1. Административный директор: управленческие навыки, построение работы структурных подразделений.
Административный директор: основные задачи, должностные функции и компетенции. Знания, умения и навыки, необходимые административному директору. Основы организационного управления компанией. Построение коммуникации внутри организации. Разработка организационной структуры управления, регламентация взаимодействия структурных подразделений. Построение стратегии управления, методы и критерии оценки деятельности персонала, развитие системы мотивации.
Социально-психологические аспекты работы административного директора. Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Влияние психологических и физических факторов на поведение работников. Приемы и способы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Психологические аспекты мотивации подчиненных. Разрешение внутренних конфликтов.
Развитие управленческих навыков. Способы постановки целей и формы контроля исполнения. Делегирование полномочий. Построение прямой и обратной связи с сотрудниками. Инструменты и формы поддержания прямой и обратной связи (анкетирование, ситуационные опросы, беседы с ключевыми сотрудниками и пр.). Использование информации, полученной по каналам обратной связи, для принятия управленческих решений. Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.
2. Эффективная деловая переписка.
Классификация деловых писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.
3. Управление документацией. Построение документооборота организации.
Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
Централизованная и децентрализованная обработка документов.
Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
Построение электронного внутреннего документооборота.
Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.
4. Конфиденциальность в работе административного директора.
Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
Место личных поручений в структуре работы административного директора. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
Поведение административного директора при проверках.
5. Административная поддержка руководителя.
Информационное обеспечение деятельности руководителя. Подготовка планов, аналитических отчетов, презентаций.
Использование современного программного обеспечения для повышения эффективности работы руководителя
Тайминг рабочего дня руководителя. Техники планирования, организация ведения календаря руководителя.
Организация контроля исполнения поручений руководителя. Приоритетность исполнения и делегирование.
Планирование и организация командировок руководителя. Подготовка деловых поездок. Заказ билетов и бронирование отелей. Предоставление отчетности по итогам командировок.
6. Проведение деловых совещаний.
Роль и функции совещаний в процессе управленческой деятельности. Классификация совещаний.
Особенности проведения различных видов совещаний. Принципы эффективной организации совещаний.
Обзор технических средств проведения совещаний.
Организация оперативных совещаний руководителя. Формирование регламента. Приглашение участников. Подготовка и рассылка информационных материалов.
Организация деловых встреч с партнерами. Чек-лист подготовки встречи. Особенности оформления протокола совещания с зарубежными партнерами.
Организация встреч в рамках проведения выставок и конференций. Особенности неформальных встреч.
Основы эффективного протоколирования. Виды протоколов. Требования при составлении и оформлении протоколов.
Требования к формулировкам решений в протоколах.
Основные правила выпуска протокола. Порядок согласования, подписания, рассылки.
Оптимизация проведения совещаний. Обзор программных средств по автоматизации совещаний.
7. Коммуникативная компетентность административного директора.
Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
Этика и психология делового общения.
8. Телефонные коммуникации.
Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.
9. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).
Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
Подготовка публичных выступлений руководителя.
Документирование деловых мероприятий.
Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.
10. Организация офисных поставок.
Принципы планирования офисных поставок.
Принципы бюджетирования офисных поставок.
Организация взаимодействия с внешними и внутренними потребителями.
Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
