Тренинговым компаниям: Добавить тренингВойти
TRN.ua

Как получить печать и как работать, лишившись ее

Предприятие обязательно должно иметь свою печать со своим наименованием и идентификационным кодом.

Это требование закреплено законодательно. Поэтому при создании предприятия всегда возникает вопрос о необходимости получения печати. Для предпринимателей требования об обязательности печати не так категоричны, но и они, как правило, стараются работать с печатью. Ведь печать — это своего рода гарантия, которая подтверждает подлинность документа и его действительную силу.
Получение печати предполагает прохождение ряда обязательных процедур. Как и у кого следует получить разрешение на дальнейшее изготовление печати мы и рассмотрим далее. Но получение печати, к сожалению, не гарантирует, что она все время будет в наличии. Как показывает практика, ее можно потерять, ее могут украсть или изъять. И что делать в таком случае? Куда сообщить об этом и как работать без печати? Попробуем в этом разобраться.
Получение разрешения на изготовление печати
Порядок изготовления печатей и порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей определяет Инструкция № 17. В соответствии с указанной Инструкцией разрешения на оформление заказов на изготовление печатей и штампов выдают соответствующие органы внутренних дел. Следует отметить, что в соответствии с положениями Инструкции № 17, субъекты предпринимательской деятельности могут иметь только по одному экземпляру основной каучуковой или металлической печати (п.3.2.6). Но если одной печати недостаточно, то на основании изданного по предприятию приказа допускается изготовление дополнительных печатей с цифрами «1», «2» и т.д., а также простых круглых печатей и различных штампов для секретариата предприятия, канцелярии, административно-хозяйственных управлений или отделов, а также других подразделений, предусмотренных уставом.
Государственным предприятиям, учреждениям, организациям, субъектам предпринимательской деятельности — юридическим лицам, хозяйственным объединениям, предпринимателям-гражданам, объединениям граждан, а также всем другим организационным формам предпринимательства и объединениям граждан разрешения на изготовление печатей и штампов выдаются горрайонными органами внутренних дел в соответствии с территориально-административной подчиненностью (пп.3 п.3.1.2 Инструкции № 17).
Чтобы получить разрешение на оформление заказа на изготовление печатей и штампов подается соответствующее заявление в органы внутренних дел. Его подает руководитель предприятия (если печать получает юридическое лицо) или физическое лицо — субъект предпринимательской деятельности. В заявлении должно быть указано следующее (п.3.1.3 Инструкции № 17):
– количество печатей и штампов, которые необходимо изготовить;
– впервые ли изготавливаются печати и штампы (следует отметить, что при изготовлении печатей не в первый раз в заявлении обязательно указывается основание их повторного изготовления);
– местонахождение;
– лицо, ответственное за получение разрешения на изготовление печатей и штампов, его фамилия, имя, отчество и паспортные данные;
– фамилия, имя, отчество и паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица (полномочия передаются на основании доверенности), которое подает заявление в органы внутренних дел (нужно указать, с какого времени руководитель находится на занимаемой должности);
– о перерегистрации лица (если имеет место перерегистрация), получении дубликата свидетельства о регистрации и в связи с чем, наличие недоразумений относительно пользования печатями и штампами (несвоевременная передача от одного руководителя другому, рассмотрение дел о пользовании печатями в судебных инстанциях и т.п.). Отсутствие таких сведений также указывается в заявлении.
Полномочия руководителя юридического лица удостоверяются справкой из Единого государственного реестра. Форма такой справки утверждена приказом Госкомпредпринимательства от 20.10.2005 г. № 97, зарегистрированным в Минюсте 28.10.2005 г. под № 1298/11578. Порядок выдачи таких справок описан в ст.20 Закона о госрегистрации. Установлено, что срок предоставления такой справки не должен превышать пяти рабочих дней со дня поступления запроса (часть четвертая ст.20 Закона о госрегистрации). Получение справки платное.
Помимо справки из Единого государственного реестра к заявлению на получение разрешения прилагаются еще и документы, перечисленные в п.3.1.4 Инструкции № 17.
Если разрешение получает государственное предприятие, учреждение, организация, то прилагаются следующие документы:
– образцы (эскизы) печатей и штампов в двух экземплярах, утвержденные (согласованные) их руководителем или уполномоченным им органом (лицом);
– основание создания организации и (или) устав, положение, которые регламентируют ее деятельность и предусматривают право пользования печатями и штампами.
Если разрешение получает субъект предпринимательской деятельности — юридическое лицо, то прилагаются следующие документы:
– нотариально удостоверенная копия свидетельства о государственной регистрации;
– образцы (эскизы) печатей, штампов — в двух экземплярах, утвержденные руководителем (собственником).
