Делопроизводство и архивное дело на предприятии. Организация работы с документами

Цель мероприятия

Целевая аудитория: руководители службы документационного обеспечения управления, канцелярии делопроизводственных и архивных служб, управления, (отделы) кадровых служб, помощники руководителей, секретари и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, за документы служебного пользования и архив предприятия, учреждения, организации.

Программа

1. Организация делопроизводства и архивного дела на предприятии по новым Правилам организации делопроизводства и архивного хранения. Нормативно-правовая база, регламентирующая делопроизводство и архивное дело в Украине. Новые законодательные инициативы в 2018.
Профильные международные и национальные стандарты.
Положение о службе делопроизводства, его содержание, порядок разработки и утверждения.
Должностные инструкции работников, назначение, порядок разработки и утверждения.
Кадровое обеспечение деятельности службы, квалификационные требования к работникам, расчет их численности, нормирования труда. Взаимодействие службы делопроизводства с другими структурными подразделениями.
Инструкция по делопроизводству предприятия, учреждения, организации: ее содержание, порядок подготовки, согласования и утверждения.
Ответственность за несоблюдение требований действующего законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.
    
2. Организация работы службы делопроизводства по новым Правилам. Порядок разработки и утверждения организационных документов, регламентирующих работу службы делопроизводства: положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников, структура и штатная численность, квалификационные требования к работникам службы. Определение нормативной численности работников службы.
  
3. Организация эффективного документооборота. Выбор оптимальной формы организации работы с документами и документооборота в зависимости от специфики деятельности предприятия, учреждения, организации (централизованная, децентрализованная, смешанная формы организации). Подготовка локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами (инструкция по делопроизводству предприятия, учреждения, организации, требования к ее содержанию, организация внедрения). Порядок работы с входящими, исходящими, внутренними документами (прием, первичная обработка документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрация, информационно-справочная работа, порядок обработки и отправки исходящих документов). Моделирование маршрутов прохождения и обработки документов
Организация контроля за исполнением документов, виды и объекты контроля.
Делопроизводство по обращениям граждан. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан. Требования по формированию дел.

4. Организация работы с документами и другими материальными носителями, содержащих служебную информацию.
Нормативно-правовая база по служебной информации. Основные положения. Типовой инструкции о порядке ведения учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию. Постановление КМУ от 19 октября 2016 № 736.
Организация работы комиссии по вопросам работы со служебной информацией в учреждении.
Предоставление грифа ограничения документам, содержащих служебную информацию «Для служебного пользования», и специальных отметок. Оформление обязательств неразглашения полученной служебной информации.
Учет и регистрация документов, содержащих служебную информацию.
Учет электронных носителей информации. Оформление, печать и размножение документов.
Порядок направления документов. Требования по формированию документов в дела.
Организация пользования документами.
Просмотр документов с грифом «Для служебного пользования» с целью подтверждения наличия или отсутствия в них сведений, составляющих служебную информацию.

Организация работы с конфиденциальными документами. Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и сведениями.
Создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними, предотвращения потери и утечки документированной конфиденциальной информации.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации.
Подготовка дел к передаче на архивное хранение и уничтожение.
Обеспечение сохранности документов и проведения проверки их наличия.
Охрана служебной информации при международного сотрудничества.

5. Подготовка и оформление служебных документов.
Нормативные требования к составлению и оформлению документов. Бланки документов. Состав реквизитов документов, требования к их содержанию и расположения.
Порядок согласования, удостоверения, подписания документов. Оформление копий и выписок из документов.
Требования к тексту документа.
Особенности составления отдельных видов организационно-распорядительных документов (положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений и т.д.).
Оформление документов к заседаниям коллегиальных органов. Особенности оформления протоколов, решений и тому подобное.
Оформление справочно-информационных документов (справок, докладных записок, писем, объяснительных, заявлений, актов и других).

6. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве.
Экспертиза ценности документов и порядок ее проведения. Определение сроков хранения документов. Организация работы экспертной комиссии.
Принципы построения и требования к оформлению номенклатуры дел. Технологии подготовки номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел учреждения (сводной). Применение перечней документов со сроками хранения. Требования к оформлению и согласованию номенклатуры.
Общие правила формирования документов в дела в соответствии с номенклатурой. Требования к оформлению дел, подлежащих архивному хранению.
Составление и оформление описей дел структурных подразделений.
Передача документов в архив предприятия, учреждения, организации.
     
7. Архивное хранение документов. Требования к хранению документов в архиве предприятия, учреждения, организации.
Требования к помещению архива и его оборудования. Определение нормативной численности работников архива. Планирование работы, отчетность архива.
Порядок выдачи документов из архива. Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Порядок приема-передачи документов (дел) во время изменения руководителя учреждения, руководителя архива, прекращение учреждения.
Составление описей дел учреждения и актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ. Порядок уничтожения документов.

8. Электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота в соответствии с Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение. Электронный архив предприятия. Централизованное хранение документов.
Особенности организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, подтверждение юридической силы документа.
Организация работы с электронными документами и их подготовка к передаче на архивное хранение.
Практические вопросы внедрения электронного документооборота с минимальными затратами и рисками, с соблюдением требований нормативно-правовых актов по работе с электронными документами с учетом потребностей вашей организации.

9. Основы информационной безопасности государства. Безопасность технологий электронного документооборота.
Нормативно-правовое обеспечение информационной безопасности.

• К проведению занятий будут привлекаться ведущие специалисты, разработчики нормативно-правовых актов в сфере делопроизводства, кадровой документации, архивного дела и электронного документооборота. Участники семинара получат комплект документов с рекомендациями по ведению делопроизводства, документооборота, организации архивного дела и кадрового делопроизводства и консультации по внедрению электронного документооборота на предприятии.
  Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополняется вопросами организации электронного архива.