Как организовать представительское мероприятие

Когда предприятие осуществляет какие-либо затраты, то, конечно же, рассчитывает, что они уменьшат его налогооблагаемую прибыль, а «входной» НДС по ним попадет в налоговый кредит. Однако это возможно, если такие затраты правильно классифицированы....

Какие расходы относятся к представительским

Понятие «представительские расходы» уже давно и прочно закрепилось в лексиконе отечественных субъектов хозяйствования. Однако четкого определения этого понятия в украинском законодательстве нет. К сожалению, мы не найдем его и в главном законодательном акте по налогообложению — НКУ, хотя его п.п. «а» п.п. 138.10.2предусматривает, что налогоплательщик вправе отнести представительские расходы к налоговым расходам как административные. Но о детализации состава этих расходов или подробностях придания им налоговорасходного статуса там — ни намека.

Некоторое время назад единственным нормативным документом, на который налогоплательщики могли опираться при рассмотрении «представительского» вопроса, былиНормы № 88. И хотя они предназначались для бюджетников, хозрасчетники также считали их своим верным помощником. В этихНормахпредприятия могли найти определение представительских расходов, информацию об их составе и порядок документального оформления.

Однако еще осенью 2010 годаНормы№ 88утратили силу. Тогда же взамен им Минфин утвердилНормы № 1026. ДанныеНормы, как и их предшественники, тоже ориентированы на бюджетные учреждения. Но это не является препятствием для хозрасчетных предприятий — они также вправе применять их при отражении в учете представительских расходов. То, что небюджетные предприятия в налоговых целях тоже могут использоватьНормы № 1026как вспомогательный (справочный) документ, подчеркивают сами контролеры (см.письмо № 5743, консультации в разделах 102.07.20 и 103.02 БЗ).

Давайте посмотрим, какое определение представительским расходам дают Нормы № 1026.Открываем п. 2.В нем зафиксировано, что представительские расходы — это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, которые прибыли по приглашению, чтобы провести переговоры с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

Вы наверняка заметили, что Нормы № 1026не устанавливают детализированный перечень расходов, которые можно относить к представительским, а используют словосочетание «связанные с…». Это позволяет предположить, что предприятия вправе самостоятельно решать, какие именно расходы на проведение приема делегаций классифицировать как представительские.

Важно одно — чтобы эти расходы «вписывались» в направления, очерченные Нормами № 1026

Однако будьте осторожны с алкогольными напитками. Если официальный прием вы организовали при участии заведения ресторанного хозяйства, то проблем никаких — угощайте ими гостей сколько угодно.

Но если вы приобретете такие напитки для представительских целей за свои средства сами, это может обернуться для вас неприятностями, связанными с лицензированием. За безлицензионную розничную торговлю можно поплатиться штрафом в размере 200 % стоимости полученной партии алкогольных напитков, но не менее 1700 грн. (абзац пятый ч. 2 ст. 17 Закона № 481

Многие предприятия следуют хорошей традиции — вручать своим гостям цветы и памятные сувениры. Как классифицировать расходы на приобретение этих презентов? Жаль, но те группы представительских расходов, которые установленыНормами № 1026, не дают возможности отнести к ним расходы на приобретение таких приятных мелочей. А если так, то можно ли вообще считать, что они связаны с хозяйственной деятельностью предприятия? Думаем, вполне можно. И вот почему.

Когда предприятие дарит презенты партнерам по переговорам, то таким образом подчеркивает свое стремление наладить с ними более крепкие и долговременные деловые отношения. Такие отношения обычно позволяют расширить круг потенциальных покупателей/заказчиков/поставщиков, заключить с ними новые взаимовыгодные соглашения. Конечная же цель, которую ставит предприятие, — получение дохода. А мы ведь с вами знаем, что этот критерий как раз и является определяющим для признания деятельности хозяйственной (п.п. 14.1.36 НКУ). Так что маленький презент вполне может стать залогом большого дохода.

Затраты на покупку цветов и подарков для партнеров можно рассматривать как расходы на рекламу. Ведь здесь налицо желание сформировать или поддержать у партнера положительное мнение о принимающей стороне, а это не что иное, как реклама.

Чтобы исключить какие-либо сомнения по этому поводу, рекомендуем закрепить рекламную цель, с которой предприятие одаривает гостей, в приказе о проведении официального приема или в отдельном специальном приказе руководителя. Стоимость таких презентов имеет смысл учесть в смете расходов на проведение мероприятия и в отчете о его результатах.

Можно ли считать представительскими расходы на прием отечественных делегаций

Бросается в глаза, что в определении представительских расходов, приведенном в п. 2 Норм № 1026, идет речь исключительно о расходах на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций. Означает ли это, что расходы на ведение переговоров с представителями украинских предприятий не могут рассматриваться как представительские и им закрыта дорога в налоговые расходы? Похоже, главный контролирующий орган изначально так и предполагал. Не зря же он в письме № 5743 упомянул лишь об иностранных представителях (делегациях), а об отечественных гостях не обмолвился ни словом.

