Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Инвентаризация не в шутку, а всерьез

07.10.2014
Инвентаризация не в шутку, а всерьез

Распространенное мнение, что с внедрением WMS ручной пересчет товаров на складе становится ненужным, упорно опровергается практикой.

С одной стороны, все вроде бы под жестким он-лайн контролем, но с другой, как полушутя заметили в одной из компаний, «в нашей стране лучше все проверять на ощупь».

Семинар на тему транспортной и складской логистики с Виктором Барановским будет проходить в Киеве 20-22 ноября.

По логике вещей, проводить инвентаризацию в складе, работающем под управлением WMS, должно быть на порядок проще. Тем не менее, во многих компаниях она все еще приносит массу головной боли, и от логистов часто можно услышать: «Перезвоните попозже, у нас инвентаризация».

Если процессы и учет на складе автоматизированы, а работа хорошо налажена, никаких проблем с инвентаризацией возникать не должно. Но при ее проведении нужно учитывать несколько важных нюансов.

Двойной, слепой и быстрый

Первый источник связанных с инвентаризацией проблем – незнание ответа на вопрос «Как правильно считать?», которое приводит не только к ошибкам при пересчете, но и к излишним затратам ресурсов и времени на эту процедуру. Многие, очевидно, успели подзабыть (а может, не успели выучить), что такое двойной слепой пересчет. По этому поводу даже есть анекдот, который, в принципе, больше похож на типичный случай из практики украинских компаний.

Два работника склада проводят пересчет. Подходят вдвоем к ячейке, и один говорит: «Я вижу в этой ячейке 5 коробок». Второй отвечает: «Я тоже вижу здесь 5 коробок». В отчете указывают: «Проведен двойной пересчет. В ячейке 5 коробок».

– Закономерно, что результаты такого пересчета часто оказываются просто удивительными. Ведь на самом деле проводить двойной слепой пересчет должны два работника, которые не знают остатки склада и не могут наблюдать за работой друг друга. В идеале они должны двигаться навстречу друг другу по своей зоне, пересчитывая абсолютно все, что в ней находится, и только закончив, сравнивать полученные результаты. Только при таком подходе вероятность сделать одинаковые ошибки действительно мала.

А в некоторых компаниях от этой проверенной методики вообще предпочитают отказаться, поскольку после первого же опыта приходят к выводу, что ее применение требует слишком много времени, большого количества людей и т.п. – дескать, в разумные сроки все равно не успеем все пересчитать, так что не стоит и ввязываться.

На поверку же потери времени можно сократить в 2–3 раза, если правильно организовать весь процесс. Ведь как он часто происходит? Сначала группа сотрудников «обсчитывает» склад, затем они сверяют цифры в своих записях и только после этого отдают их тем, кто должен ввести результаты пересчета в систему. Т.е. сначала учетчики простаивают в ожидании, пока товар будет дважды пересчитан, а потом весь склад ждет результатов сверки и дальнейших указаний.

Чтобы сократить эти вынужденные простои, работу предлагаю организовать немного по-другому. Считать товар в ячейках начинает один сотрудник, а второй ожидает минут 5 или 10 – до тех пор, пока первый не отойдет на достаточное расстояние, чтобы они не могли видеть друг друга (точнее, общаться и обмениваться информацией). Так они и движутся друг за другом, сохраняя определенную дистанцию. Когда первый доходит до конца зоны пересчета, он отдает свой лист с записями учетчику, а сам отправляется считать следующую зону. Учетчик сразу начинает вводить данные в счетную ведомость, затем вводит данные второго участника счетной группы. Сверять и проверять полученные цифры также должны учетчики. Более того, этот процесс можно автоматизировать.

При таком раскладе, понятно, и учетчики меньше будут простаивать, и кладовщикам не придется слишком долго ожидать дальнейших инструкций и указаний. А задача руководителя процесса сводится к тому, чтобы следить за соблюдением интервалов между работниками, которые считают товар в одной и той же зоне пересчета, чтобы второй ни в коем случае не догонял первого, и не произошла несанкционированная утечка информации.

 «Волшебная» ячейка

Другой «букет» проблем при инвентаризации на автоматизированных складах произрастает из неумения правильно оформить обнаруженные излишки и недостачи. Чтобы справиться с ними, эксперт рекомендует внедрить механизм, который называется «Безразмерная Логическая Ячейка», но аббревиатурой от этого названия советует по возможности не пользоваться.

При переходе на WMS не всем удается сразу перестроить свое мышление и понять, что ин­вен­та­ри­зацию теперь также нужно проводить в разрезе ячеек. Тем более, что при этом возникает вопрос, как реагировать на то, что в одной ячейке обнаружено, скажем, 100 лишних единиц товара. Понятно, что они не возникли из ниоткуда – у них есть свои, зафиксированные в системе, признаки: когда и в какой партии они пришли, какой имеют срок годности и т.д. И скорее всего, спустя какое-то время обнаружится, что в другой ячейке этих же 100 штук товара недостает. Но где именно, никто пока не знает, а брать товар «из ниоткуда» и отправлять его «в никуда» в информационной системе нельзя, поскольку это рано или поздно приведет к хаосу.

Не стоит упускать из виду и такой фактор, как бухгалтерский учет, точнее, его соответствие с учетом складским. Изменить остатки склада без согласования с бухгалтерией (точнее, без правильного оформления акта инвентаризации) нельзя, но если склад делает инвентаризацию каждую неделю, а бухгалтерия – раз в квартал, несоответствия неизбежны. И чтобы исключить их, нужно тщательно и правильно прописать все механизмы в системе управления складом.