Если получают разрешение на оформление заказа на изготовление печатей и штампов для филиалов, представительств и иных обособленных подразделений юридического лица, то следует приложить также решение о создании, открытии обособленного подразделения, справку о внесении информации о создании обособленного подразделения в регистрационную карточку субъекта, а также справку о постановке на учет обособленного подразделения в органах государственной статистики по местонахождению этого подразделения.
Если разрешение получает субъект предпринимательской деятельности — физическое лицо, то прилагаются следующие документы:
– нотариально удостоверенная копия свидетельства о государственной регистрации;
– копия справки о присвоении идентификационного номера физического лица — налогоплательщика.
Оформление разрешений на изготовление печатей осуществляется органами внутренних дел на платной основе (п.3.1.7 Инструкции № 17). Размер платы за предоставление услуг по оформлению документов, связанных с выдачей разрешения на изготовление печатей и штампов установлен совместным приказом МВД, Минфина, Минэкономики от 05.10.2007 г. № 369/1105/336 «Об утверждении Размеров платы за предоставление услуг органами и подразделениями Министерства внутренних дел и Порядка их взимания». Поэтому к перечисленным документам обязательно прилагается платежное поручение или квитанция об оплате услуг за выдачу разрешения на изготовление печатей и штампов. Следует отметить, что плата за предоставление услуг по оформлению документов, связанных с выдачей разрешения на изготовление печатей и штампов, составляет 81 грн. Но этот размер может изменяться в зависимости от срочности получения разрешения или повторности обращения за получением разрешения. Так, за оформление документов, связанное с выдачей разрешения, взимается плата в размере 81 грн. При ускоренном изготовлении плата увеличивается до 162 грн., поскольку она рассчитывается с применением коэффициента 2 к базовой стоимости услуги. При этом ускоренное изготовление — это изготовление печатей в течение одного, трех рабочих дней (именно так указано в Приказе). В случае повторного обращения за получением разрешения (например, нужно изготовить новую печать), к базовой стоимости услуги применяется коэффициент 5, и плата составит уже 405 грн.
При этом отметим, что этим приказом предусмотрена возможность взимания платы за предоставление консультационных услуг при оформлении разрешительных документов (9 грн.), а также за предоставление полиграфических и компьютерных услуг (24 грн.). Квитанцию об оплате услуг по оформлению документов, связанных с выдачей разрешения (об уплате 81 грн.), следует сразу прилагать к документам. А вот вопрос с оплатой дополнительных услуг может возникнуть уже непосредственно перед представлением документов (их придется оплатить, если эти услуги действительно предоставлялись). Что же касается представляемых документов, то органам внутренних дел запрещается требовать от субъектов, обращающихся за выдачей разрешения на изготовление печатей и штампов, документы, не предусмотренные этой Инструкцией (п.3.1.4 Инструкции № 17).
В течение трех рабочих дней со дня получения документов орган внутренних дел обязан выдать разрешение на изготовление печатей и штампов или предоставить письменный отказ с указанием его причин.
При получении разрешения представителю органов внутренних дел по месту выдачи разрешения представляется оригинал свидетельства о государственной регистрации, на оборотной стороне которого обязательно ставится штамп о выдаче разрешения на право изготовления определенного количества печатей и штампов. Этот штамп удостоверяется подписью работника разрешительной системы и скрепляется печатью с оттиском «Разрешительная система». Затем документ возвращается его владельцу. На каждом экземпляре образцов печатей и штампов ставится штамп для удостоверения образцов (эскизов) печатей и штампов, который также удостоверяется подписью работника разрешительной системы и скрепляется печатью с оттиском «Разрешительная система» (п.3.1.9 Инструкции № 17). При этом, если печати и штампы изготавливаются впервые, то орган внутренних дел на разрешении и на каждом экземпляре образцов (эскизов) печатей и штампов проставляет штамп об изготовлении печатей и штампов впервые. Если печати и штампы изготавливаются в связи с заменой старых или в связи с изменениями, дополнениями в надписях на печатях и штампах, то орган внутренних дел на разрешении и на каждом экземпляре образцов (эскизов) печатей и штампов проставляет штамп об изготовлении печатей, штампов вместо имеющихся.
Оформленное разрешение выдается под расписку после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
Заказ и изготовление печатей
Изготовлением печатей и штампов занимаются специализированные предприятия — штемпельно-граверные мастерские. Оформляя заказ на изготовление печатей и штампов в штемпельно-граверной мастерской, к заявлению обязательно следует приложить образцы (эскизы) печатей и штампов, а также полученное от органов внутренних дел разрешение на их изготовление. Следует обратить внимание, что эскизы должны быть выполнены четко и разборчиво. А экземпляры с исправлениями в работу не принимаются (п.6 Правил № 17).