В письме № 14054и в консультации, размещенной в разделе 102.07.20 БЗ, они уже дали добро на включение в представительские затрат, связанных с приемом как иностранных, так и оте­чественных делегаций.

Теперь ничто не мешает предприятиям затраты на организацию приема для ведения переговоров с украинскими деловыми партнерами также считать представительскими

Причем, на наш взгляд, не важно, прибыли партнеры к вам из другого региона Украины или постоянно обитают в одном с вами населенном пункте. Главное — пригласить их на предприятие официально и (внимание!) получить ответ на приглашение. Ну и, конечно, правильно все оформить документально.

Как документально оформить представительские расходы

Чтобы у вас была возможность классифицировать расходы на прием гостей как представительские, позаботьтесь о соответствующих документах и оформите их должным образом. Эти документы должны подтвердить связь осуществленных расходов с вашей хозяйственной деятельностью.

О каких документах идет речь? Миндоходовцы вписьмах № 5743и№ 14054предлагают считать таковыми:

• приказ о проведении официального приема;
• приглашения отечественных (иностранных) представителей (делегаций) и их ответы;
• смету расходов;
• акты выполненных работ;
• накладные на отпуск продукции, товаров со склада;
• отчет о проведенном мероприятии и т. п.

Данный список можно дополнить и другими надлежащим образом оформленными первичными документами, которые подтверждают связь осуществленных затрат с хоздеятельностью предприятия. Это, в частности, договоры, платежные поручения, квитанции, чеки, билеты, счета и др.

Имейте в виду: перечисленные документы должны соответствовать критериям первичного документа и содержать обязательные реквизиты, установленныеч. 2 ст. 9 Закона о бухучетеип. 2.4 Положения № 88.

Остановимся подробнее на таких важных документах из перечисленных выше, как приказ о проведении официального приема, смета расходов на его проведение и отчет о проведенном мероприятии.

Начнем с приказа. Руководитель предприятия вправе издать приказ (распоряжение) о проведении конкретного (разового) мероприятия либо утвердить план представительских мероприятий на продолжительный период времени (например, на месяц, квартал, год).

И в том, и в другом случае в этом документе нужно привести цель мероприятия (для подтверждения его связи с хоз деятельностью), определить круг сотрудников, которые будут участвовать в переговорах, а также лиц, ответственных за их организацию. Здесь же можно указать плановый бюджет мероприятия.

Хорошим подспорьем для вас станет также программа представительского мероприятия. Обозначьте в ней перечень планируемых мероприятий (выступления, демонстрации образцов товара, проведение переговоров, посещение культурно-зрелищных мероприятий, товарищеский завтрак/обед/ужин и т. п.), дату и место их проведения, список приглашенных лиц и представителей приглашающей стороны. Позаботьтесь, чтобы эту программу утвердил руководитель.

На основании данной программы вы сможете легко разработать смету расходов на проведение приема гостей. В нее вы заложите расходы на все мероприятия, предусмотренные программой, а также другие расходы (на транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчика, стоимость цветов и памятных сувениров и т. п.).

Важно! После завершения официального приема работники, ответственные за его проведение, должны составить:

• отчет о проведенном мероприятии. В нем нужно указать, какой результат достигнут в итоге переговоров (например, потенциальные покупатели/заказчики/поставщики ознакомлены с деятельностью предприятия, подписаны договоры о поставке (продаже) продукции/товаров/услуг и т. п.);
• отчет об израсходованных средствах. К нему нужно приложить все необходимые подтверждающие документы (накладные, кассовые чеки, квитанции, закупочные акты, счета и т. п.).

Руководитель предприятия должен утвердить данные отчеты. После этого они получат статус первичных документов, на основании которых осуществленные затраты будут признаны представительскими и связанными с хоздеятельностью предприятия.

Чтобы вы спокойно могли подтвердить правомерность расходования денег на представительские мероприятия, убедите партнеров по итогам встречи (переговоров) подписать меморандум о дальнейшем сотрудничестве, протокол о намерениях или другой подобный документ.

Советы:

• Для расшифровки определения «представительские расходы», а также в налоговых целях не бюджетные предприятия могут использовать Нормы № 1026как вспомогательный (справочный) документ.
• Миндоходов дало добро на включение в представительские затрат, связанных с приемом как иностранных, так и отечественных делегаций.
• Предприятия вправе самостоятельно решать, какие именно расходы на проведение приема делегаций классифицировать как представительские. Главное, чтобы эти расходы «вписывались» в направления, очерченные Нормами № 1026.
• Чтобы предприятие имело возможность отнести расходы на прием гостей к представительским, нужно надлежащим образом оформить соответствующие подтверждающие документы.