Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Роль информационных потоков в управлении цепями поставок

Роль информационных потоков в управлении цепями поставок

Как часто сотрудники департамента по управлению цепями поставок (ДУЦП) задаются вопросами движения информационных потоков и важности процессов коммуникации в организации?

Меня, как директора по логистике, больше волнуют конкретные, насущные вопросы: планирование товарных запасов, своевременные отгрузки от поставщиков, взаимоотношения с таможней, мощность склада и его пропускная способность, распределение товаров в регионы, транспортная логистика и пр.

Мне повезло с руководителем. Он часто ставит передо мной интересные задачи. Как - то раз он вызвал меня и сообщил, что не доволен деятельностью департамента. На мой вопрос, что именно не так, он ответил: «К результатам работы претензий нет. Есть развитие, оптимизация, эффективные решения в логистике и закупках. Но смежные отделы недовольны…коммуникациями!» Я, конечно, возмутилась: « Что мои сотрудники, что не вежливы? Или кому то на запрос не ответили? или какая- то акция сорвана?» Меня зацепило! Но пришлось принять горькую пилюлю, как есть и с этим отправиться восвояси. Имея склонность к профессиональным исследованиям (люблю сильно свое дело!) я с решимостью стала изучать  озвученную директором проблему коммуникаций.

Обратившись  к определению УЦП отметим, что управление цепями поставок это системный подход к планированию и управлению  потоками информации (!!!)материалов и услуг на всех этапах движения товара от производителя до конечного потребителя.

Как  системно управлять  услугами в цепочке поставок мы хорошо знаем: это партнерские взаимоотношения с судоходными линиями, экспедиторами, транспортными компаниями, таможенно -лицензионными складами, брокерами, таможней, госорганами по выдаче разрешительной документации для ввоза и торговли товарами, партнерами по хранению товаров, формированию промо-наборов, обеспечению транспортной логистике по территории Украины и прочими организациями.  Эффективность замерить -

тоже не проблема: своевременность выполнения услуг, соотношение цена/качество, работа в рамках  бюджета по логистике. Все эти процессы поддаются планированию. Например, посчитав годовой грузопоток помесячно, мы можем рассчитать потребность в контейнерах, фурах, нагрузку на склад, бюджет на брокерские, транспортные услуги, сроки,контрольные точки , KPI и т.д.

  Управление товарными потоками – моя любимая тема. О товародвижении я могу говорить сутками. От эффективного управления товарными запасами и потоками зависит, не побоюсь этого слова, вся деятельность торговой  компании! Начинаем с планирования спроса и уровня товарного запаса для обеспечения продаж. Создаем  алгоритмы по планированию закупок, по каждому SKUв зависимости от  логистического плеча. Рассчитываем страховые запасы, которые защитят нас и от колебаний спроса и от срывов срока поставки и конечно обеспечат уровень доступности 100 % по новинкам и группе А. Считаем плановую оборачиваемость и отслеживать будем отклонения ( либо перетарка, либо продажи упали). Уровень сервиса рассчитаем по каждому клиенту… оборачиваемость по всем складам и т.д. Любой показатель можно переложить на язык цифр и контролировать отклонения.

Но как управлять информационными потоками? Как их отслеживать? планировать?

Давайте сначала разобраться с понятием, что есть информационные потоки в управлении цепями поставок.

Работа с информацией сопровождает все процессы товародвижения от производителя до конечного потребителя: прежде всего - это программное обеспечение (EDI, учетная база компании, программы для планирования спроса и закупок, WMSили другие информационные системы учета и планирования данных). Выбор, настройка софта и обеспечение потребностей современных реалий -  непростая задача для директора по логистике. Тут важна грамотная ITподдержка, которая обеспечивает внедрение нового программного обеспечения, интеграцию баз данных, учетных программ, доработка существующего ПО и пр.

Обеспечение эффективных коммуникаций с внешними партнерами  - так же является задачей координации информационных потоков. Этим искусством директор по логистике должен владеть в совершенстве. Честные, открытые, доверительные отношения с партнерами не раз выручали меня в трудных ситуациях. И товар к акции подготовить за волшебно короткий срок, и пеню, и сумму по демереджу за сверхнормативный простой в порту сбить, и ставки на транспорт до конца года не повышать, потому что уже пере лимит бюджета, подобных  примеров в арсенале множество!

    Самое простое и одновременно сложное в коммуникациях, как ни странно - взаимодействие с внутренними клиентами, т.е. коллегами из смежных отделов и  департаментов. Процессы логистики сквозняком проходят через деятельность всей компании, обеспечивая потребности маркетинга, продаж, отдела финансов. Но на сколько качественны коммуникации с ними? Эффективно ли взаимодействие?  Или логистика живет своей жизнью «варится в своем котле»?

