30-31 липня семінар "Діловодство та архівна справа в Україні"

Нові законодавчі зміни в Правилах організації діловодства та архівного зберігання. Електронний документообіг та практика його впровадження. ЕЛектронний архів підприємства.

Програма на сайті >>>

Нормативно-правова база, що регламентує діловодство та архівну справу в Україні. Нові зміни.

Нові зміни в Правилах організації діловодства та архівного зберігання, затверджені Наказом Мінюсту № 2277/5.

• Постанова КМУ № 55 від 17 січня 2018р.
• Профільні міжнародні та національні стандарти.

Організація діловодства та архіву на підприємстві за оновленими правилами.

• Нормативні документи з організації архіву та ведення діловодства.
• Профільні міжнародні та національні стандарти.
• Положення про службу діловодства, його зміст, порядок розробки та затвердження, структура служби. Посадові інструкції працівників, призначення, порядок розробки та затвердження.
• Кадрове забезпечення діяльності служби, кваліфікаційні вимоги до працівників, розрахунок їх чисельності, нормування праці.
• Взаємодія служби діловодства з іншими структурними підрозділами.
• Інструкція з діловодства підприємства, установи, організації: її зміст, порядок підготовки, погодження та затвердження.
• Відповідальність за недотримання вимог чинного законодавства у сфері архівної справи і діловодства.

Організація роботи служби діловодства.

• Організаційні документи, що регламентують роботу служби діловодства: порядок розробки та затвердження.
• Визначення чисельності працівників служби.
• Підготовка локальних нормативних актів підприємства, що регулюють організацію роботи з документами (інструкція з діловодства, стандарт організації тощо).

Підготовка і оформлення службових документів (з урахуванням нових змін). 

• Нормативні вимоги щодо складання та оформлення документів. Бланки документів. Склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та розташуванню.
• Підписи з В.О. – нова норма. Печатки – нова норма. Чи повинне ваше підприємство застосовувати печатку. 
• Погодження, затвердження, підписання управлінських документів, загальні вимоги до їх тексту Організаційно-розпорядчі документи, їх види, порядок підготовки та оформлення.
• Організаційна документація та її оформлення (правила, положення або статут, інструкції, регламенти, штатні розписи тощо)
• Підготовка та оформлення розпорядчої документації (постанови, рішення, накази, розпорядження).
• Оформлення інформаційно-аналітичних документів  (акти, довідки, доповідні записки, протоколи, службові листи тощо)
• Особливості оформлення засідань колегіальних органів. Особливості ведення протоколів, рішень тощо.

Документообіг. Організація документообігу на підприємстві. Моделювання маршрутів проходження та обробки інформації.

• Організація документообігу: основні принципи. Визначення його обсягу.
• Приймання та первинне опрацювання документів, їх попередній розгляд.
• Реєстрація документів, види і форми реєстрації.
• Реєстраційний індекс. Структура реєстраційного індексу.
• Звернення громадян. Організація роботи із зверненнями громадян.
• Строки проходження документів.

Конфіденційна інформація та комерційна таємниця: особливості роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію та комерційну таємницю.

• Організація роботи комісії з питань роботи зі службовою інформацією. Надання грифу ДСК.
• Оформлення зобов’язань нерозголошення службової інформації (комерційної таємниці).
• Облік та реєстрація документів, що містять службову інформацію. Облік електронних носіїв інформації.
• Оформлення та тиражування документів що містять службову інформацію. Вимоги щодо формування таких документів в справи.
• Організація користуванням документами.
• Перегляд документів з грифом ДСК з метою підтвердження наявності чи відсутності в них відомостей що є службовою інформацією.
• Організація роботи з конфіденційними документами. Порядок роботи виконавців з конфіденційними документами.
• Запобігання втрати та витоку документованої та конфіденційної інформації.

Контроль виконання документів. Організація та технологія контролю виконання документів.

• Мета контролю виконання документів, його види, строки виконання документів (типові, індивідуальні).
• Етапи контролю (взяття документа на контроль, визначення форм і методів контролю, проміжний контроль, продовження строків виконання документів, зняття документів з контролю).

Експертиза цінності документів.

• Експертиза цінності документів, її принципи та критерії.
• Порядок проведення експертиза цінності документів.
• Визначення строків зберігання документів.
• Експертна комісія. Організація роботи експертної комісії. Її функції та завдання.

Зберігання документів у діловодстві. Номенклатура справ. порядок розробки, затвердження та введення в дію.

• Підготовка номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ. Застосування переліків документів зі строками зберігання. Вимоги до складання, оформлення та погодження номенклатури справ.

Формування документів у справи та їх оперативне зберігання в структурних підрозділах.

• Правила формування справ. Тимчасове зберігання справ у структурних підрозділах. Вимоги щодо оформлення справ.
• Підготовка справ для архівного зберігання.
• Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню. Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів, зведених описів справ, актів про вилучення для знищення.

Порядок знищення справ, строк зберігання яких закінчився. Оформлення актів про знищення.

• Порядок передавання документів до архіву (архівного підрозділу) установи.

Архів підприємства. організація роботи архіву (архівного підрозділу). Зберігання документів в архіві (архівному підрозділі).

• Організація роботи архіву (архівного підрозділу). Порядок розроблення та затвердження положення про архів (архівний підрозділ). Визначення чисельності працівників архіву.
• Вимоги до формування архівного фонду підприємства (установи) та обліку документів в архіві. Довідковий апарат до документів архіву (описи, каталоги, картотеки, бази даних тощо). Режим доступу та порядок користування документами архіву.
• Забезпечення збереження архівних документів. Вимоги до приміщення архіву та  його обладнання. Дотримання основних режимів зберігання: температурно - вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного тощо.
• Передавання документів на постійне зберігання до архівної установи.
• Організація приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи. Обов’язки ліквідаційної комісії щодо передавання справ.

Електронний документообіг. Впровадження електронного документообігу. Електронний архів. Рекомендації по організації та оптимізації бюджету на його впровадження.

• Електронний документ та документ в електронному вигляді: в чому різниця.
• Організація електронного документообігу відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
• Система автоматизації діловодства (САД).
• Система електронного документообігу (СЕД).
• Електронний цифровий підпис. Організація електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, підтвердження юридичної сили документа.
• Організація роботи з електронними документами та їх підготовка до передавання на архівне зберігання.
• Рекомендації щодо оптимізації фінансових бюджетів на впровадження електронного документообігу. Які операції можна та необхідно автоматизувати власними силами та в першу чергу, що може почекати, без чого можна обійтись.