4 золотых правила тайм-менеджмента для руководителя

Как избавиться от хронофагов и сохранить больше сил и времени для продуктивной деятельности? Советы Бена Симкина, создателя BusinessNET.

Создание собственной компании означает в том числе и увеличение количества обязательств, и как следствие – постоянный цейтнот. Бен Симкин (Ben Simkin), создатель агентства онлайн-маркетингаBusinessNET с объемом продаж свыше $1,45 млн, считает тайм-менеджмент главным и единственным лайфхаком по созданию прибыльного бизнеса. Бен делится своими приемами, доказавшими эффективность на практике.

1. Наймите тех, кто будет отвечать на входящие звонки
Как только у меня появилась возможность, я передал обязанность отвечать на звонки своим сотрудникам. Человек, когда слышит на проводе неожиданный для нее голос, или отказывается от намерения общаться, или более конкретно формулирует свои требования и ожидания. Разговор через посредника заставляет оставлять краткое и четкое сообщение, а также пояснять, зачем нужен именно этот контакт.
Наличие доверенного лица, отвечающего на звонки, говорит вашим клиентам, как дорого ваше время, а вам позволяет составить удобное расписание разговоров, причем необязательно по телефону. Также это вас избавляет от ощущения истощения после разговора с многословным, но обычно не самым важным собеседником.
Высвобождаемое таким образом время увеличит вашу продуктивность как минимум вдвое, так что люди, отвечающие на звонки, окупят инвестиции и не раз.

2. Перестаньте проверять электронную почту
Просто перестаньте. Отложите смартфон и отойдите от компьютера. Пусть кто-нибудь другой просматривает вашу почту, отмечает действительно важные письма и борется со спамом. Назначьте несколько чек-пойнтов в неделю (даже не в день), когда вы отвечаете на почту, опять же – в порядке приоритетности. Мне удалось высвободить 15 часов в неделю благодаря этому приему.

3. Создайте список дел и следуйте ему
Как только у вас благодаря предыдущим двум пунктам появилось свободное время, вы можете создавать краткий список дел и действительно успевать его выполнять. Ключевые задачи обычно можно сформулировать тремя-четырьмя словами, и именно на них вам нужно сфокусироваться, если вы владелец бизнеса и/или руководитель компании.

4. Сократите количество личных встреч и совещаний
Все, что можно сказать на собрании, точно так же можно сообщить и из самолета, собственной гостиной или домашнего офиса. Возможно, совещания – самые стрессовые и ненужные составляющие деловой жизни, однако к ним так привыкли, что, когда я начал их избегать, – люди чувствовали себя брошенными. При этом выяснилось, что мое физическое присутствие не настолько нужно, как все привыкли думать – если у меня было что сказать, я записывал речь заранее. Если же не было никакого шанса избежать непосредственного общения, я старался делать это по скайпу, а если мне нужно было быть в курсе происходящего, я отправлял на встречу своего сотрудника и затем просматривал его записи.
Тайм-менеджмент лежит на трех китах: фокусировка на главном, выделение приоритетов, делегирование полномочий. Вам нужен краткосрочный и долгосрочный бизнес-план, в котором все задачи расставлены по их степени важности, а также поддержка команды лучших профессионалов, готовых взять на себя всю рутинную работу, включая документооборот. Фактически все, что вам нужно для построения многомиллионной компании, – грамотный тайм-менеджмент и список дел.

Помимо советов Бена Симкина, повысить личную эффективность поможет бесплатный онлайн-курс по основам тайм-менеджмента от Bogush Time. Тем, кто хочет научиться грамотно управлять компанией или отдельным проектом, рекомендуем курс Лилии Чаковой «Управленческий старт. Часть 1. Фундамент. Организация работы руководителя».