Так, для того, чтобы в учете все выглядело ясным и понятным, выявленные 100 штук излишка нужно формально «откуда-то достать». Соответственно, должно быть отражено и то, что недостающие 100 единиц были куда-то «переложены» или «отправлены». Однако просто «переложить» товар с одного места в другое при автоматизированном складском учете не так-то и просто и, опять же, чревато хаосом. Кроме того, нельзя сбрасывать со счетов, что излишки-недостачи могут возникать и из-за пересорта в отгрузках, поэтому не факт, что недостающие единицы обнаружатся в соседних ячейках. И тогда уж точно придется вносить изменения в бухгалтерские документы, что создает массу проблем и не может быть сделано произвольно в любое время.

Именно для того, чтобы избежать осложнений в таких ситуациях, и создается «волшебная» ячейка в которую можно не только положить любой товар, но и достать из нее любой товар с любыми характеристиками, даже если она пуста. Если где-то находится лишний товар, система формально фиксирует, что он попал на склад через эту ячейку, а если товара где-то не хватает, записываем, что его в эту ячейку переложили.

– Чтобы понять, как это работает, достаточно вспомнить закон сохранения материи, если где-то нашлось что-то лишнее, значит, его не хватает в другом месте. Если мы можем «переместить» недостачу из реальной ячейки в логическую, а излишек из этой логической ячейки «достать», чтобы «разместить» в реальной, весь процесс инвентаризации становится логичным, и все работает. И общее количество товара в складе не меняется. А руководителям процесса остается только подбивать итоги: отслеживать баланс «плюсов» и «минусов» в «волшебной» ячейке и наблюдать, как происходит их взаимная аннигиляция. А если она не происходит, искать, где были допущены пересорты. То, что остается в логической ячейке как сухой остаток – это и есть реальные недостачи и излишки, на которые уже можно оформлять акт инвентаризации. А рабочие «плюсы» и «минусы», которые возникают на текущих инвентаризациях, бухгалтерии, в принципе, неинтересны – главное, что общий остаток по учету на складе остается соответствующим бухгалтерскому учету.

Индпошив шляп для фокусников

Хорошо, если логическая ячейка с возможностью хранить в ней товар с отрицательным остатком изначально предусмотрена в топологии склада, т.е. ее включили в техзадание в ходе проекта внедрения WMS. Гораздо сложнее, если изначально она в структуру склада не заложена. Тогда перед программистами компании возникает сложная задача – они не могут включить в учет эти найденные +100 единиц товара до тех пор, пока им не скажут, где их не хватает. А если площадь склада, скажем, порядка 10 тыс. м2, пересчет до ячейки, где обнаружится искомая недостача, может добраться только через день. Если она, конечно, вообще когда-нибудь обнаружится.

Т.е. создать «волшебную ячейку» в WMS, в топологии которой она не была предусмотрена изначально, может быть очень сложно, а в некоторых случаях и вообще невозможно – в зависимости от того, какие в системе стоят блокировки. Тогда приходится искать обходные пути, не все из которых хороши. Например, если оформить логическую ячейку как отдельный склад, с которого можно принимать и отгружать любой товар, остатки, в конечном итоге, можно вообще потерять.

Предостережения

Внедряя механизм «логической ячейки», очень важно правильно распорядиться правами доступа к ней и обеспечить необходимый контроль. С одной стороны, кто-то должен иметь право достать из пустой ячейки «кролика» (в ячейке при этом образуется «анти-кролик»). С другой стороны, в такую бездонную ячейку можно положить товара на $100 тыс. или вообще сгрузить почти весь склад, и если этого товара хватятся месяца через 2–3, что-то предпринимать может быть уже поздно. Поэтому контролировать использование «волшебной ячейки» нужно очень жестко.

В небольшой компании функции контроля может выполнять непосредственно директор, в более крупных – директор по логистике. Но в любом случае материальная ответственность и контроль должны быть возложены не на того человека, который непосредственно работает с ячейкой – кладет и вынимает оттуда товар, а на третье лицо. Хотя, как отметил В. Барановский, в настоящее время не редкость директора по логистике, которые WMS не очень-то интересуются, считая, что это зона ответственности заведующего складом. И что-то неладное они начинают подозревать, только когда уже становится поздно.

Итак, всего два простых момента, не требующие серьезных инвестиций и даже большого ума, позволяют решить проблему всех текущих инвентаризаций на автоматизированном складе:

  • восстановить канонический двойной слепой пересчет, не теряя времени и не привлекая дополнительных людей, и упростить ввод в систему правильных значений;
  • поддерживать корректные остатки на складе в разрезе ячеек и сохранить «хорошие отношения» с бухгалтерией.

Приглашаем принять участие в семинаре по транспортной и складской логистике 20-22 ноября в Киеве. По вопросам регистрации звоните: (044)221-38-10, (067)680-15-70

Компания: Энциклопедия бизнеса (все новости компании)
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
17-18 января тренинг "Развитие компетенций профессиональной и личной эффективности", 16.01.2017, HR-Master, первый специализированный тренинг-центр
23-24 января приглашаем Вас на тренинг - Управление конфликтами и нейтрализация манипуляций, 16.01.2017, Школа административного управления Зиминой, консалтинговый центр
30 января приглашаем Вас принять участие в тренинге «Финансовый анализ и прогноз уровня эффективности компании», 16.01.2017, Школа административного управления Зиминой, консалтинговый центр
Журнал «Заработная плата» №1, січень 2017, 16.01.2017, Професійні видання
Продажи облачного ИТ-оборудования поднялись на 8%, 16.01.2017, IT Education Center
Перейти к списку всех новостей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».