Часто бывает, что даже в рамках ДУЦП менеджеры по закупкам не знают, что делает клиентский сервис, хотя в принципе, трудятся, по сути, над одним процессом – обеспечивают товарный поток. А что происходит с коммуникациями со смежными отделами? Как часто от своих сотрудников вы слышите: «Опять маркетинг и продажи жгут! Как мы обеспечим отгрузки акционного товара завтра, если для его подготовки требуется неделя?  Они что не понимают?» или такое: « Зачем проводить акцию на товар, по которому и так текущее выполнение плана 130%? Почему бы не обратить внимание на низко оборачиваемые позиции?»

Под колпаком такого информационного вакуума особенно остро выражается вечный конфликт интересов: у логистов цель - оптимизация и снижение транспортных и складских расходов, у продаж и маркетинга – наличие товара  в неограниченном количестве здесь и сейчас. Ну, просто Лебедь, Рак и Щука! Давайте прикинем, сколько времени, сил, эмоций (невосполнимый ресурс) затрачивается  всеми  на устранение конфликта.Если сотрудники вашего отдела до 20% тратят на выяснение отношений, отписки по претензиям и героическое  преодоление сложностей, то вы теряете на одном сотруднике:

1,6 часа в день х 22 раб. дня = 35,2 часа в мес. х 28 грн ( средняя з/п менеджера по логистике в час) = 985,60 грн в мес.

Если у вас в подчинении десять сотрудников, это 9856 грн  в месяц и 118272 грн в год! И столько же теряют коллеги со смежных отделов, не находя общего языка с логистикой! Общая сумма потерь при  штате  около 60 человек может доходить до 500 тыс. грн в год!  Внушительная сумма, не так ли? И если вы не начнете  управлять информационными потоками внутри департамента и со смежными отделами,ваша личная эффективность, как руководителя и эффективность деятельности всей компании, будет неуклонно снижаться. А кому нужен, управленец, который создает не прибыль, а убыток?

Я продолжаю ежедневно решать этот кейс под названием «Управление информационными потоками» и как выяснилось в ходе моего расследования, удобной и понятной формулы не существует. Но все же находятся приемы, которые помогают наладить коммуникации. Вот некоторые из них:

  • Мгновенная обратная связь на любой запрос от смежных департаментов.

Т.к. менеджеры ДУЦП завалены текучкой, они часто не уделяют внимания своевременной обратной связи, считая, что вполне достаточно ответить на запрос через 3-5 дней после его получения. Но отправителю зачастую нужен не сам ответ сию секунду, а информация, когда он его получит и в какой форме. Неудовлетворенность сотрудников смежных отделов, которая порождается отсутствием обратной связи, может составлять львиную долю проблем коммуникаций.

  • Отсутствие прописанных и понятных инструкций.

Порождает конфликты, связанные с неоднозначным толкованием бизнес-процесса. Я не сторонник бюрократии, но основные процессы в логистике требуют изложения на бумаге.

  • Мониторинг уровня внутреннего и внешнего сервиса.

На практике это можно сделать с помощью анкетирования, которое выявит зоны для развития.

  •  Трансляция целей компании и логистики всем сотрудникам УЦП.

 Постановка задач и определение важности работы каждого сотрудника в рамках компании.

  • Семинары, тренинги по логистике.

 В течение года были проведены такие мероприятия: двухдневный тренинг для своих сотрудников и для логистов партнеров-дистрибыоторов, двухдневный семинар по логистике для всех желающих внутри компании, и отдельный однодневный тренинг по логистике для отдела продаж. Эти мероприятия требуют много времени на подготовку (мы использовали внутренний ресурс), но позволяют ознакомить сотрудников смежных отделов и партнеров с целями, задачами, методами и ролью логистики в компании. После таких встреч партнеры и внутренние клиенты с большим пониманием относятся к процессам и вопросам, которые ранее вызывали сопротивление.

Качественно работая над коммуникациями, вы не только улучшаете показатели деятельности своего департамента, но и получаете бонусы в виде:

  • новых идей от сотрудников;
  • эффекта синергии, когда каждый, понимая свой личный вклад, работает на общий результат;
  • новых возможностей для развития.

В заключение хочу еще раз подчеркнуть, что планирование и управление информационными потоками - это такой же важный участок работы директора по логистике, как и любой другой.

 

Ксения ВАЛИЕВА, директор департамента по управлению цепями поставок представительства UPECO в Украине.

Ближайшее мероприятие - 13 - 14 июня "Эффективное управление товарными запасами и потоками". Бизнес-тренер Ксения Валиева.

Организатор - тренинговое агентство "3S", тел.:  (044) 5 018 018

Автор: Валиева Ксения
Компания: 3S, тренинговое агентство (все статьи компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Совершенство, но не перфекционизм, Красноречие, тренинговая компания Елены Почуевой
Константин Галюк на конференции «Алгоритмы успеха», Makers game group, академия игры
Как выбрать репетитора?, TRN.ua
Чем «грозит» компании оптимизация бизнес-процессов?, Группа финансовых решений
ГИД рекрутера, Softengi training center
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».