Заказы на изготовление печатей и штампов сдаются в стол приема заказов и выдачи готовых изделий. Принятый заказ обязательно регистрируется в книге учета и регистрации заказов на изготовление печатей и штампов. На документах, полученных от заказчика, указывается номер заказа. Изготовленные печати и штампы выдаются заказчикам после предъявления ими паспорта, а при получении по доверенности — самой доверенности. Заказчик расписывается в книге регистрации заказов, при этом указывается серия и номер паспорта, дата и орган внутренних дел, который его выдал. После этого в книге регистрации проставляются оттиски изготовленных печатей и штампов (п.6 Правил № 17).
Если в течение трех месяцев со дня их изготовления заказчик не получает печатей и штампов, то они подлежат обязательному уничтожению. Уведомление об их уничтожении направляется в орган внутренних дел, выдавший разрешение на их изготовление.
Следует отметить, что некоторые штемпельно-граверные мастерские предлагают своим заказчикам изготовить печать таким образом, чтобы защитить ее от подделок. Ведь самое основное в подделке печатей — это получение оттиска с печати предприятия, на которую уже «положили глаз». А для борьбы с подделкой печатей существуют различные средства. Самым простым является нанесение на печать различных штриховых графических элементов, которые не только затруднят подделку такой печати, но и украсят ее. Эскиз такого оттиска, естественно, надо будет заранее, до получения разрешения, заказать в мастерской и уже затем, после получения разрешения, заказывать по нему печать. Также намного сложнее подделать печати, в которых присутствуют полутоновые изображения. Такие печати, единожды изготовленные, трудно повторить без заметных искажений. Еще одним методом защиты от подделки печатей служат незаметные невооруженным глазом искажения, вносимые в печать. Например, изменения в нескольких буквах шрифта, которые не бросаются в глаза (якобы случайные разрывы непрерывных линий). Изменения, которые мошеннику, пытающемуся подделать печать, покажутся случайными, а, значит, не требующими повторения. Но какой будет печать — решать самому заказчику. Естественно, чем сложнее заказ, тем дороже он обойдется заказчику.
Учет и хранение печатей
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения печатей и штампов возлагается на руководителя предприятия. Если речь идет о печати предпринимателя, то отвечать за нее он будет сам. При смене руководителя печати и штампы передаются новому руководителю по акту. Печати и штампы с полным наименованием организации подлежат обязательному учету, который ведется в журнале учета и выдачи печатей и штампов (приложение 12 к Инструкции № 17). Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. В журнале указываются фамилии и должности лиц, у которых печати и штампы хранятся. Такие лица назначаются приказом по предприятию.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Проверка наличия печатей и штампов осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия. О проверках наличия печатей и штампов делаются отметки в журнале учета и выдачи печатей и штампов после последней записи. При нарушении правил учета, хранения и использования печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом в произвольной форме и передаются руководителю предприятия.
За нарушение порядка учета, хранения и пользования печатями и штампами предусмотрена административная ответственность. Так, в соответствии с частью второй ст.1892 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X за нарушение порядка учета и хранения печатей и штампов, повлекшее их утрату, уполномоченными лицами органов внутренних дел могут налагаться штрафы от одного до трех ннмдг1 , что составляет от 17 до 51 грн.
Если печать утеряна
В случае утери печатей и штампов руководитель предприятия должен немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры для их розыска. Этого требует Инструкция № 17 (п.3.1.12). Это же должен сделать и предприниматель. О том, что печать утеряна также следует дать объявление в газету.
Разрешение на оформление заказов на изготовление печатей и штампов вместо похищенных или утерянных выдается на общих основаниях после подачи заявления о краже, утере печати, а также после публикации в прессе объявления о недействительности похищенных, утерянных печатей и штампов. Следует отметить, что печати и штампы, изготовленные вместо похищенных, утраченных, должны иметь в оттиске букву «Д», что означает «дубликат». При этом наличие в оттиске печати буквы «Д» не ограничивает сферу применения печати.
Таким образом, после того, как заявление о краже или утере печати будет подано в органы внутренних дел, а в прессе опубликовано сообщение о недействительности похищенных или утерянных печатей и штампов предприятия, нужно вновь обратиться в органы разрешительной системы для получения разрешения на оформление заказов на изготовление печатей и штампов. Для этого нужно подать в органы внутренних дел заявление, в котором следует указать:
– количество печатей и штампов, которые необходимо изготовить;
– причину их повторного изготовления (указать, что заказ делается в связи с потерей печати или ее кражей);
– местонахождение заказчика;
– лицо, ответственное за получение разрешения на изготовление печатей и штампов; его фамилию, имя, отчество и паспортные данные;
– фамилию, имя, отчество и паспортные данные руководителя или уполномоченного лица, которое подает ходатайство в орган внутренних дел, с указанием того, с какого времени он находится на занимаемой должности.
