходимо в любом случае установить приоритеты, отводя на выполнение каждой роли столько времени, чтобы успевать решать и стратегические, и тактические задачи. Считаю, что не понадобится планирование с точностью до долей процента, но всё же приблизительное представление этого вопроса необходимо.

Для себя решил – треть всего времени уделяю функциям владельца, треть задачам менеджера, и оставшуюся треть работе исполнителя. Подобные пропорции по мере развития компании будут меняться, с ростом управляющих функций, постепенным отказом от исполнительских.

3. Корректируйте планирование времени

Следующий инструмент тайм менеджмента – планирование своего месяца, недели, дня, с составлением перечня основных задач и целей, учитывая роли в организации и их пропорции, которые вы установили и считаете оптимальными.

Для меня больше подходит планирование дел по неделям. Не всегда задачи внутри одного дня могут быть распределены так, чтобы удалось добиться подходящей пропорции. Составление такого плана на день часто даже мешает. Ведь иногда целый день правильнее уделить решению одной общей задачи, без переключения между ролями.

А вот в масштабе недели вполне реально выделить себе день встреч, стратегический день, ежедневные пару часов по проектам и пр. Главное – восполнение времени, которое понадобилось для одной роли, для восстановления пропорции.

В первой половине дня планируете решать оперативные вопросы? Во второй половине следует отключить почту, закрыться от коллег – и сконцентрировать внимание на стратегии. Весь день загружен  предстоящими встречами? Тогда на следующий день нужно восстановить пропорции, проводя его полностью за работой в офисе.

4. Анализируйте каждый прошедший день

Крайне важный для меня этап – подготовка итогов дня. После выполнения всех дел вечером веду дневник, в котором кратко рассматриваю события прошедшего дня, выполненные задачи. И ставлю оценку каждому дню – действительно ли был достаточно насыщенным и эффективным, был ли полезен для меня лично, бизнеса и других людей? Какие ошибки были допущены, чем они вызваны?

Для выполнения этой задачи много времени не понадобится – 5-10 минут каждый вечер. Но польза такой работы действительно огромна.

Раньше мой день нередко завершался в состоянии злости на себя. В течение всего дня трудился, не читал книг, не тратил время на Интернет, не отвлекался, но заметных результатов работы добиться не удалось. Теперь, когда я вплотную взялся за управление личной эффективностью, при анализе дня с позиции своих рабочих ролей могу четко понять – к примеру, в течение всего дня выполнял роль исполнителя, а ожидания у меня как от директора. Тогда я себе говорю – хорошо, сегодня я отлично поработал как сотрудник. На этом ставлю точку и принимаю ситуацию без ощущения вины. Но завтра уже вообще не буду заниматься текучкой.

Домашние роли

У каждого из нас имеются не только профессиональные, но и домашние роли – им необходимо аналогичное внимание. Они являются одним из условий более сбалансированной, наполненной жизни. Поэтому дома постарайтесь полностью переходить к домашней роли, став настоящим мужчиной, который хотя бы раз в неделю выполняет мужские дела по дому. Либо больше уделяйте времени своему ребенку, придумав интересный совместный досуг. Или просто больше заботьтесь о себе, навремя забыв о профессиональных задачах.

Дополнительная информация.  Для понимания ролей, которым уделяете больше времени, а каким меньше, следует делать пометки на протяжении дня – указывая, на что было потрачено время, и сколько, вечером суммируем. При этом не следует ограничиваться лишь одним днем – особенно при выполнении нескольких ролей. Корректным будет результат тогда, когда вы начнете фиксировать данные минимум неделю.