Административный директор

Программа

1. Административный директор: управленческие навыки, построение работы структурных подразделений.

• Административный директор: основные задачи, должностные функции и компетенции. Знания, умения и навыки, необходимые административному директору. Основы организационного управления компанией. Построение коммуникации внутри организации. Разработка организационной структуры управления, регламентация взаимодействия структурных подразделений. Построение стратегии управления, методы и критерии оценки деятельности персонала, развитие системы мотивации.
• Социально-психологические аспекты работы административного директора. Особенности работы с сотрудниками разных возрастных, гендерных и социальных групп. Влияние психологических и физических факторов на поведение работников. Приемы и способы воздействия на людей для достижения поставленных целей. Психологические аспекты мотивации подчиненных. Разрешение внутренних конфликтов.
• Развитие управленческих навыков. Способы постановки целей и формы контроля исполнения. Делегирование полномочий. Построение прямой и обратной связи с сотрудниками. Инструменты и формы поддержания прямой и обратной связи (анкетирование, ситуационные опросы, беседы с ключевыми сотрудниками и пр.). Использование информации, полученной по каналам обратной связи, для принятия управленческих решений. Работа руководителей с собственным стрессом. Профилактика профессионального выгорания.

2. Эффективная деловая переписка.

• Классификация деловых писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
• Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
• Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
• Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.

3. Управление документацией. Построение документооборота организации.

• Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
• Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
• Централизованная и децентрализованная обработка документов.
• Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
• Построение электронного внутреннего документооборота.
• Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
• Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
• Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.

4. Конфиденциальность в работе административного директора.

• Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
• Место личных поручений в структуре работы административного директора. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
• Поведение административного директора при проверках.

5. Административная поддержка руководителя.

• Информационное обеспечение деятельности руководителя. Подготовка планов, аналитических отчетов, презентаций.
• Использование современного программного обеспечения для повышения эффективности работы руководителя
• Тайминг рабочего дня руководителя. Техники планирования, организация ведения календаря руководителя.
• Организация контроля исполнения поручений руководителя. Приоритетность исполнения и делегирование.
• Планирование и организация командировок руководителя. Подготовка деловых поездок. Заказ билетов и бронирование отелей. Предоставление отчетности по итогам командировок.

6. Проведение деловых совещаний.

• Роль и функции совещаний в процессе управленческой деятельности. Классификация совещаний.
• Особенности проведения различных видов совещаний. Принципы эффективной организации совещаний.
• Обзор технических средств проведения совещаний.
• Организация оперативных совещаний руководителя. Формирование регламента. Приглашение участников. Подготовка и рассылка информационных материалов.
• Организация деловых встреч с партнерами. Чек-лист подготовки встречи. Особенности оформления протокола совещания с зарубежными партнерами.
• Организация встреч в рамках проведения выставок и конференций. Особенности неформальных встреч.
• Основы эффективного протоколирования. Виды протоколов. Требования при составлении и оформлении протоколов.
• Требования к формулировкам решений в протоколах.
• Основные правила выпуска протокола. Порядок согласования, подписания, рассылки.
• Оптимизация проведения совещаний. Обзор программных средств по автоматизации совещаний.

7. Коммуникативная компетентность административного директора.

• Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
• Этика и психология делового общения.

8. Телефонные коммуникации.

• Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
• Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.

9. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).

• Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
• Подготовка публичных выступлений руководителя.
• Документирование деловых мероприятий.
• Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
• Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.

10. Организация офисных поставок.

• Принципы планирования офисных поставок.
• Принципы бюджетирования офисных поставок.
• Организация взаимодействия с внешними и внутренними потребителями.
• Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.

11. Управление персоналом.

12. Управление проектами.