Полномочия руководителя юридического лица удостоверяются справкой из Единого государственного реестра. К этому заявлению прилагаются те же документы, которые требуются и при первом заказе печатей. Помимо них следует приложить документ, подтверждающий обстоятельства, при которых печать была утрачена — справку, выданную органами внутренних дел. В течение трех рабочих дней со дня получения документов орган внутренних дел обязан выдать разрешение на изготовление в данном случае уже дубликатов печатей (штампов, если и они были утрачены) или предоставить письменный отказ с указанием причин.
Что касается возможности работы субъекта предпринимательства без печати, то здесь отметим следующее. Отсутствие печати у субъекта хозяйственной деятельности по причине кражи печати или утере, к сожалению, не освобождает предприятие от обязанности представлять в контролирующие государственные органы отчетность, предусмотренную законодательством. И при отсутствии печати вследствие кражи или утери эту отчетность следует представлять вместе с соответствующим документом, выданным органом внутренних дел, который и удостоверяет утерю печати. В частности, это отмечено в письме Минфина от 04.03.2010 г. № 31-21010-08-10/50072 , в котором рассматривается проблема представления налоговой отчетности. Возможность сдать налоговую отчетность без оттиска печати, подтвердив ее отсутствие соответствующей справкой, предусмотрена пп.4.3 п.4 Приложения 1 к приказу ГНАУ от 31.12.2008 г. № 827 «Об утверждении Методических рекомендаций по централизованному приему и компьютерной обработке налоговой отчетности плательщиков налогов в ОГНС Украины».
А если печать была изъята правоохранительными органами (а это возможно в соответствии с положениями ст.177 и 178 Уголовно-процессуального кодекса Украины), то подтвердить причины отсутствия оттиска печати может протокол. Такой документ составляется в ходе проведения выемки и вручается уполномоченному лицу в соответствии с требованиями ст.188 и 189 Уголовно-процессуального кодекса Украины. На это, в частности, указывается в письме МВД Украины от 03.02.2010 г. № 13/7-12403 . Пенсионный фонд Украины в письме от 25.02.2010 г. № 3311/05-104 также отмечает, что в случае изъятия печати предприятие может представлять отчетность в органы Пенсионного фонда Украины без удостоверения ее печатью при условии представления соответствующих документов, подтверждающих факт ее изъятия.
Уничтожение печатей
В случае ликвидации субъекта предпринимательской деятельности или отработки печатей и штампов, печати и штампы обязательно должны быть сданы для уничтожения в органы внутренних дел.
Для получения справки об уничтожении печатей и штампов, которая выдается в соответствии с Инструкцией № 17, в органы внутренних дел подается письменное ходатайство, в котором указывается:
– количество печатей и штампов, которые предстоит уничтожить;
– основания для их уничтожения;
– фамилия, имя, отчество и паспортные данные лица, ответственного за уничтожение печатей и штампов;
– фамилия, имя, отчество и паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица, которое подает ходатайство в орган внутренних дел (если это предприятие).
К ходатайству прилагаются также печати и штампы, а также их оттиски в двух экземплярах. Услуги по оформлению документов, связанных с уничтожением печатей, платные. Далее читайте в газете "Бухгалтерия" №48 от 29.11.2010 г.

Компания: Бухгалтерия, учебный центр (все статьи компании)

Комментарии

ФОП Шатный Г.М. | 29.05.2011, 21:26
В реальной жизни всё не так, еае написано.У меня обворовали офис.Забрали документы, печати, денежные средства и я скоро год оббиваю плроги разрешительной системы и не могу получить печать.
Vel | 30.05.2011, 16:15
Возможно, у Вас проблемы с разрешительной системой?
Но, в начале этого года (середина февраля) систему УПРАЗДНИЛИ. Теперь непосредственно печать можно заказывать в мастерских без их разрешения.
Добавить комментарий
Ваше имя, компания:
Комментарий:
не более 1000 символов (введено: 0)
Эл. почта:
Проверочный код:
5 английских букв:
 или Отменить
См. также
Схема "Оптимального успеха", часть 2, InsightIntegro
Закон «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Велни, консалтинговая компания
Кричать или молчать?, 100%, тренинговый центр
3 шага, которые повысят эффективность работы руководителя, Profit, учебный центр
Личный бренд, ICU Group, группа тренинговых компаний
Перейти к списку всех статей
TRN.ua
Главная страница
Обратная связь
Помощь
Отправить страницу другу
Тренинговым компаниям
Тренинги и семинары
Тренинговые компании
Тренеры
Новости
Статьи
Услуги сайта
Статистика сайта
О проекте
Контакты
Условия использования
© TRN.ua — тренинги в Украине.
Сделано в компании «Реактор».